Numer kolejnej umowy

[Kadrowa]

Witam się z Wami
To mój pierwszy wpis na tym forum, choć wątków przeczytałam tyle, że nawet studia nie dają mi takiej wiedzy jak to forum 
Jest to moja pierwsza praca w "budżetówce" także wszystko jest dla mnie mega nowe i nieznane
Obecnie mam mały problem z nadaniem numeru kolejnej umowy.
Wygląda to następująco : w grudniu 2022 r. wyznaczyliśmy lekarzy do wykonywania czynności zleconych przez Inspektorat Weterynarii. Każdy otrzymał decyzję wyznaczenia na cały rok ze znakiem sprawy od 1-10: PIW.FA.41.1.2022  następnie podpisaliśmy umowę na okres 1.01.- 31.03.2023 r. z tym samym znakiem. Teraz dostaliśmy przykaz zawarcia umowy na kolejne 3 miesiące i jaki według Was powinien być znak sprawy ?
Przeczytałam tu i nie tylko tu, że znak sprawy jest cały czas taki sam nie zmienia się go, aż się sprawa nie zakończy.
Czyli wg mnie na kolejnych umowach też powinnam pisać cały czas ten sam znak co na decyzji ?
Czy po prostu decyzja powinna być ze znakiem PIW.FA.41.1.2022, pierwsza umowa PIW.FA.41.1.1.2022 teraz obecna umowa PIW.FA.41.1.2.2022 Itd.?

Mega jestem zagubiona w tym. Sytuacja taka ma pierwszy raz tu miejsce i nikt nie jest w stanie mi pomóc, zawsze umowy były zawierane na rok
Bardzo proszę o rozjaśnienie mi tej sytuacji 

[Rovan]

Znak sprawy, nadany w chwili jej wszczęcia pozostaje niezmienny przez cały okres realizacji sprawy, aż do jej zakończenia.

W omawianym przypadku należy ustalić, co jest sprawą.
Czy mamy tu do czynienia z jedną sprawą, a kolejne umowy są tylko kolejnymi dokumentami powstającymi w ramach tej samej sprawy.
Czy też zawarcie każdej kolejnej umowy będzie nową sprawą?

Moim zdaniem, jeśli kolejna umowa zawierana jest w oparciu o tę samą pierwotną decyzję, to mamy do czynienia z kontynuacją tej samej sprawy, toteż znak sprawy na nowej umowie będzie ten sam co dotychczas.

Czy po prostu decyzja powinna być ze znakiem PIW.FA.41.1.2022, pierwsza umowa PIW.FA.41.1.1.2022 teraz obecna umowa PIW.FA.41.1.2.2022 Itd.?

Taki zapis byłby totalnie nieprawidłowy. Jeśli chcesz oznaczać kolejne dokumenty w sprawie numerami kolejnymi, możesz to zrobić wyłącznie umieszczając te numery za znakiem sprawy.
Czyli np. PIW.FA.41.1.2022.1, PIW.FA.41.1.2022.2, PIW.FA.41.1.2022.3 itd.
Przy czym stosowanie tego dodatkowego elementu jest opcjonalne.
Najprościej oznaczyć wszystkie dokumenty w danej sprawie tylko jej znakiem  - PIW.FA.41.1.2022

[Kadrowa]

Dziękuję serdecznie za tak szybką reakcję i potwierdzenie tego jak to zrobiłam
Jest dokładnie tak jak Pan napisał, umowa dotyczy tej samej decyzji tego samego zakresu obowiązków, zmieniła się w umowie tylko data i nic więcej.

[Rovan]

Tu można by się jeszcze spierać, czy w opisywanym przypadku sprawa nie zakończyła się już w momencie wydania decyzji (zgodnie z art. 104 KPA):

Art. 104.
§ 1. Organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji, chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej.
§ 2. Decyzje rozstrzygają sprawę co do jej istoty w całości lub w części albo w inny sposób kończą sprawę w danej instancji.

Wówczas wszystkie umowy (nie tylko nowa, ale również ta pierwsza) stanowiłyby zupełnie odrębne sprawy.

Osobiście od lat mam z tymi przepisami problem - szczególnie gdy wydanie decyzji de facto nie jest ostatnią czynnością w sprawie.
Na forum kilka razy dyskutowaliśmy ten problem:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,2150
http://www.ifar.pl/index.php?topic=4013.0

Moim zdaniem w przedstawionej przez Ciebie sytuacji sprawa nie zakończyła się na wydaniu decyzji, a umowy zawarte w wyniku jej wydania są integralna częścią tej sprawy.
Miej jednak świadomość, że kwestia ta nie jest jednoznaczna i moze byc różnie interpretowana.

