Bezdziennikowy system kancelaryjny - bez EZD

[dolores]

Szanowni Państwo,
nie jestem archiwistą, ale został na mnie nałożony obowiązek poprawienia co dopiero wprowadzonej na Uczelni Instrukcji Kancelaryjnej. Mam doświadczenie z pracy w JST (kck),  tam jednak obowiązywał mieszany system kancelaryjny wspierany elektronicznie i każdy mógł rejestrować ze swojego stanowiska pracy każdą korespondencję, która nie przeszła przez kancelarię ogólną. W obecnej pracy nie ma czegoś takiego jak kancelaria - poczta trafia do sekretariatu, a dokumenty dostarczane przez zainteresowanych bezpośrednio trafiają do komórki merytorycznej, brak też narzędzi wspierających obieg dokumentów (brak również woli wprowadzenia EZD jako wsparcia). Każdy dział ( a nawet każdy pracownik) we własnym exelu "rejestruje" sobie (albo i nie) otrzymaną korespondencję, ale nie nadaje jej żadnego numeru.
W Instrukcji kancelaryjnej jest zapis, że obowiązuje mieszany system kancelaryjny, zaobserwowana praktyka pokazuje, że system taki nie funkcjonuje i nie da się go wprowadzić (opory z każdej strony). Chcę zaproponować bezdziennikowy system kancelaryjny, ale muszę zadość uczynić woli Kanclerza, który chce, żeby jednak korespondencja była gdzież wpisywana. Z informatykami zastanawiamy się, czy stworzony własnymi siłami  program na bazie exela, który pozwoli każdemu pracownikowi wprowadzić dane otrzymanej korespondencji - taki rejestr pomocniczy, jest dopuszczalnym rozwiązaniem? Z góry dziękuję za każdą odwiedź i przepraszam za przydługawy wywód.

[Szymon]

A nie lepiej założyć Rejestr korespondencji wpływającej i wychodzącej ale tylko jako kontrolka poczty? nadal będziesz mieć system tradycyjny bezdziennikowy  ale z wykorzystaniem narzędzi informatycznych

[dolores]

Szymon, bardzo dziękuję za podpowiedź. Zaproponuję to rozwiązanie. Pozdrawiam