kategoria Bc

[młodziak]

Witam, mam pytanie a propo kat. Bc ? Kiedy tak właściwie się ją niszczy? Od razu po tym jak ta dokumentacja staje się nieużyteczna? I czy ze zniszczenia takiej dokumentacji sporządza się jakiś protokół?

[Michał Szot]

Dokumentację Bc brakujemy zgodnie z rozporządzeniem MKiDN z 2015 roku. Zniszczyć dokumentację można po uzyskaniu zgody na brakowanie wystawionej przez Dyrektora właściwego Archiwum Państwowego. Niszczenie najlepiej powierzyć firmie tym się zajmującej, wystawi ona odpowiedni certyfikat. W sprawie szczegółowej procedury odsyłam do w/w rozporządzenia. Wniosek można wysłać w każdej chwili, najlepiej przynajmniej po roku od wytworzenia.

[młodziak]

ok dzięki

[krzysiekp]

Witam,
czy w IK można zawrzeć zapis, że dokumentacja o kategorii archiwalnej oznaczonej symbolem Bc nie podlega przekazywaniu do archiwum zakładowego ? Czy w "waszych" instrukcjach znajduje się taki zapis?

[Rovan]

Można, jeśli AP to zatwierdzi. Czasami spotykam się z podobnymi zapisami, mówiącymi o możliwości brakowania kat. BC wprost z poziomu komórki organizacyjnej.
Osobiście jednak jestem przeciwnikiem takiego rozwiązania.

Kategorię BC w olbrzymiej większości stanowią dokumenty będące drugim egzemplarzem/kopią w komórce niemerytorycznej.
Warunkiem niezbędnym aby taki dokument uznany został za kat. BC jest istnienie pierwszego egzemplarza/oryginału w komórce merytorycznej i przekazanie tego egzemplarza do AZ.
Innymi słowy dopóki nie mamy w archiwum tego pierwszego egzemplarza zawsze istnieje ryzyko jego zaginięcia/zniszczenia i  w konsekwencji konieczności zastąpienia go kopią z komórki niemerytorycznej.
Zatem z brakowaniem kat. BC należy się wstrzymać do momentu weryfikacji, czy odpowiadający jej oryginał/pierwszy egzemplarz został zarchiwizowany
Byłoby to jednak znacznie utrudnione, jeśli komórki nie będą przekazywały kat. BC do AZ.

[Barsa]

AP lubią psioczyc na BC i na pewno postawią warunek żeby wskazać sygnatury gdzie są oryginały itd. Ogólnie w swojej praktyce spotykam się z sytuacjami, które nie są oczywiście zgodne z przepisami ale po prostu komórki niszczą takie doki bez spisywania, zgody....

[krzysiekp]

Dziękuje za podjecie watki i trafne wskazówki ale nie zawsze kwestia dotyczy kolejnych egz. pism a na przykład dokumentacji aplikacyjnej kandydatów do pracy, studia itp.

[Rovan]

Dlatego też tworząc taką procedurę należałoby dokładnie dookreślić, że może być ona stosowana wyłącznie dla dokumentacji stanowiącej kat. BC w komórkach merytorycznych (czyli w egzemplarzu oryginalnym). Przy czym proponowałbym równie mocno podkreślić, że również dla tej nieprzekazywanej do AZ dokumentacji wymagane jest uzyskanie zgody AP na jej wybrakowanie.
Ostateczna decyzja odnośnie wprowadzenia takich procedur i tak pozostaje w gestii AP.

[Barsa]

Pewnie też się nie zgodzą... moje dwa a chyba nawet trzy ostatnie podejścia z IK i IA spotkały się z tym, ze archiwiści z AP i AAN de facto zmienili wszystko tam na kształt tego co jest we wzorze z NDAP. Co w sumie nie jest złe, poprawki były kosmetyczne, bo chciałem coś tam dać bardziej doszczegóławiającego, bo jak się wprowadza instrukcje po raz pierwszy czy nawet kolejną ale wcześniej ludzie z nich nie korzystali to ciężko im to zrozumieć.

Ostatnio nawet w JRWA klasy 0-3 były do poprawny na maxa ze wzorem z NDAP, ale tutaj już trochę wszedłem w polemikę ze względu na profil działalności jednostki i udało się, także z AP można dyskutować ale trzeba mieć solidne argumenty.

[Rovan]

Wszystko zależy, na kogo w AP się trafi.
Kilka lat temu uzgadniałem z AAN normatywy - takie typowo od sztancy - w 100% zgodnie ze wzorem NDAP. AAN zaczęło mieszać zarówno w instrukcjach jak i w JRWA do tego stopnia, że kazali przerobić nawet zapisy, które nigdy dotąd nie budziły wątpliwości.
Do dzisiaj nie rozumiem, czym to było spowodowane, bo raczej nie profilem jednostki

[Nadya]

Mnie kiedyś na kursach podpowiedziano, że jeśli w JRWA mamy obok kolumny z kat. dla komórki wytwarzającej akta, drugą z BC dla komórki innej niż wytworzyła akta to lepiej to usunąć. Aktualnie jest jedna kolumna z kategorią i oficjalnie nie mamy Bc ... podobno to miało wystarczyć.