[Leksandra]

Tytuł teczki - "wyznaczanie urzędowych lekarzy weterynarii"  ja bym potraktowała każdego lekarza jako oddzielna sprawa. Kategoria archiwalna jest dość wysoka, więc gdy za jakieś 10 lat taki lekarz zwróci się o zaświadczenie że pełnił taką funkcje, będzie łatwo.  A czy mogą mi Państwo powiedzieć dlaczego Państwowe Inspektoraty Weterynarii mają pozatwierdzane swoje wykazy akt zwykle w 2019 roku,skoro uwzględniono te jednostki w rozporządzeniu z 18 stycznia 2011 roku ? zapewne nastąpiły jakieś zmiany organizacyjne, których nie mogę się doszukać.

[Kadrowa]

Tytuł teczki - "wyznaczanie urzędowych lekarzy weterynarii"  ja bym potraktowała każdego lekarza jako oddzielna sprawa. Kategoria archiwalna jest dość wysoka, więc gdy za jakieś 10 lat taki lekarz zwróci się o zaświadczenie że pełnił taką funkcje, będzie łatwo.  A czy mogą mi Państwo powiedzieć dlaczego Państwowe Inspektoraty Weterynarii mają pozatwierdzane swoje wykazy akt zwykle w 2019 roku,skoro uwzględniono te jednostki w rozporządzeniu z 18 stycznia 2011 roku ? zapewne nastąpiły jakieś zmiany organizacyjne, których nie mogę się doszukać.

Dokładnie tak mamy to przygotowane, każdy lekarz ma swoją oddzielną sprawę (od 1 do 10) tylko te nieszczęsne umowy 
Ale ja też uważam, że umowy są częścią tej sprawy, bo wynikają z decyzji, którą wydaliśmy. Nie wyobrażam sobie ich nigdzie zakwalifikować.

A na pytanie odnośnie wykazów akt nie odpowiem niestety, pracuję od listopada 2022 r. i wszystko jest dla mnie nowe , ale z chęcią poznam opinię innych
Jest ktoś tu jeszcze kto pracuje w PIW-ach ? 

[Kadrowa]

Mam jeszcze do Was pytanie odnośnie Jrwa. Mamy zatwierdzony przez AP wzór i teraz dowiedziałam się, że w jednostce sami rozszerzają sobie podkategorię, a mianowicie mamy kategorię 5201 " Nadzór nad chorobami zakaźnymi zwierząt podlegającymi obowiązkowi zwalczania oraz ich zwalczanie", a  jednostce rozszerzyli to sobie na 5201.1. EBB,BB,TBC, 5201.2 HPAI oczywiście bez zgody AP na to, bo ktoś im powiedział, że tylko te główne muszą uzgadniać, a poboczne mogą sami sobie rozszerzać.
Wg mnie to wszystko powinno być uzgodnione z AP, nawet te podkategorie.
Jak Wy to oceniacie ?

[Rovan]

Wszelkie zmiany w normatywach kancelaryjno-archiwalnych wymagają akceptacji AP.
Abstrahując od trybu wprowadzania zmian w JRWA, przedstawione przez Ciebie "rozszerzenie" klasy 5201 jest technicznie nieprawidłowe.

Chcąc rozbudować dana klasę wykazu akt wydzielamy z niej w kolejnym rzędzie maksymalnie 10 klas.
Np klasę 5201 można rozbić na klasy 52010, 52011,52012 itd. aż do 52019.

Czym innym jest natomiast wydzielenie podteczek w ramach teczki rzeczowej (wydzielenie grupy spraw) stosowane wówczas gdy chcemy rozbić dana klasę końcową na węższe zagadnienia bez modyfikowania wykazu akt.
Wówczas podteczkę rejestruje się na spisie spraw teczki rzeczowej, a dla wydzielonych w ten sposób spraw prowadzi odrębny spis w podteczce.
Znaki spraw w podteczce otrzymują dodatkowy element - nr pozycji, pod którą zarejestrowano podteczkę na spisie spraw teczki rzeczowej (umieszczany po symbolu klasyfikacyjnym).

Natomiast to, co przedstawiłaś:

5201 " Nadzór nad chorobami zakaźnymi zwierząt podlegającymi obowiązkowi zwalczania oraz ich zwalczanie", a  jednostce rozszerzyli to sobie na 5201.1. EBB,BB,TBC, 5201.2 HPAI

to jakieś pomieszanie z poplątaniem.

[muniekdm]

Wydaje mi się, że mamy tutaj przypadek wydzielania podteczki. Pracownicy mogą rozszerzać daną klasę poprzez dodawanie tzw. podteczek. (5201.1, 5201.2 etc.). Nie trzeba tego uzgadniać z AP, ale powinno się to uzgodnić przynajmniej z archiwum zakładowym. Powinno się to robić przy tworzeniu wyciągów z JRWA dla poszczególnych komórek organizacyjnych.

[Rovan]

Też mi się wydaje, ze była to próba wydzielenia podteczek. Tyle że wnioskując z opisu, nie do końca prawidłowa (co robią te symbole literowe po oznaczeniu podteczki)
Nie widzę powodu, aby podteczki uzgadniać z AZ, ale należy je poprawnie rejestrować na spisie spraw teczki-matki, jak również dla każdej podteczki prowadzić poprawny spis spraw i nadawać sprawom w niej zgromadzonym właściwe znaki.

[Kadrowa]

Dziękuję Wam serdecznie za odpowiedzi !
Rovan, w znaku nie ma tych liter, napisałam je, bo tak nazywa się hasło kwalifikacyjne z jrwa.

A znak spraw wygląda następująco, np. PIW-ZZ.5201.3.1.352.2023.
I tak się zastanawiałam czy to właśnie podteczki nie są
Jak postępować z tymi podteczkami ? Należy wtedy napisać główne hasło kwalifikacyjne na opisie teczki i w informacjach dodatkowych czego to dotyczy ?
Czy wszystkie podteczki należy wpisywać do spisu zdawczo-odbiorczego czy tą główną tylko ? 

U nas będzie działać składnica akt, dopiero wtedy kiedy ją zrobię i ogarnę majdan dokumentów na strychu, czyli za jakieś 10 lat, bo dokumenty są do uporządkowania od 2004 r. a większość nie jest nawet w segregatorach tylko luzem   

[Rovan]

Ok, ale wciąż coś tu jest nie tak.
Przeanalizujmy ten znak, bo wydaje się za długi, nawet jak na znak sprawy w podteczce:
PIW-ZZ - symbol komórki
5201 - symbol klasyfikacyjny
3 - "nr podteczki" (pozycja, pod którą podteczka została zarejestrowana na spisie spraw teczki 5201)
1 - nr sprawy na spisie spraw w podteczce
2023 - rok wszczęcia sprawy (rocznik teczki i podteczki)

natomiast skąd tam się wzięło to 352??

Czy w ogóle dla tej dokumentacji były prowadzone prawidłowe spisy spraw (w teczce rzeczowej i w jej podteczkach)?

Podteczka służy wydzieleniu węższego zakresu tematycznego z hasła teczki rzeczowej.
W opisie podteczki stosujemy hasło klasyfikacyjne teczki-matki, uzupełnione o opis podteczki.

Czy wszystkie podteczki należy wpisywać do spisu zdawczo-odbiorczego czy tą główną tylko ?

Nie wiem, co rozumiesz przez "główną podteczkę"?
Każdą podteczkę wyodrębnioną w ramach danej teczki rzeczowej rejestrujemy na jej spisie spraw, a następnie dla każdej z tak zarejestrowanych ppodteczek prowadzimy odrębne spisy spraw w podteczce.
Podteczka nie jest samodzielnym bytem, a częścią teczki, z której została wydzielona (teczkę rzeczową i wszystkie jej podteczki archiwizujemy razem).
W załączniku wrzucam przykład rejestracji podteczki na spisie spraw teczki-matki, oraz przykład spisu spraw w podteczce

[Rovan]

Juz chyba rozumiem o co Ci chodziło w tym pytaniu:

Czy wszystkie podteczki należy wpisywać do spisu zdawczo-odbiorczego czy tą główną tylko ?"

Na spisie z/o ujmujemy na odrębnych pozycjach zarówno teczkę-matkę, jak i wszystkie jej podteczki.

Czasem trzeba dwa razy przeczytać, zeby zrozumieć

[Kadrowa]

Jak spojrzałam na ten znak sprawy to właśnie też się zdziwiłam, że jest za długi i stawiałam na to, że to 352 to numer kolejnej sprawy, ale co oznacza to 3.1 to nie mam zielonego pojęcia 
Zapytam u źródła i dam znać, bo sama jestem ciekawa co to oznacza:)

Rovan dokładnie o to mi chodziło, czy wszystkie teczki ujmować na spisie

Bo spis zdawczo-odbiorczy robi się jeden na rok dla jednej komórki organizacyjnej i należy do niego wpisywać teczki ułożone numeracyjnie wg symboli klasyfikacyjnych prawda ? 

[Rovan]

Spisy robi się dla komórki organizacyjnej (powinien je sporządzić pracownik tej komórki), osobno dla różnych rodzajów dokumentacji oraz odrębnie dla kat. A i B.
Na spisie powinny znajdować się teczki zakończone w tym samym roku, natomiast mogą one mieć różne daty założenia.
Stosujemy układ rzeczowy (narastający wg symboli klasyfikacyjnych), przy czym dopuszczalne są dwie jego odmiany:
- rzeczowo-chronologiczny (teczki układamy narastająco symbolami, a jeśli na spisie trafi się kilka teczek z tym samym symbolem, wówczas układamy je chronologicznie wg daty założenia)
- chronologiczno-rzeczowy (układamy teczki rocznikami założenia, a w granicach jednego rocznika narastająco symbolami).

Jak spojrzałam na ten znak sprawy to właśnie też się zdziwiłam, że jest za długi i stawiałam na to, że to 352 to numer kolejnej sprawy, ale co oznacza to 3.1 to nie mam zielonego pojęcia 
Zapytam u źródła i dam znać, bo sama jestem ciekawa co to oznacza:)

To powinno wynikać ze spisów spraw (w teczce rzeczowej i w podteczce).
Tylko, jak znam życie, to pewnie spisy nie były prowadzone