podmiot lub przedmiot sprawy

[Trelka]

Uprzejmie proszę o wyjaśnienie tego punktu, najlepiej na jakimś przykładzie:


5.   Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.

(zakładam teczkę dla podmiotu lub przedmiotu sprawy i robię do tej teczki spis spraw a w dalszej części jest: że nie robię spisu w teczkach dla podmiotu lub przedmiotu???)

[Rovan]

Teczka podmiotu/przedmiotu to forma podziału teczki rzeczowej (teczki spraw) w dodatkowego kryterium (podmiotu lub przedmiotu, którego sprawa dotyczy).
Np. Urząd Gminy nadzorując szkoły i placówki oświatowe na swoim terenie prowadzi teczkę rzeczową 4424 - "Nadzór nad działalnością szkół i placówek oświatowych".
Sprawy w tej teczce będą dotyczyć różnych placówek, ale wszystkie są częścią teczki 4424 i zostały zarejestrowane na jej spisie spraw.
Natomiast akta spraw dotyczących danej szkoły można fizycznie wydzielić do teczki podmiotu założonej dla tej szkoły (szkoła jest tu tym tytułowym podmiotem).
Niezależnie od tego ile teczek podmiotów wydzielimy w obrębie danej teczki rzeczowej, wszystkie one są częścią tej teczki.

W teczkach podmiotów nie tworzy się odrębnych spisów spraw - sprawy ze wszystkich teczek podmiotów w obrębie jednej teczki rzeczowej są zarejestrowane na wspólnym spisie spraw tej teczki rzeczowej.

W załączniku znajdziesz przykład graficzny.

[Trelka]

nie robimy w teczkach osobnego spisu spraw, ok.
a prowadzimy jakiś indeks/spis spraw które tam "wrzucamy"?

[Rovan]

Prowadzimy spis spraw dla teczki rzeczowej w obrębie której wydzielamy teczki podmiotu.
Informacje o tym, które sprawy trafiły do której teczki podmiotu podajemy w opisach teczek, tak jak masz to pokazane w załączniku do mojego poprzedniego postu.

[Trelka]

dziękuję 

[Forumowicz]

A jak postąpić w sytuacji, gdy w każdej z teczek przedmiotu jest ok. 70 spraw? Wypisuje się wszystkie w opisie teczki czy jest jakiś inny sposób?