Internetowe Forum Archiwalne > Archiwa Zakładowe
DOKUMENTACJA W SPRAWACH ZWIĄZANYCH ZE STOSUNKIEM PRACY
Aleksandra:
--- Cytat: Barsa w Sierpień 14, 2023, ---Tu jest duży problem, tak w jedn. państwowych, jak i prywatnych.., dalej kadry itd. prowadzą po staremu zbiorczo listy płac, karty wynagrodzeń itd. Ciekawy jestem pierwszego brakowania w 2030 w takich przypadkach. Jest duży opór we wprowadzeniu zmian ale jak archiwista przyjmie teczki zbiorcze do AZ to on będzie miał problem lub jego następcy.
--- Koniec cytatu ---
to jest jeszcze inny temat. Bo listy płac u nas też nadal są prowadzone zbiorczo (nie da się usunąć z systemu zatrudnionych po 2018) w związku z czym listy płac nadal mają kat. B50. Ponadto jednak płace przygotowują także indywidualne dla osób zatrudnionych po 2018 r. i one pójdą na B10, tylko.. no właśnie.. staram sie dociec jak to ogarnąć ;)
Rovan:
Archiwista w takiej sytuacji niewątpliwie będzie miał problem - przede wszystkim raczej nie będzie mógł niczego wybrakować w 2030.
Mając zbiorczo prowadzona dokumentacje w sprawach związanych ze stosunkiem pracy z jej brakowaniem będzie musiał się wstrzymać do momentu gdy upłynie okres przechowywania liczony od ustania stosunku pracy wszystkich pracowników, których dokumenty znajdują się w teczce.
Na miejscu takiego archiwisty wprost odmówiłbym przyjęcia dokumentacji do AZ w sytuacji gdy pracownicy, których ona dotyczy wciąż pozostają zatrudnieni.
Aleksandra:
--- Cytat: Rovan w Sierpień 14, 2023, ---1. Prowadzenie dokumentacji w teczkach tematycznych nie koliduje z prowadzeniem jej oddzielnie dla każdego pracownika - po prostu będziemy mieli każdej z tych teczek tyle ilu mamy pracowników.
--- Koniec cytatu ---
Przepraszam, dobrze rozumiem? czyli powstaną co najmniej trzy teczki na jednego pracownika? i nie połączymy ich w jedną teczkę o tytule dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, ponieważ mimo, iż przepis był, nie było takiej klasy w JRWA?
--- Cytat: Rovan w Sierpień 14, 2023, ---2. Nie po ustaniu zatrudnienia. Teczkę "dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy" (jedną na każdego pracownika) prowadzi się przez cały czas trwania stosunku pracy danego pracownika i dokumentację umieszcza w niej na bieżąco. Zachodzi tu dokładnie ten sam mechanizm jak przy prowadzeniu akt osobowych pracownika - sprawy mogą prowadzić różne komórki (w odpowiednich tematycznie teczkach rzeczowych), ale jeśli dokumentacja ma trafić do akt osobowych, to niezwłocznie po zakończeniu sprawy jest tam przenoszona. Tak samo jeśli ma trafić do teczki "dokumentacja w spr. związanych ze stosunkiem pracy".
--- Koniec cytatu ---
Tylko tutaj, u nas przynajmniej, w wytwarzaniu tej dokumentacji biorą udział trzy działy, kto więc powinien ogarniać tą jedną zbiorczą teczkę? i jak pownien wyglądać układ w niej? czy jest dowolność? np. 1 część "Ewidencja czasu pracy" 2 część "Dokumentacja płacowa" 3 "Ewidencja odzieży i obuwia roboczego" ?
Rovan:
1. Tak, dobrze rozumiesz. Oczywiście jest to rozwiązanie mało praktyczne (delikatnie mówiąc), ale jedyne zgodne z przepisami. Rozporządzenie MRPiPS wymaga prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oddzielnie dla każdego pracownika - nie wskazuje jednak sposobu realizacji tego obowiązku. Zatem skoro pracodawca nie prowadził jej w formie teczek zbiorczych dla każdego pracownika, pozostaje mu prowadzić ja w podziale rzeczowym dla każdego pracownika.
2. Moim zdaniem dział kadr. Jest to w końcu część dokumentacji pracowniczej w rozumieniu art. 94 pkt 9a KP.
Co do układu wewnętrznego, przepisy niczego nie narzucają. Osobiście kierowałbym się kolejnością w jakiej rozporządzenie wymienia rodzaje tej dokumentacji (par. 6).
Barsa:
--- Cytuj --- Archiwista w takiej sytuacji niewątpliwie będzie miał problem - przede wszystkim raczej nie będzie mógł niczego wybrakować w 2030.
--- Koniec cytatu ---
Spece od RODO mają na ten temat inne zdanie.... Nie ma potrzeby trzymania dokumentów tych pracowników po 10 latach, plus 3 miesiące to mają zniknąć z akt. Jak? Anominizcja, wycinanie, nie ważne.. ma ich nie być. ;D Główny problem z listami plac, bo karty wynagrodzeń są imienne i łatwiej będzie wyjąć jak już.
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej