DOKUMENTACJA W SPRAWACH ZWIĄZANYCH ZE STOSUNKIEM PRACY

[Aleksandra]

Cześć. Pytanie o dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, która zgodnie z rozp. w sprawie dokumentacji pracowniczej z 10 grudnia 2018 r. powinna być prowadzona dla każdego pracownika zatrudnionego po 31.12.2018 r. i powinna zawierać dokumenty z zakresu kadr, płac i - w mojej jednostce - logistyki (przydział odzieży, obuwia roboczego itp.) kat. BE10.W naszym JRWA specjalna klasa o tytule dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pojawiła się dopiero w 2022 r. Moje pytanie brzmi:

1. Pod jaką klasę zakwalifikować ten rodzaj dokumentacji w czasie obowiązywania starego JRWA, gdzie nie było jeszcze tej klasy, a przepisy już obowiązywały?
2. Czy każdy z tych działów (kadry, płace, logistyka) powinien rejestrować ten typ dokumentacji pod tą samą klasę (dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy) i tylko w rodzaju dokumentacji pisać odpowiednio: dok. dot. ewidencjonowania czasu pracy; karty wynagrodzenia; ewidencja przydziału obuwia?

[Rovan]

1. W klasach tematycznych.
Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy zaliczamy:
- ewidencję czasu pracy
- ewidencję odzieży i obuwia roboczego
- dokumentację urlopów wypoczynkowych
- dokumentację płacową
Wszystkie te rodzaje dokumentacji posiadają w JRWA swoje klasy rzeczowe. W okresie przed wprowadzeniem klasy zbiorczej należało klasyfikować te dokumenty w odpowiadających im klasach tematycznych.

2. Nie. Pracodawca powinien prowadzić dla każdego pracownika jedna teczkę "Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy". Tak jak prowadzi dla każdego pracownika jedne akta osobowe. Zasada w obydwu przypadkach jest ta sama.

[Aleksandra]

Ad. 1 Tak, klasę znajdziemy, tylko że dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. te dokumenty powinny już być gromadzone zbiorczo, a JRWA zostało zmienione pod ten przepis dopiero 3 lata później.. Czy w takim razie nie prowadzimy zbiorczej teczki do czasu, aż pojawiła się taka klasa w JRWA?
Ad. 2 Hmm.. miałam nadzieję, że jednak każdy dział się sam zarchiwizuje.. ale z tego co piszesz, ktoś (ciekawe kto..) po ustaniu zatrudnienia danego pracownika powinien te trzy działki połączyć w jedną teczkę, dobrze rozumiem?

[Rovan]

1. Prowadzenie dokumentacji w teczkach tematycznych nie koliduje z prowadzeniem jej oddzielnie dla każdego pracownika - po prostu będziemy mieli każdej z tych teczek tyle ilu mamy pracowników.
2. Nie po ustaniu zatrudnienia. Teczkę "dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy" (jedną na każdego pracownika) prowadzi się przez cały czas trwania stosunku pracy danego pracownika i dokumentację umieszcza w niej na bieżąco. Zachodzi tu dokładnie ten sam mechanizm jak przy prowadzeniu akt osobowych pracownika - sprawy mogą prowadzić różne komórki (w odpowiednich tematycznie teczkach rzeczowych), ale jeśli dokumentacja ma trafić do akt osobowych, to niezwłocznie po zakończeniu sprawy jest tam przenoszona. Tak samo jeśli ma trafić do teczki "dokumentacja w spr. związanych ze stosunkiem pracy".

[Barsa]

Tu jest duży problem, tak w jedn. państwowych, jak i prywatnych.., dalej kadry itd. prowadzą po staremu zbiorczo listy płac, karty wynagrodzeń itd. Ciekawy jestem pierwszego brakowania w 2030 w takich przypadkach. Jest duży opór we wprowadzeniu zmian ale jak archiwista przyjmie teczki zbiorcze do AZ to on będzie miał problem lub jego następcy.

[Aleksandra]

Tu jest duży problem, tak w jedn. państwowych, jak i prywatnych.., dalej kadry itd. prowadzą po staremu zbiorczo listy płac, karty wynagrodzeń itd. Ciekawy jestem pierwszego brakowania w 2030 w takich przypadkach. Jest duży opór we wprowadzeniu zmian ale jak archiwista przyjmie teczki zbiorcze do AZ to on będzie miał problem lub jego następcy.

to jest jeszcze inny temat. Bo listy płac u nas też nadal są prowadzone zbiorczo (nie da się usunąć z systemu zatrudnionych po 2018) w związku z czym listy płac nadal mają kat. B50. Ponadto jednak płace przygotowują także indywidualne dla osób zatrudnionych po 2018 r. i one pójdą na B10, tylko.. no właśnie.. staram sie dociec jak to ogarnąć

[Rovan]

Archiwista w takiej sytuacji niewątpliwie będzie miał problem - przede wszystkim raczej nie będzie mógł niczego wybrakować w 2030.
Mając zbiorczo prowadzona dokumentacje w sprawach związanych ze stosunkiem pracy z jej brakowaniem będzie musiał się wstrzymać do momentu gdy upłynie okres przechowywania liczony od ustania stosunku pracy wszystkich pracowników, których dokumenty znajdują się w teczce.

Na miejscu takiego archiwisty wprost odmówiłbym przyjęcia dokumentacji do AZ w sytuacji gdy pracownicy, których ona dotyczy wciąż pozostają zatrudnieni.

[Aleksandra]

1. Prowadzenie dokumentacji w teczkach tematycznych nie koliduje z prowadzeniem jej oddzielnie dla każdego pracownika - po prostu będziemy mieli każdej z tych teczek tyle ilu mamy pracowników.

Przepraszam, dobrze rozumiem? czyli powstaną co najmniej trzy teczki na jednego pracownika? i nie połączymy ich w jedną teczkę o tytule dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, ponieważ mimo, iż przepis był, nie było takiej klasy w JRWA?

2. Nie po ustaniu zatrudnienia. Teczkę "dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy" (jedną na każdego pracownika) prowadzi się przez cały czas trwania stosunku pracy danego pracownika i dokumentację umieszcza w niej na bieżąco. Zachodzi tu dokładnie ten sam mechanizm jak przy prowadzeniu akt osobowych pracownika - sprawy mogą prowadzić różne komórki (w odpowiednich tematycznie teczkach rzeczowych), ale jeśli dokumentacja ma trafić do akt osobowych, to niezwłocznie po zakończeniu sprawy jest tam przenoszona. Tak samo jeśli ma trafić do teczki "dokumentacja w spr. związanych ze stosunkiem pracy".

Tylko tutaj, u nas przynajmniej, w wytwarzaniu tej dokumentacji biorą udział trzy działy, kto więc powinien ogarniać tą jedną zbiorczą teczkę? i jak pownien wyglądać układ w niej? czy jest dowolność? np. 1 część "Ewidencja czasu pracy" 2 część "Dokumentacja płacowa" 3 "Ewidencja odzieży i obuwia roboczego" ?

[Rovan]

1. Tak, dobrze rozumiesz. Oczywiście jest to rozwiązanie mało praktyczne (delikatnie mówiąc), ale jedyne zgodne z przepisami. Rozporządzenie MRPiPS wymaga prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oddzielnie dla każdego pracownika - nie wskazuje jednak sposobu realizacji tego obowiązku. Zatem skoro pracodawca nie prowadził jej w formie teczek zbiorczych dla każdego pracownika, pozostaje mu prowadzić ja w podziale rzeczowym dla każdego pracownika.

2. Moim zdaniem dział kadr. Jest to w końcu część dokumentacji pracowniczej w rozumieniu art. 94 pkt 9a KP.
Co do układu wewnętrznego, przepisy niczego nie narzucają. Osobiście kierowałbym się kolejnością w jakiej rozporządzenie wymienia rodzaje tej dokumentacji (par. 6).

[Barsa]

Archiwista w takiej sytuacji niewątpliwie będzie miał problem - przede wszystkim raczej nie będzie mógł niczego wybrakować w 2030.

Spece od RODO mają na ten temat inne zdanie.... Nie ma potrzeby trzymania dokumentów tych pracowników po 10 latach, plus 3 miesiące to mają zniknąć z akt. Jak? Anominizcja, wycinanie, nie ważne.. ma ich nie być.  Główny problem z listami plac, bo karty wynagrodzeń są imienne i łatwiej będzie wyjąć jak już.

[Rovan]

Nawet jeśli dokumentów nie usuniemy, a "jedynie" zanonimizujemy w nich dane osobowe, to wciąż będzie ingerencja w zarchiwizowaną dokumentację. Z punktu widzenia przepisów archiwalnych ingerencja nieuprawniona, ponieważ dla dokumentacji (dla teczki jako całości) nie upłynął okres przechowywania i nie uzyskano zgody na jej wybrakowanie.

Szkoda że archiwów zakładowych nie dotyczy art. 22d UNZA - sytuacja byłaby prosta.
Z drugiej strony RODO daje możliwość przetwarzania danych osobowych do celów archiwalnych - skoro zatem muszę przechowywać do celów archiwalnych zbiorczo prowadzoną dokumentacje pracowników, to moim zdaniem mam też prawo przetwarzać wszystkie dane osobowe zawarte w tej dokumentacji dopóki nie upłynie okres przechowywania (liczony łącznie dla całej jednostki archiwalnej).

[Aleksandra]

Z drugiej strony RODO daje możliwość przetwarzania danych osobowych do celów archiwalnych - skoro zatem muszę przechowywać do celów archiwalnych zbiorczo prowadzoną dokumentacje pracowników, to moim zdaniem mam też prawo przetwarzać wszystkie dane osobowe zawarte w tej dokumentacji dopóki nie upłynie okres przechowywania (liczony łącznie dla całej jednostki archiwalnej).

Dokładnie i chyba tego się trzeba trzymać

[Barsa]

Bardzo sensowna wykładnia. Choć też życie życiem, bo ile już podobnych "ingerencji" robiło się...
Jednak mimo wszystko warto tu by mieć opinie PUODO, bo o ile archiwa państwowe mają nikłe możliwości nakładania kar to PUODO już ma duże możliwości i z nich korzysta ale to melodia przyszłości.

[Aleksandra]

Rovan, mam jeszcze takie pytanie do Ciebie, bo zapewne masz większe w tej kwestii doświadczenie ode mnie. Czy Archiwum Państwowe podejmuje się takich rozważań jak ten tutaj powyższy temat i nasza dyskusja o dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy? Czy AP uważa, że skoro to nie jest materiał archiwalny, to jednostka sama powinna ustalić i zrobić tak, aby postępować zgodnie z obowiązującymi przepisami?

[Rovan]

Z moich doświadczeń w tej kwestii wynika, ze AP zalecają aby dokumentacja pozostała w takim kształcie w jakim została wytworzona.
Czyli jeśli prowadzono dokumentacje zbiorczo (mimo iż powinna być prowadzona indywidualnie), to tak należy ja archiwizować, a okres jej przechowywania liczyć od ustania stosunku pracy wszystkich pracowników, których dokumentacja dotyczy.

Oczywiście w Polsce mamy 30 terenowych AP + AAN - nie gwarantuję, ze wszystkie podchodzą do tego problemu w ten sam sposób:)