Kontrola w AZ-Urzędy Gmin

[ewelina_907]

Witajcie
Czy jest tu ktoś kto pracuje w Urzędzie Gminy i miał kontrole w Archiwum Zakładowym w najbliższym czasie? Jak wygląda taka kontrola? Co musieliście mieć przygotowane? Na co zwrócić szczególną uwagę?

[Bolek]

No trzeba przygotować kawę lub herbatę (nie zapomnieć o osobach preferujących wodę) no i dobre ciasteczka. To podstawa.
A tak na serio. Dostaniesz zawiadomienie o kontroli. Mogą dzwonić wcześniej aby ustalić termin wygodny dla stron - wiadomo sezon urlopowy. W zawiadomieniu mogą poprosić o przygotowanie środków ewidencyjnych AZ ale także innych informacji np. o EZD stosowanym czy metrażu dokumentacji zgromadzonym w archiwum zakładowym. No i czy jest to kontrola ogólna czy problemowa. W ogólnej opisuje się całość spraw i działalności archiwum a w problemowej jakiś wybrany fragment. Generalnie zależy od kontrolującego. Jeden chce sprawę załatwić szybko inny czepia się pierdół. Znałem kontrolujących co nie wyrabiali się bo skupiali się na pierdołach tracąc całość z oczu. Trudno coś szczególnego doradzić. Jeden sprawdza szczegółowo ewidencję czy jest kompletna, czy są wszystkie spisy zgodnie z wykazem spisów, czy czynność brakowania lub przekazania dokumentacji jest odnotowana w ewidencji. Inny skupia się na poprawności formułowania tytułów zgodnie z jrwa, kompletności zawartości i opisu teczek, inny sprawdzi czy wszystkie komórki regularnie oddają dokumentację do AZ np. według przyjętego harmonogramu.

[Barsa]

Na pewno nie ma co sciemiac, bo jak kumaty kontroler to szybko coś znajdzie... Powiedzieć jak jest i na pewno będzie dobrze. Zresztą w większości przypadków to znalezione nieprawidłowości to nie są błędy archiwistów tylko innych pracowników lub przełożonych. Mało tego część pracowników AZ cieszy się na kontrolę, bo wtedy można uzyskać czarno na białym, że w archiwum nie jest ok i jest to wina "systemu," przełożonego itd. a za AZ przed AP odpowiada kierownik jednostki ...

[paco1987]

Miałem kontrolę w czerwcu. Dostaliśmy zawiadomienie, a jego treści było określone co przygotować: brakowania, przekazywanie do AP, spisy kat A, pomiary dokumentacji (wg rodzaju akt, czy kategorii), regulamin organizacyjny urzędu, instrukcja archiwalna.
Sprawdzana była prawidłowość klasyfikacji zgodnie z jrwa, regularność przekazywania akt z komórek do AZ, stan uporządkowania akt kat A, warunki lokalowe AZ.

[ewelina_907]

Miałem kontrolę w czerwcu. Dostaliśmy zawiadomienie, a jego treści było określone co przygotować: brakowania, przekazywanie do AP, spisy kat A, pomiary dokumentacji (wg rodzaju akt, czy kategorii), regulamin organizacyjny urzędu, instrukcja archiwalna.
Sprawdzana była prawidłowość klasyfikacji zgodnie z jrwa, regularność przekazywania akt z komórek do AZ, stan uporządkowania akt kat A, warunki lokalowe AZ.

Ile trwała taka kontrola? Czy podchodzic na luzie? Bardzo się czepiali? 

[Barsa]

Kontrola może trwać kilka godzin lub kilka dni (ministerstwa lub nowe urzędy/firmy pod nadzorem).
Myślę, że w gminie to będzie kilka h.
Pouzupelniaj ewidencję pomiarów temp itd jeżeli nie masz tego zrobionego