Internetowe Forum Archiwalne > Archiwa Zakładowe
DOKUMENTACJA W SPRAWACH ZWIĄZANYCH ZE STOSUNKIEM PRACY
Rovan:
Bodajże po raz pierwszy została sformułowana oficjalnie w par. 6 ust. 3 rozporządzenia PRM z 18.01.2011 r.
Zasada ta wynika z prostego faktu, że wykaz akt jest tylko narzędziem zbierającym informacje o okresach przechowywania różnych dokumentów.
Same zaś okresy przechowywania ustalone są w konkretnych przepisach prawa - w przypadku dokumentacji pracowniczej m.in. w art 94 pkt 9b KP - i wraz ze zmiana tych przepisów należy odpowiednio przekwalifikować dokumentację.
Aleksandra:
par. 6 ust. 3 rozporządzenia PRM z 18.01.2011 r. "W przypadku gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w wykazach akt, stosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej" - czy to nie dotyczy tylko tego konkretnego rozporządzenia?
A okres przechowywania dokumentacji pracowniczej określony w w art 94 pkt 9b KP nie odnosi sie tylko do dokumentacji w odniesieniu do pracowników zatrudnionych od 2019 r.? czy prawo działa tutaj wstecz? i np. czas pracy przekazany do AZ lata wczesniej powinno sie podnieść z kat. B3 na B10?
Rovan:
Jak napisałem wcześniej ta zasada została po raz bodajże pierwszy przelana na papier w tym rozporządzeniu ale jest zasadą powszechną.
Byłoby zresztą kuriozum gdyby ta sama dokumentacja podlegała różnym zasadom w zakresie jej przekwalifikowania w JST i w innych podmiotach publicznych.
Zasada kategorii o wartości wyższej dotyczy również dokumentacji pracowniczej, która przed 2019 r. miała kategorię niższa niż B10 (B3, B5) - jeżeli 1 stycznia 2019 ta dokumentacja wciąż istniała należało ją przekwalifikować do B10.
Wprawdzie art. 7 ust.2 ustawy wprowadzającej te zmiany w KP określa, że:
--- Cytuj ---Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy
--- Koniec cytatu ---
jednak w przypadku tej części dokumentacji (ewidencja czasu pracy, urlopowa) przed 2019 r. nie istniały żadne przepisy regulujące jej okres przechowywania* więc obowiązuje po prostu zasada kategorii o wartości wyższej.
*Archiwa Państwowe uzgadniając kategorie w JRWA wobec braku adekwatnych przepisów nadawały zazwyczaj kat. B3 ponieważ tyle wynosi okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy.
Barsa:
Niby tak, ale do urlopów i ogólnie rozliczania pracy itd. były klasy w JRWA, gdzie była kategoria niższa niż B10. Spotkałem się też z opinią kancelarii prawnej, że w tym przypadku zostawiamy kategorie sprzed wejścia rozporządzenia.
Co do zasady zgadzam się z Rovan, że jest jest taka praktyka, że stosujemy wyższa kategorie (nawet jak tworzę zarządzenie wprowadzające normatywy to dodaje taki zapis, że podwyższamy) i chyba ostatnio żadne archiwum państwowe czy zakładowe z którym współpracowałem nie kwestionowało tego. Ale chyba też w 2023 było kilka brakowań, gdzie to czy AAN czy jakieś AP nie kwestionowało brakowania urlopów, jakiś rozliczeń pracy czy kart przydziału odzieży z kategoriami B3 czy B5. Oczywiście dokumentacja sprzed 2019 roku.
Sam podałeś zastrzeżenie poczynione w tej ustawie dla dokumentacji sprzed jej wejscia.
Rovan:
--- Cytuj ---Niby tak, ale do urlopów i ogólnie rozliczania pracy itd. były klasy w JRWA, gdzie była kategoria niższa niż B10.
(...)
Sam podałeś zastrzeżenie poczynione w tej ustawie dla dokumentacji sprzed jej wejścia.
--- Koniec cytatu ---
Owszem, choć akurat w odniesieniu do dokumentacji urlopowej, czy rozliczania czasu pracy trudno byłoby wskazać przepisy przed 2019 r. regulujące okres jej przechowywania.
Pytanie zatem, czy zapis art. 7 ust. 2 ustawy zmieniającej można w ogóle w tym przypadku zastosować.
Ja również zetknąłem się w tej kwestii z różnymi interpretacjami - osobiście jestem zwolennikiem tej, która przedstawiłem w poprzednim poście.
Natomiast samo umieszczenie takich zapisów w ustawie faktycznie wskazuje, że zasada kategorii o wartości wyższej nie zawsze będzie stosowana - konkretny przepis może ją wyłączyć.
Zresztą z takim wyłączeniem mamy do czynienia chociażby w odniesieniu do dokumentacji osobowej i płacowej pracowników zatrudnionych po 1998 r. a przed 2019, za których złożono raport informacyjny - złożenie raportu powoduje obniżenie kategorii archiwalnej tej dokumentacji z B50 do B10, nawet jeśli powstała ona w całości przed 2019 r.
Jest to bodajże jedyny znany mi i nie budzący wątpliwości wyjątek od zasady kategorii o wartości wyższej.
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej