Jeśli ta dokumentacja została przez Twojego poprzednika formalnie przyjęta do zasobu archiwum zakładowego - to tak, ewentualne jej uporządkowanie jest już Twoim problemem.
Nawet jeśli spisy, na których poprzedni archiwista przyjął te dokumenty nie do końca odpowiadają standardom (z braku instrukcji), to
jeśli pozwalają zidentyfikować konkretne przekazane jednostki archiwalne (teczki, segregatory itp.) oraz potwierdzić fakt przyjęcia (podpis archiwisty), to stanowią wystarczający dowód na przyjęcie tej dokumentacji na stan archiwum zakładowego.
Co innego gdyby ten spis był zbyt lakoniczny, np podawał by jedynie liczbę tudzież metraż przekazanych jednostek, bez ich tytułów - wówczas nie dałoby się ustalić co konkretnie zostało przekazane i nie moglibyśmy mówić o skutecznym przekazaniu na stan AZ.
Jeśli jednak każdą z pozycji tego spisu da się jednoznacznie przyporządkować do konkretnej przekazane jednostki archiwalnej, a sam spis zawiera podpis przyjmujacego dokumenty archiwisty, to takie przekazanie jest skuteczne.
Dopuszcza się prowadzenie archiwum w kilku miejscach, mimo iż ja urzęduję tylko w jednym?
Tak. Archiwum zakładowe może posiadać kilka magazynów, nawet zlokalizowanych w różnych budynkach. To nie zmienia faktu, że archiwum jest jedno.
Oczywiście wyłączny dostęp do wszystkich magazynów archiwalnych powinieneś mieć Ty i tylko Ty.