Dokumentacja nietworząca sprawy

[Aleksandra]

Cześć, mam pytanie, czy pisma nietworzące sprawy i takie, które są przyjmowane tylko do wiadomości, podlegają archiwizacji w systemie EZD?

[Rovan]

Tak.
W systemie EZD dokumentacja nietworząca akt sprawy jest traktowana tak samo jak w systemie tradycyjnym - zostaje przypisana do klasy z JRWA zgodnie ze swoją tematyką i otrzymuje kategorię archiwalną właściwą dla danej klasy.

[Aleksandra]

Dziękuję. A jakie dokumenty możemy uznać za nieewidencjonowane w myśl §3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi z dnia 30 października 2006 r. (Dz.U. Nr 206, poz. 1518)? rozumiem, że definicją będzie antyteza §2, który mówi, że dokumentem ewidencjonowanym są dokumenty elektroniczne świadczące o wykonywaniu działalności podmiotów, powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, podlegają ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym.  Jakim rodzajem dokumentacji będzie np. pismo od instytucji nadrzędnej wyłącznie informujące o jakimś stanie rzeczy lub sposobie postępowania do wdrożenia w jednostce, które przyjęte zostaje tylko do wiadomości? Czy możemy uznać, że takie pismo "świadczy o działalności tego podmiotu" do którego wpłynie? Generalnie zastanawiam się, które z dokumentów należy traktować jako nieewidencjonowane...

[lukas_drill]

witam,
... że się tak podepnę pod temat... czy rzeczywiście nie mamy możliwości nieewidencjonować pewnych "bzdetów"? Np. jakieś niewykorzystane zaproszenia, oferty, propozycje współpracy, itp. JEst tego czasem dużo i nie wiadomo co z tym zrobić... często ewidentnie pasuje do jakiejś kat. A, ale takei rzecyz tam kłaść... i szukamy na siłę B5 ma ktoś jakieś rozwiązanie...?

[szczura]

W mojej jednostce mamy klasę na tego typu papiery: "zaproszenia, życzenia, kondolencje" - z kat. BE5 i tam są odkładane podobne rzeczy jako niestanowiące akt sprawy.

[Szymon]

Tak.
W systemie EZD dokumentacja nietworząca akt sprawy jest traktowana tak samo jak w systemie tradycyjnym - zostaje przypisana do klasy z JRWA zgodnie ze swoją tematyką i otrzymuje kategorię archiwalną właściwą dla danej klasy.

czyli to wyjątki w papierze?

[Barsa]

Nie. Nie tworzące sprawy mogą być w klasach "czerwonych", jak i "zielonych"...

[Szymon]

ale czy wtedy jak nie tworzą akt spraw to trzeba je zeskanować lub umieścić plik w systemie EZD? (Odwzorowanie pełne/niepełne?), jeżeli to nie wyjątek, który musi być w papierze?

[muniekdm]

Jeśli klasa, do której przyporządkowano dokumentację jako niestanowiącą sprawy jest "zielona" do trzeba dołączyć w EZD ska dokumentu, a dokument papierowy zarejestrować we właściwym składzie chronologicznym.