pisma wychodzące bez znaku sprawy

[szczura]

Hejka,
czy w Waszych jednostkach praktykowane jest wysyłanie pism na zewnątrz, czy to w formie elektronicznej (np. ePUAP) czy w formie papierowej, bez nadanego znaku sprawy?
Od kilku miesięcy pracuję w nowym AZ i dla mnie to jest trochę kosmos co się dzieje w jednej z komórek organizacyjnych - z drugiej strony może wychowałam (pracowałam) pod kloszem
i takie praktyki są dozwolone, jeśli chodzi o temat zarządzania dokumentacją. Z jednej strony nie powinno mnie to obchodzić, bo pracuję jako archiwistka, a nie Koordynator. Problem jest w momencie, gdy te akta zostają przyniesione do AZ. Mam problem czy te dokumenty to są akta stanowiące sprawę czy nie - generalnie powinny, w mojej opinii.
Dam taki przykład - uzgadnianie sald z firmą zewnętrzną:
do jednostki przychodzi wpływ (mailem, ale wpływ to wpływ) z prośbą o uzgodnienie salda.
Nie przechodzi przez kancelarie, bo został dostarczony na indywidualny adres mailowy.
Wpływ nie ma nadanego RPW.
Pracownik merytoryczny dostaje polecenie od przełożonego o uzgodnienie.
Pracownik merytoryczny wysyła wydruk z uzgodnieniem salda pocztą tradycyjną, bez pisma pzrewodniego.
Nadaje tylko znak sprawy (ze swojego zeszytu - a pracujemy od 8 lat w systemie EZD).
Ad acta trafia tylko drugi egzemplarz z tym uzgodnieniem salda - żadnych innych dokumentów w sprawie jak wpływ, pismo przewodnie.

Czy w ogóle coś takiego się praktykuje? Czy to są dokumenty stanowiące akta sprawy czy trzeba je traktować jako niestanowiące sprawy?

Proszę o opinie.

(PS. Z Instrukcji kancelaryjnej nie jest jasno podkreślone, że pisma na zewnątrz muszą być opatrzone znakiem sprawy, a Panie ten znak sprawy bardziej traktują jak numer identyfikujące przesyłkę)

[Barsa]

Mnie zawsze śmieszy temat uzgadniania sald, bo w jednym z urzędów pani główna księgowa dodawała to jako załącznik do bilansu ... Do tej pory pamiętam ilość zszywek tam. Bilans na 5-8 segregatorów, bo były też inne podobne rzeczy jako załączniki, do 0.5 mb   
Wracając do tematu, w mojej ocenie akurat jeśli chodzi o uzgodnienia sald to można przyjąć, że nie tworzy akt sprawy. Ogólnie w księgowości będzie sporo takich tematów.

[szczura]

Ale co wtedy ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, które wraca do referenta? Całość powinna być traktowana jako dokumenty nie stanowiące akt sprawy? To dla mnie dziwne, bo wpływa wniosek, jest odpowiedź jednostki, drugi egzemplarz idzie ad acta, wraca potwierdzenie odbioru. Jak dla mnie to jest "załatwianie" sprawy.