Spisy z/o

[Dominika1985]

Dzień dobry, czy poprawną formą jest łączenie kilkunastu teczek pod jedną pozycją na spisie z/o czy Archiwa Państwowe preferują rozpisywanie każdej teczki pod osobną pozycją? Chodzi o teczki odnoszące się do tego samego hasła z JRWA.

[Danutka]

Jeśli chodzi o kat. A, to moje archiwum państwowe chce nie tylko każdą teczkę na osobnej pozycji, ale nawet każdy tom (jeśli w obrębie jednego hasła w danym roku, akta nie mieszczą się w jednej teczce i są podzielone na tomy), żeby każdy tom był na osobnej pozycji.

[Barsa]

Materiały archiwalne zawsze jedna pozycja, nie tomujemy. Dokumentację kat. B można łączyć w tomy, ale też chyba przy tej ważniejszej o wyższych kategoriach nie pozwoliłbym na tomowanie, tudzież tej gdzie istnieje duże prawdopodobieństwo, na podstawie wcześniejszych doświadczeń, że AP zrobi z kat. B, kat. A.
To nie jest zgodne co napisałem pewnie z IK o kat. B ale po prostu wygodne

[Rovan]

Ja nie widzę problemu z tomowaniem materiałów archiwalnych na ewidencji AZ.
Dopiero na spisie do AP każda jednostka archiwalna musi stanowić odrębna pozycję.

[Dominika1985]

Dziękuję za odpowiedzi. W takim przypadku każdy tom z jednej pozycji spisu ma tę samą sygnaturę? A jeszcze chciałam dopytać o kontrolę z AP. Jak podchodzą do kwestii, że nie wszystko jest jeszcze uporządkowane ponieważ jestem w trakcie "ogarniania"?

[EwelinaP]

Często stosujemy praktykę rozbijania teczek na osobne pozycje na spisie, np. kiedy jest bardzo dużo segregatorów z jednej klasy rzeczowej, jak np. dokumentacja księgowa. Po tytule z jrwa dodajemy w nawiasie kwadratowym pozycje od-do. Ułatwia to wypożyczanie. Jeśli chodzi o tomy w obrębie jednej pozycji, to teczka dostaje sygnaturę: 785/1 t. I, 785/1 t. II itd.
Odnoście nieuporządkowania, to kiedy byłam w takiej sytuacji, pan z nadzoru uwzględnił to zapisem, że część materiałów nie posiada sygnatur i w zaleceniach nakazał uporządkowanie zasobu. Nic strasznego.