Numer kolejnej umowy

[Czarny1986]

Witam się z Wami
To mój pierwszy wpis na tym forum, choć wątków przeczytałam tyle, że nawet studia nie dają mi takiej wiedzy jak to forum 
Jest to moja pierwsza praca w "budżetówce" także wszystko jest dla mnie mega nowe i nieznane
Obecnie mam mały problem z nadaniem numeru kolejnej umowy.
Wygląda to następująco : w grudniu 2022 r. wyznaczyliśmy lekarzy do wykonywania czynności zleconych przez Inspektorat Weterynarii. Każdy otrzymał decyzję wyznaczenia na cały rok ze znakiem sprawy od 1-10: PIW.FA.41.1.2022  następnie podpisaliśmy umowę na okres 1.01.- 31.03.2023 r. z tym samym znakiem. Teraz dostaliśmy przykaz zawarcia umowy na kolejne 3 miesiące i jaki według Was powinien być znak sprawy ?
Przeczytałam tu i nie tylko tu, że znak sprawy jest cały czas taki sam nie zmienia się go, aż się sprawa nie zakończy.
Czyli wg mnie na kolejnych umowach też powinnam pisać cały czas ten sam znak co na decyzji ?
Czy po prostu decyzja powinna być ze znakiem PIW.FA.41.1.2022, pierwsza umowa PIW.FA.41.1.1.2022 teraz obecna umowa PIW.FA.41.1.2.2022 Itd.?

Mega jestem zagubiona w tym. Sytuacja taka ma pierwszy raz tu miejsce i nikt nie jest w stanie mi pomóc, zawsze umowy były zawierane na rok
Bardzo proszę o rozjaśnienie mi tej sytuacji 

Witam,
Tak jak już kilka osób proponowało powyżej. Sprawą będzie wyznaczanie czynności dla danego lekarza na rok kalendarzowy. W tym roku, chyba po raz pierwszy zaistniała sytuacja, że wyznaczenie nie jest na 12 miesięcy. Nie jest to przypadek w tylko w Pani PIWie. Mimo to nie powinno mieć wpływu na numer sprawy. Często jest tak, że zakres czynności jest określony przy wyznaczaniu ale może być również wyznaczany doraźnie dla konkretnych zadań. Z tego względu zasadnym jest aby w ramach jednej sprawy gromadzić dokumentację danego lekarza. W razie potrzeby będzie można szybko do nich dotrzeć i będzie ona stanowić zwartą całość działań tej jednej osoby dla inspekcji.
Jako ciekawostkę dodam, że u nas zostały te akta uznane za materiały archiwalne.
pozdrawiam

[Czarny1986]

Tytuł teczki - "wyznaczanie urzędowych lekarzy weterynarii"  ja bym potraktowała każdego lekarza jako oddzielna sprawa. Kategoria archiwalna jest dość wysoka, więc gdy za jakieś 10 lat taki lekarz zwróci się o zaświadczenie że pełnił taką funkcje, będzie łatwo.  A czy mogą mi Państwo powiedzieć dlaczego Państwowe Inspektoraty Weterynarii mają pozatwierdzane swoje wykazy akt zwykle w 2019 roku,skoro uwzględniono te jednostki w rozporządzeniu z 18 stycznia 2011 roku ? zapewne nastąpiły jakieś zmiany organizacyjne, których nie mogę się doszukać.

Szanowna Pani!
Powiatowe Inspektoraty Weterynarii mają wprowadzone JRWA na podstawie wzorcowych wykazów akt  typowych oraz wzorcowych akt specyficznych dla Powiatowych Inspektoratów Weterynarii (z grudnia 2012 r.) PIWy nie podlegają pod rozporządzenie PRM z 18 I 2011 r., ponieważ są administracją niezespoloną, w przeciwieństwie do Wojewódzkich Inspektoratów Weterynarii, które są administracją zespoloną i podlegają pod wyżej wspomniane rozporządzenie.
pozdrawiam

[Czarny1986]

Mam jeszcze do Was pytanie odnośnie Jrwa. Mamy zatwierdzony przez AP wzór i teraz dowiedziałam się, że w jednostce sami rozszerzają sobie podkategorię, a mianowicie mamy kategorię 5201 " Nadzór nad chorobami zakaźnymi zwierząt podlegającymi obowiązkowi zwalczania oraz ich zwalczanie", a  jednostce rozszerzyli to sobie na 5201.1. EBB,BB,TBC, 5201.2 HPAI oczywiście bez zgody AP na to, bo ktoś im powiedział, że tylko te główne muszą uzgadniać, a poboczne mogą sami sobie rozszerzać.
Wg mnie to wszystko powinno być uzgodnione z AP, nawet te podkategorie.
Jak Wy to oceniacie ?

Walczę z tego typu praktykami od dłuższego czasu. Myślę, że z pewnymi sukcesami. Niestety mam przekonanie graniczące z pewnością że to pokłosie jakiegoś ?szkolenia?. Zresztą sam na jednym szkoleniu coś takiego usłyszałem.
Trzeba przyznać, że JRWA dla PIWów są dalece nieprzystosowane do zadań realizowanych przez inspekcje na poziomie powiatu. Na szczęście mam za sobą już jedną poważną rozbudowę. Dzięki czemu pewne kwestie udało się rozwiązać. Drugą reorganizację planuję dokonać z końcem tego roku i być może uda mi się rozwiązać problemy na które jeszcze nie mam koncepcji. Regularne szkolenia również dają w miarę pozytywne efekty.

pozdrawiam

[Czarny1986]

[...]
Nie widzę powodu, aby podteczki uzgadniać z AZ, ale należy je poprawnie rejestrować na spisie spraw teczki-matki, jak również dla każdej podteczki prowadzić poprawny spis spraw i nadawać sprawom w niej zgromadzonym właściwe znaki.

Myślę, że konsultowanie z Koordynatorem Czynności Kancelaryjnych utworzenia podteczek, zwłaszcza w przypadku takiej instytucji jak PIWy może, a nawet powinno być dobrą praktyką dzięki której można znacznie poprawić standardy tworzenia teczek i potem zaoszczędzi wielu kłopotów przy przekazaniu. Oczywiście uznałem, że KCK jest jednocześnie archiwistą więc stąd pewny skrót myślowy

[Czarny1986]

Dziękuję Wam serdecznie za odpowiedzi !
Rovan, w znaku nie ma tych liter, napisałam je, bo tak nazywa się hasło kwalifikacyjne z jrwa.

A znak spraw wygląda następująco, np. PIW-ZZ.5201.3.1.352.2023.
I tak się zastanawiałam czy to właśnie podteczki nie są
Jak postępować z tymi podteczkami ? Należy wtedy napisać główne hasło kwalifikacyjne na opisie teczki i w informacjach dodatkowych czego to dotyczy ?
Czy wszystkie podteczki należy wpisywać do spisu zdawczo-odbiorczego czy tą główną tylko ? 

U nas będzie działać składnica akt, dopiero wtedy kiedy ją zrobię i ogarnę majdan dokumentów na strychu, czyli za jakieś 10 lat, bo dokumenty są do uporządkowania od 2004 r. a większość nie jest nawet w segregatorach tylko luzem   

To są właśnie efekty złych praktyk o których pisałem powyżej. I tworzenie podteczek do podteczek. Jeżeli Państwo chcecie skorzystać z moich doświadczeń to proszę o kontakt.
pozdrawiam

[Leksandra]

Mam jeszcze do Was pytanie odnośnie Jrwa. Mamy zatwierdzony przez AP wzór i teraz dowiedziałam się, że w jednostce sami rozszerzają sobie podkategorię, a mianowicie mamy kategorię 5201 " Nadzór nad chorobami zakaźnymi zwierząt podlegającymi obowiązkowi zwalczania oraz ich zwalczanie", a  jednostce rozszerzyli to sobie na 5201.1. EBB,BB,TBC, 5201.2 HPAI oczywiście bez zgody AP na to, bo ktoś im powiedział, że tylko te główne muszą uzgadniać, a poboczne mogą sami sobie rozszerzać.
Wg mnie to wszystko powinno być uzgodnione z AP, nawet te podkategorie.
Jak Wy to oceniacie ?

Walczę z tego typu praktykami od dłuższego czasu. Myślę, że z pewnymi sukcesami. Niestety mam przekonanie graniczące z pewnością że to pokłosie jakiegoś ?szkolenia?. Zresztą sam na jednym szkoleniu coś takiego usłyszałem.
Trzeba przyznać, że JRWA dla PIWów są dalece nieprzystosowane do zadań realizowanych przez inspekcje na poziomie powiatu. Na szczęście mam za sobą już jedną poważną rozbudowę. Dzięki czemu pewne kwestie udało się rozwiązać. Drugą reorganizację planuję dokonać z końcem tego roku i być może uda mi się rozwiązać problemy na które jeszcze nie mam koncepcji. Regularne szkolenia również dają w miarę pozytywne efekty.

pozdrawiam

Bardzo dziękuję, pozdrawiam

[Rovan]

Walczę z tego typu praktykami od dłuższego czasu. Myślę, że z pewnymi sukcesami. Niestety mam przekonanie graniczące z pewnością że to pokłosie jakiegoś ?szkolenia?. Zresztą sam na jednym szkoleniu coś takiego usłyszałem.
/quote]
Pokutujące gdzieniegdzie wciąż jeszcze przeświadczenie, że rozbudowy JRWA o klasy końcowe nie trzeba uzgadniać z AP jest jak sądzę pokłosiem zapisów w starych zarządzeniach i rozporządzeniach wprowadzających normatywy kancelaryjno-archiwalne w organach administracji publicznej różnych szczebli. Ostatni raz spotkałem się z takim rozwiązaniem w regulacjach z lat 90-tych.

[Kadrowa]

U Nas to na pewno wina szkolenia, bo rozmawiałam z koleżanką pracującą dłużej i ona właśnie mówiła, że jak mieli szkolenie to tak im powiedziano 
Ja pracuję dopiero 4 miesiące także jest to dla mnie wszystko nowe, a spoczywa na mnie utworzenie składnicy akt, dlatego tak o to dopytuję Chciałabym ewentualne błędy wyeliminować już teraz, żeby się nie ciągnęły za Nami
Jestem w trakcie studiów podyplomowych z archiwistyki, ale szczerze powiem, że nie satysfakcjonują mnie, dużo bezużytecznej wiedzy, a wszystko co wiem to sama wyszukałam, albo tu z forum, także można powiedzieć, że jestem laikiem w tej dziedzinie 
Dużo na pewno jeszcze pytań się narodzi przy każdej próbie ułożenia teczek
Wcześniej nikt się tym nie zajmował także może być tu duży bałagan  JRWA mamy zatwierdzony w 2017 roku i to jest jedyna wersja jaka u Nas powstała i w zarządzeniu jest zapisane, że wszystkie nieuporządkowane dokumenty (czyli wszystko u nas) mamy klasyfikować wg tego właśnie JRWA.

W ogóle myślę o pójściu na kurs archiwisty - jakie macie doświadczenia ? Są przydatne czy tak jak moje studia nic nie wniosą praktycznego doświadczenia ?

[Rovan]

JRWA mamy zatwierdzony w 2017

Jako kadrowej pewnie nie muszę tego przypominać, ale pamiętaj, ze w 2019 r. zmieniły się przepisy m.in. co do okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej.
JRWA powinien zostać pod tym katem odpowiednio zaktualizowany.

[Kadrowa]

Pamiętam o tym, ale szczerze ?
Nie mam pojęcia jak wziąć się za zmianę tego JRWA Na razie czekam, aż uporam się ze strychem, a wtedy kiedy będę miała dokumentację pracowniczą będę myśleć
Nie jest nas dużo, a po 2019 roku przyjętych sporo osób było także trzeba to uregulować na pewno

[Czarny1986]

Pamiętam o tym, ale szczerze ?
Nie mam pojęcia jak wziąć się za zmianę tego JRWA Na razie czekam, aż uporam się ze strychem, a wtedy kiedy będę miała dokumentację pracowniczą będę myśleć
Nie jest nas dużo, a po 2019 roku przyjętych sporo osób było także trzeba to uregulować na pewno

Dla klas 0-3 jest prosta sprawa. Na stronie NDAP jest wzorcowy wykaz akt dla klas 0-3. Na jego podstawie trzeba wprowadzić zmiany w swoim, a następnie przesłać propozycję do AP. Ja najpierw uzgadniam wstępnie przez e-mail, a potem dopiero oficjalne pismo. Z klasami dla akt specyficznych jest już trochę gorzej, ale też da się zrobić.
pozdrawiam

[Kadrowa]

Pamiętam o tym, ale szczerze ?
Nie mam pojęcia jak wziąć się za zmianę tego JRWA Na razie czekam, aż uporam się ze strychem, a wtedy kiedy będę miała dokumentację pracowniczą będę myśleć
Nie jest nas dużo, a po 2019 roku przyjętych sporo osób było także trzeba to uregulować na pewno

Dla klas 0-3 jest prosta sprawa. Na stronie NDAP jest wzorcowy wykaz akt dla klas 0-3. Na jego podstawie trzeba wprowadzić zmiany w swoim, a następnie przesłać propozycję do AP. Ja najpierw uzgadniam wstępnie przez e-mail, a potem dopiero oficjalne pismo. Z klasami dla akt specyficznych jest już trochę gorzej, ale też da się zrobić.
pozdrawiam

Widziałam ten wzorcowy wykaz akt dla tych klas i dla PIW-ów też i już widzę wiele różnic między naszym, a tym
Mam nadzieję, że u Nas też tak będzie i pójdzie gładko
A powiesz mi mniej więcej ile czasu Ci to zajęło ?
Chciałabym wprowadzić te zmiany na koniec roku, żeby od nowego roku wszystko było ustalone i zastanawiam się kiedy się za to wziąć

[peter7712]

Znając życie, że archiwum wprowadzi kilak razy poprawki to pewnie rok temu

[Rovan]

Pamiętajcie, że do końca 2025 r. wszystkie jednostki administracji publicznej, które jeszcze tego nie zrobiły będą musiały wprowadzić EZD - a tym samym zaktualizować swoje instrukcje, kancelaryjną i archiwalną.
W związku z powyższym przewiduję, że wydziały nadzoru archiwów państwowych będą miały zwiększone obłożenie normatywami do uzgodnienia, więc terminy uzgodnień mogą się mocno wydłużyć.

[Czarny1986]

Pamiętam o tym, ale szczerze ?
Nie mam pojęcia jak wziąć się za zmianę tego JRWA Na razie czekam, aż uporam się ze strychem, a wtedy kiedy będę miała dokumentację pracowniczą będę myśleć
Nie jest nas dużo, a po 2019 roku przyjętych sporo osób było także trzeba to uregulować na pewno

Dla klas 0-3 jest prosta sprawa. Na stronie NDAP jest wzorcowy wykaz akt dla klas 0-3. Na jego podstawie trzeba wprowadzić zmiany w swoim, a następnie przesłać propozycję do AP. Ja najpierw uzgadniam wstępnie przez e-mail, a potem dopiero oficjalne pismo. Z klasami dla akt specyficznych jest już trochę gorzej, ale też da się zrobić.
pozdrawiam

Widziałam ten wzorcowy wykaz akt dla tych klas i dla PIW-ów też i już widzę wiele różnic między naszym, a tym
Mam nadzieję, że u Nas też tak będzie i pójdzie gładko
A powiesz mi mniej więcej ile czasu Ci to zajęło ?
Chciałabym wprowadzić te zmiany na koniec roku, żeby od nowego roku wszystko było ustalone i zastanawiam się kiedy się za to wziąć

Witam,
ja robiłem najpierw "na brudno" poprzez e-mail, a potem wysyłałem dopiero oficjalnie pismem. Tak było szybciej. Bez zbędnego pośpiechu to robiłem. Zacząłem pod koniec sierpnia i w grudniu było po robocie. Oprócz wzorcowych wykazów, należy porozmawiać z pracownikami, bo to na pewno pomoże, a jak niektórzy jeszcze pokażą akty prawne na podstawie, których pracują to już będzie bardzo dobrze. Będzie można uzasadnić zmiany, których nie ma we wzorcowych wykazach...
pozdrawiam