Wykaz spisów z/o

[Dominika1985]

Witam, chciałam się podzielić moim doświadczeniem z kontroli AP. Otóż Pani "zarzuciła" mi, że mam wykaz spisów zrobiony w Excelu i dodaną kolumnę z kategorią archiwalną. Zaleciła stosować obowiązujący wzór. To tak w ramach podpowiedzi na co należy zwrócić uwagę, chociaż zdaję sobie sprawę, iż każda kontrola przebiega inaczej, ale może komuś się przyda

[Dory]

Witam, chciałam się podzielić moim doświadczeniem z kontroli AP. Otóż Pani "zarzuciła" mi, że mam wykaz spisów zrobiony w Excelu i dodaną kolumnę z kategorią archiwalną. Zaleciła stosować obowiązujący wzór. To tak w ramach podpowiedzi na co należy zwrócić uwagę, chociaż zdaję sobie sprawę, iż każda kontrola przebiega inaczej, ale może komuś się przyda

Czy w związku z tymi "zarzutami" kontrolerka nakazała sprostowanie czy coś w ten deseń?

[Dominika1985]

Zaleciła póki co tylko ustnie poprawić wykaz, stwierdzając, że przemyśli, czy uwzględni tę uwagę w protokole Nie mam jeszcze protokołu z kontroli. No właśnie, czy ktoś się orientuje ile się czeka na protokół?

[Dory]

Chyba różnie, zależy od trybu pracy kontrolerów. W poprzedniej pracy dostałam protokół chyba po 3-4 tygodniach.

[Bolek]

A jaki masz zapis w instrukcji odnośnie elementów wymaganych w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych? Jeśłi masz wszystkie elementy wymagane to w czym problem jeśli dodałaś sobie kolejną kolumnę dla zapisów, które np. przydadzą się w celach sprawozdawczych ile i jakiej kategorii trafiło w AZ. Chyba, że masz konkretny wzór w postaci załącznika?

[Dominika1985]

W związku z tym, że od jakiegoś czasu jesteśmy organem zespolonej administracji rządowej obowiązuje nas tylko i wyłącznie Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2011 r., w którym nie znalazłam wymaganych wzorów ani wytycznych co do ilości kolumn czy programu w jakim można wpisywać dane. Nie chciałam ciągnąć tematu i wykłócać się z Panią z AP, ale chciałabym znać podstawę prawną, gdy zarzuca mi się nie stosowanie się do przepisów. Mamy wzór w zarządzeniu Dyrektora, ale też nie wolno nam go stosować bo mamy działać tylko w oparciu o ww. rozporządzenie  W instrukcji archiwalnej tego rozporządzenia jest zapis, że w systemie tradycyjnym dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych, w szczególności w celu prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym.

[Dory]

W związku z tym, że od jakiegoś czasu jesteśmy organem zespolonej administracji rządowej obowiązuje nas tylko i wyłącznie Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2011 r., w którym nie znalazłam wymaganych wzorów ani wytycznych co do ilości kolumn czy programu w jakim można wpisywać dane. Nie chciałam ciągnąć tematu i wykłócać się z Panią z AP, ale chciałabym znać podstawę prawną, gdy zarzuca mi się nie stosowanie się do przepisów. Mamy wzór w zarządzeniu Dyrektora, ale też nie wolno nam go stosować bo mamy działać tylko w oparciu o ww. rozporządzenie  W instrukcji archiwalnej tego rozporządzenia jest zapis, że w systemie tradycyjnym dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych, w szczególności w celu prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym.

Coś mi się zdaje, że szanowna pani kontrolerka trochę pojechała w tym temacie czyli przesadziła z czepianiem się.
Z którego AP ta kontrola?

[Dominika1985]

Wrocław

[Barsa]

Co archiwum to pomysły... Też musiałem kiedyś kopiować z excela do Worda a jakiś czas potem gdzie indziej na odwrót.

Co do tej dodatkowej kolumny to naprawdę czepianie się.

[Jarek]

obowiązuje nas tylko i wyłącznie Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2011 r., w którym nie znalazłam wymaganych wzorów ani wytycznych co do ilości kolumn

Słabo szukałaś.
Wygląda na to że ani ty, ani pani z ap, nie wiecie jak ten wykaz spisów powinien wyglądać, ani z czego to wynika 

jest zapis, że w systemie tradycyjnym dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych, w szczególności w celu prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym.

Owszem, ale są tam też warunki wykorzystywania takich narzędzi.

[Barsa]

W rozporządzeniu premiera jest tylko zapis co musi minimalnie zawierać... Można się czepiać wersji elektronicznej tego, jak nie prowadzi papierowej ale nie dodatkowej kolumny.

[Rovan]

Instrukcja Archiwalna stanowiąca załącznik do Rozporządzenia PRM z 2011 r. w par. 17 określa minimalny zestaw elementów wykazu spisów zdawczo odbuiorczy. Tym samym dopuszcza możliwość rozbudowy wykazu o dodatkowe kolumny.

rejestruje spis zdawczo-odbiorczy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych zawierającym co najmniej następujące elementy

[Bolek]

Jak napisał ROVAN w paragrafie 17.2 w pktach a) - f) masz zapisane wymagane elementy wykazu spisów zdawczo-odbiorczych.
Jeśli w wystąpieniu pokontrolnym, który pewnie otrzymacie będzie zapis, że masz nieprawidłowy wzór cytujesz ten paragraf, iż wasz wykaz jest prawidłowy gdyż zawiera wszystkie wymagane elementy. Niestety kontrolujący są różni. Może ktoś kto cię kontrolował też jest zielony w temacie i bardziej zestresowany od ciebie, żeby nie popełnić błędu. A te jak widać się zdarzają.

[Dominika1985]

obowiązuje nas tylko i wyłącznie Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2011 r., w którym nie znalazłam wymaganych wzorów ani wytycznych co do ilości kolumn

Słabo szukałaś.
Wygląda na to że ani ty, ani pani z ap, nie wiecie jak ten wykaz spisów powinien wyglądać, ani z czego to wynika 

jest zapis, że w systemie tradycyjnym dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych, w szczególności w celu prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym.

Owszem, ale są tam też warunki wykorzystywania takich narzędzi.

Zapewniam Cię, że obie wiemy jak ma wyglądać wykaz, tylko różnie można interpretować zapisy w rozporządzeniu. Skoro jest napisane "powinien zawierać co najmniej następujące elementy", a nie "musi zawierać tylko te elementy" to mogę sobie dodawać po wymaganych inne. Wiem, kiedy można stosować narzędzia informatyczne, a wymądrzać się jest najłatwiej.

[EwelinaP]

AP to nie wyrocznia. Od wyników kontroli można się odwołać i uzasadnić dodanie kolumn.
U nas nie ma problemu. Prowadzę wykaz w postaci papierowej, zgodny z rozporządzeniem. Wykaz w arkuszu kalkulacyjnym to już moja inwencja twórcza. Mam tam mnóstwo kolumn dodatkowych kolumn.
Wykaz ma zawierać minimum elementy określone przepisami, ale można dodać coś od siebie. Nie powinno to stanowić problemu. Chyba większość z nas się w tej materii zgadza. Trzeba po prostu przekonać panią z ap odnośnie słuszności takiego postępowania. To nie jest rażące uchybienie i nikt z tego powodu nie podważy efektów pracy archiwisty zakładowego.