zmiana znaku sprawy

[Trelka]

Dzień dobry, wpłynęła do mnie taka kwestia do rozwiązania, chciałabym wyjść pracownikom naprzeciw i pomóc ale nie znajduję nic  Wydaje mi się, że nie ma możliwości zmiany nr sprawy w jej trakcie? O tym mnie uczono, chyba że się mylę i są jakieś wyjątki? czy koś miałby jakiś pomysł? Byłabym bardzo wdzięczna za podpowiedzi

"Z uwagi na nałożone na Dział Świadczeń obowiązki związane ze sprawozdawczością, w tym konieczność wykazywania liczby i rodzaju wydanych w danym okresie sprawozdawczym decyzji administracyjnych i innych rozstrzygnięć, znacznym utrudnieniem jest dla nas konieczność wpisywania kolejnych dotyczących danej sprawy decyzji do spisu spraw, w którym dana sprawa została zapoczątkowana. Np. wniosek wpłynął w roku 2021 w związku z czym został ujęty w spisie za rok 2021. Teraz wydając jakiekolwiek decyzje np. zmieniające i uchylające prawo do świadczeń lub ustalające nienależnie pobrane świadczenia, w dalszym ciągu musimy posługiwać się "pierwotnym" znakiem sprawy i w spisie za rok 2021 uwzględniać rozstrzygnięcia wydawane w roku 2022. Jest to znaczne utrudnienie i zwiększa możliwość pomyłki, gdyż musimy przeglądać wszystkie spisy spraw wydane na podstawie aktualnie obowiązującej IK (tj. od 01.2021)

Podobny problem pojawia się w przypadku windykacji wszczętej w 2021 roku- dokonywane w tym zakresie w roku 2022 czynności również umieszczane są w spisie za rok 2021, co zwiększa ryzyko pomyłki na skutek przeoczenia.

W związku z powyższym wskazane byłoby umieszczenie  w IK zapisów umożliwiających przenoszenie spraw z "pierwotnego" spisu do spisu bieżącego aż do czasu ostatecznego  zakończenia sprawy. Wówczas rozwiązania wymagałaby kwestia ewentualnej nawet kilkukrotnej zmiany znaku sprawy."

[Rovan]

Zmiana znaku sprawy możliwa jest wyłącznie w następujących przypadkach:
1) Gdy okazuje się, że sprawę, którą uznaliśmy za zakończoną (i odnotowaliśmy ten fakt na spisie) należy jednak dalej prowadzić. Wówczas sprawa musi zostać wznowiona, co wiąże się z jej ponowną rejestracja i nadaniem nowego znaku.
2) Gdy w trakcie prowadzenia sprawy zmienia się komórka merytoryczna (prowadząca). Wówczas nowa komórka musi sprawę zarejestrować "u siebie", nadając jej nowy znak.
3) Gdy jednostka wprowadza system EZD i decyduje się sprawy wszczęte przed jego wprowadzeniem i nie zakończone przerejestrować do EZD. Przy czym takie przerejestrowanie nie jest obowiązkowe - sprawy takie można dalej prowadzić papierowo pod dotychczasowym znakiem.

Poza tymi trzema wyjątkami sprawy aż do ostatecznego zakończenia należy prowadzić pod znakiem nadanym w chwili ich wszczęcia. Nie ma tu znaczenia czas trwania sprawy - czy będzie to kilka miesięcy, czy kilka lat.
Sprawa jest jedna, akta sprawy są jedne i znak sprawy jest jeden przez cały czas jej trwania.

Jedynym sposobem na obejście tej zasady byłoby pozorne zakończenie sprawy, a następnie jej wznowienie i ponowne zarejestrowanie pod nowym znakiem.
Jednak takie postępowanie jest niezgodne z przepisami - procedura wznowienia sprawy powinna być stosowana wyłącznie wówczas gdy faktycznie doszło do błędnego,  przedwczesnego zakończenia sprawy i w rezultacie trzeba ją wznowić.

