Kategoria archiwalna - aktualne przepisy czy JRWA?

[Aleksandra]

Witam. Mam następującą wątpliwość. Jak wiadomo, kategorię archiwalną ustalamy na podstawie obowiązującego w jednostce JRWA. Jednak nie zawsze JRWA nadąża za zmianami w przepisach i mamy np. sytuację, kiedy zmienia się ustawa o emeryturach i rentach, gdzie wskazano m. in., iż karty wynagrodzeń osób zatrudnionych po 31.12.2018 r. przechowuje się 10 lat, podczas gdy odpowiednia zmiana/uwaga w JRWA została wprowadzona do nowego JRWA załóżmy dopiero w 2022 r. (uwaga, że karty wynagrodzeń osób zatrudnionych po 31.12.2018 r. przechowuje się 10 lat, a zatrudnionych wcześniej, dla których pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, przez 50)

Pytanie: ustalamy okres przechowywania dokumentacji zgodny z JRWA obowiązującym w okresie jej wytworzenia, czy też okres inny - wskazany w danej ustawie? (o którym jest mowa dopiero w kolejnym zmienionym JRWA)

[Barsa]

W większości przypadków powiedziałbym, że trzeba się trzymać JRWA, ale to raczej jak dana klasa jest z jakiejś tam uznaniowości, czy to archiwisty czy AP albo mogą być inne przesłanki. Tutaj natomiast termin przechowywania wynika wprost z przepisów prawa, tak więc zastosowałby B10.

[Aleksandra]

Też tak myślę, a może ktoś ma inne zdanie?

[Rovan]

JRWA jest tylko narzędziem - kategorie w nim ujęte wynikają z przepisów prawa i wraz ze zmiana tych przepisów wymagają aktualizacji.
Dokumentacja płacowa osób zatrudnionych po 31.12.2018 r. ma być przechowywana 10 lat - to, że nie zdążyliście zaktualizować wykazu na czas nie zwalnia was z przestrzegania przepisów.

[Barsa]

Raczej nie wszystko wynika wprost z przepisów prawa... Jest jakaś tam kwestia uznaniowości, np. teraz wszystkie archiwa jak jeden mąż chcą żeby wyjmować protokoły komisji z przetargów czy inwentaryzacji na kat. A (tak wiem, to komisje, ciała kolegialne ale jeszcze kilka lat temu szło to na zmielenie bez mrugnięcia okiem z AP). Tego raczej nie na ani w PZP, ani w ustawie o rachunkowości , może jest jakieś zarządzenie dyrektora NDAP lub wytyczne stamtąd. Tak samo jak tworzę JRWA to widzę duża uznaniowość danego pracownika AP co do niektórych tematów. W mojej ocenie to w sumie dobrze, choć czasem przesadzają z kat. A w wielu pozycjach.
Lecz tutaj masz rację, wynika to wprost z prawa.

[Rovan]

AP zawsze mogą podnieść kategorię archiwalna do wyższej niż ta wynikająca z przepisów. Natomiast w omawianym przypadku sytuacja taka nie zachodzi - w starym wykazie akt Aleksandry dokumentacja płacowa miała kat. B50 ponieważ tak wynikało z ustawy. Ustawa uległa zmianie, a tym samym i okres przechowywania uległ zmianie.

[Aleksandra]

Dziękuję bardzo za odpowiedzi