Patowa sytuacja

[bubus]

Archiwum zakładowe mieści się w obiekcie A. Okazuje się, że pewien dział ma dokumentację w obiekcie B i ona już została kiedyś "przekazana" archiwiście na zasadzie wręczenia kluczyka do tego pokoju. Problem polega na tym, że były to czasy sprzed wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej. Teraz chcą to wcisnąć mnie, zaznaczając że nie będą tego przygotowywać tak jak ja bym tego chciał bo już raz to zdali i albo zabieram to tak jak jest, albo wręczą mi ten słynny kluczyk. Czy podparcie się instrukcją wystarczy, gdzie jest jasny zapis, że archiwum mieści się w obiekcie A i nic więcej mnie nie interesuje? Co zrobić jak prezes będzie "kazał" mi to przejąć? Uprzejmie proszę o poradę jak z tego wybrnąć. Pozdrawiam.

[Rovan]

Maja dowód na to że już to zdali? (pytanie retoryczne)
Przypominam - zdanie/przyjęcie dokumentacji do AZ następuje w chwili gdy archiwista złoży podpis na spisie z/o.
Nie ma podpisu na spisie = dokumentacja nie została przyjęta do AZ.
Normatywy kancelaryjno-archiwalne jasno określają jak ma wyglądać procedura zdania/przyjęcia dokumentacji do AZ.
Przekazanie kluczyka nie spełnia tych kryteriów.

Co zrobić jak prezes będzie "kazał" mi to przejąć?

Powiedz mu, że oczywiście przyjmiesz - w sposób zgodny z instrukcją (czyli uporządkowaną, opisaną i zewidencjonowaną na spisach z/o przez pracowników komórki).

[bubus]

Dziękuję za odpowiedź. Przepisy są po mojej stronie, ale wytłumaczyć to tym ludziom to już inna para kaloszy. Mój poprzednik nie był nawet archiwistą, wcisnęli mu to do obowiązków. Po wprowadzeniu instrukcji zwiał teraz ludzie znaleźli sobie taką furtkę, że to były czasy sprzed instrukcji i nie będą tego drugi raz przygotowywać. Mimo, iż wszystko zostało spisane i widnieje tam podpis wspomnianego dezertera, nie mam zamiaru przejmować i porządkować tego bałaganu. Choć oczywiście rozumiem ogólne rozgoryczenie tych ludzi.

[Rovan]

Mimo, iż wszystko zostało spisane i widnieje tam podpis wspomnianego dezertera,

Wcześniej pisałeś, że "przekazanie" sprowadzało się do przekazania kluczyka, co oczywiście nie stanowiłoby żadnego przekazania. Teraz jednak piszesz, ze dokumenty zostały spisane, a ich przyjęcie potwierdzone podpisem archiwisty.
Jak w końcu wygląda sytuacja? Jeśli Twój poprzednik jednak przyjął formalnie te dokumenty (zostały ujęte na spisie z/o, a ówczesny archiwista podpisał ich przyjęcie), to są to już dokumenty na stanie AZ, niezależnie od tego gdzie się fizycznie znajdują.
Jeśli przed przyjęciem nie zostały prawidłowo uporządkowane, to niestety jest to teraz Twoim obowiązkiem.

[bubus]

Może niezbyt zrozumiale to określiłem. Poprzednik był za czasów sprzed instrukcji kancelaryjnej. Mieli jakieś swoje spisy, ale ja ich formalnie na oczy nie widziałem. O istnieniu tego pokoju dowiedziałem się rok po zatrudnieniu. Teraz kiedy ma być "po nowemu" ludzie się buntują. Czyli jeśli wręczą mi ten spis, mimo iż stan tej dokumentacji pozostawia wiele do życzenia, to rozumiem że ja mam to uporządkować? Dopuszcza się prowadzenie archiwum w kilku miejscach, mimo iż ja urzęduję tylko w jednym? Przecież nie będę miał kontroli  nad tym co dzieje się w punkcie B, a ewentualny dojazd chwilkę zajmie (firma ma kilka oddziałów w całym mieście).

[Rovan]

Jeśli ta dokumentacja została przez Twojego poprzednika formalnie przyjęta do zasobu archiwum zakładowego - to tak, ewentualne jej uporządkowanie jest już Twoim problemem.
Nawet jeśli spisy, na których poprzedni archiwista przyjął te dokumenty nie do końca odpowiadają standardom (z braku instrukcji), to jeśli pozwalają zidentyfikować konkretne przekazane jednostki archiwalne (teczki, segregatory itp.) oraz potwierdzić fakt przyjęcia (podpis archiwisty), to stanowią wystarczający dowód na przyjęcie tej dokumentacji na stan archiwum zakładowego.

Co innego gdyby ten spis był zbyt lakoniczny, np podawał by jedynie liczbę tudzież metraż przekazanych jednostek, bez ich tytułów - wówczas nie dałoby się ustalić co konkretnie zostało przekazane i nie moglibyśmy mówić o skutecznym przekazaniu na stan AZ.
Jeśli jednak każdą z pozycji tego spisu da się jednoznacznie przyporządkować do konkretnej przekazane jednostki archiwalnej, a sam spis zawiera podpis przyjmujacego dokumenty archiwisty, to takie przekazanie jest skuteczne.

Dopuszcza się prowadzenie archiwum w kilku miejscach, mimo iż ja urzęduję tylko w jednym?

Tak. Archiwum zakładowe może posiadać kilka magazynów, nawet zlokalizowanych w różnych budynkach. To nie zmienia faktu, że archiwum jest jedno.
Oczywiście wyłączny dostęp do wszystkich magazynów archiwalnych powinieneś mieć Ty i tylko Ty.

[bubus]

Bardzo dziękuję za szczegółową odpowiedź, wiele kwestii się wyjaśniło. Ostatnie moje pytanie i już nie zawracam głowy. Czy poprzedniego archiwistę można jakoś pociągnąć do odpowiedzialności, wykazując jego rażące zaniedbania? Z tego co się orientuję nikt nie kontrolował jego pracy, archiwum było traktowane po macoszemu i kolega przepychał różnego rodzaju buble, które ja teraz muszę prostować, kosztem mojego czasu pracy, a ten osobnik przez kilka lat pobierał za to wynagrodzenie. Krew mnie zalewa czasami, jak dokopię się do n-tej już teczki/segregatora ze sprawami rożnymi i mam wrażenie, że traktował swoje miejsce pracy jak składzik do którego można wszystko wrzucić.

[Rovan]

Czy poprzedniego archiwistę można jakoś pociągnąć do odpowiedzialności

O ile z powodu niewłaściwego wykonywania przez niego obowiązków służbowych pracodawca nie poniósł szkody materialnej, to możemy mówić wyłącznie o odpowiedzialności porządkowej.
Tego typu uchybienia nie mogą być karane po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia.

[Leksandra]

ale jak prezes każe ...... uffff różnie to bywa

[Bolek]

Sporządź sobie również notatkę służbową z zastanego stanu tego lokalu archiwum, o którym nie wiedziałeś. O brakach w ewidencji, bo może się okazać, że masz spisy a nie ma akt, albo odwrotnie. Ogólnie abyś na przyszłość mógł odeprzeć zarzuty, że czegoś nie ma. Najlepiej było by aby ktoś ci to formalnie przekazał ale jak piszesz to może być z tym problem bo przecież to archiwista już prowadził.