[Trelka]

Bardzo dziękuję, jasno i na temat 

[Trelka]

Żadnych opcji ratunku nie ma żeby jakoś usprawnić działanie tego działu? może inne niż  zmiany numerów spraw?

[Jarek]

Ależ jest ratunek, pomoc i rada. Ta sama od lat dla większości zaglądających na to forum - przeczytaj swoją instrukcję kancelaryjną.
Do spisu spraw nie wpisuje się żadnych decyzji. Sprawa to sprawa, decyzja to decyzja.

Nie trzeba się bawić w żadne przerejestrowywanie spraw. Jeśli IK tego nie zabrania to niech sobie założą dodatkowy rejestr decyzji, z numerowaniem decyzji z tego zakresu wydanych w danym roku - czyli np. decyzja nr 157/22 z dnia 12.12.2022 znak sprawy XY.1234.28.2021.

[Rovan]

Do spisu spraw nie wpisuje się żadnych decyzji. Sprawa to sprawa, decyzja to decyzja.

Ja zrozumiałem to tak, ze pracownicy mają problem z faktem, iż po wydaniu decyzji kończącej sprawę muszą sięgnąć do spisu i odnotować datę zakończenia

Np. wniosek wpłynął w roku 2021 w związku z czym został ujęty w spisie za rok 2021. Teraz wydając jakiekolwiek decyzje np. zmieniające i uchylające prawo do świadczeń lub ustalające nienależnie pobrane świadczenia, w dalszym ciągu musimy posługiwać się "pierwotnym" znakiem sprawy i w spisie za rok 2021 uwzględniać rozstrzygnięcia wydawane w roku 2022.

[Jarek]

Oni mają problem ze statystykami, które wprost żądają danych co do ilości decyzji wydanych w danym roku, a nie ilości spraw. Jeśli sprawą jest świadczenie a nie postępowanie w sprawie wydania decyzji to zliczanie tego na piechotę to mordęga. Być może używają starożytnego formularza spisu spraw który umożliwia wpisanie kilku dokumentów (ciekawe czy mają to w IK czy tak sobie stosują), ale to i tak tylko trochę ułatwia robotę.
Przydałby się dodatkowy rejestr decyzji, inaczej tego nie widzę. Zresztą, przypuszczam że te rejestry wymyślono na takie właśnie okazje.

[Trelka]

Tak, dziękuję o to właśnie chodziło, ten wymóg sprawozdań z ilości decyzji, postanowień itd wydanych w danym roku/miesiącu dla wszystkich prowadzonych spraw. Zliczanie tego powoduje pomyłki. Rejestr faktycznie wydaje się być dobrym rozwiązaniem choć jestem na etapie prac nad nową IK może "odświeżyć" nasz, cytuję: starożytny formularz spisu spraw? Może wogóle coś zmienić całkiem?  tylko nie chciałabym całej jednostce skomplikować pracy przez problem, który jest w jednym dziale...

[Rovan]

Jeśli używacie starego wzoru formularza spisu spraw, pozwalającego rejestrować każde pismo w sprawie:
https://ank.gov.pl/wp-content/uploads/2019/02/spis_spraw_starego_typu-1.doc

zastąpcie go owym wzorem:
https://ank.gov.pl/wp-content/uploads/2019/02/spis_spraw_nowego_typu-1.doc

[Trelka]

Dziękuję   
ale nie jestem pewna czy dobrze to rozumiem, bo nie potrafię doszukać się w różnicach między tymi spisami zalet, które miałby usprawnić prace dotyczące sprawozdawczości w dziale... zaznaczam na swoje usprawiedliwienie, że pracuję od niedawna w tym zawodzie 
jedyne co dostrzegam to mniej pisania, bo nie trzeba będzie rejestrować wszystkiego co wpływa tylko pisma wszczynające sprawy?

[Rovan]

Sprawozdawczość usprawnić może rejestr decyzji, o którym pisał Jarek.
Prostsza wersja spisu spraw to po prostu "mniej pisania".
Komórki maja rejestrować sprawy. Od rejestracji wszystkich przesyłek wpływających jest punkt kancelaryjny.

[Trelka]

  jeszcze raz dziękuję