Wydanie oryginałów dokumentów

[UMarchiwum]

Wita. Czy może ktoś zna podstawę prawną o odmowie wydania oryginałów dokumentów z dokumentacji znajdującej się w archiwum. ZUS przesłał mi pismo z prośbą o wydanie oryginałów dokumentów potwierdzających okresy zatrudniania osoby.

[Aleksandra]

A ZUS przesłał podstawę prawną dla tego żądania? Wydaje mi się, że kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem powinna im wystarczyć..

[UMarchiwum]

Powołuje się na :Art.  122.  [Udzielenie pomocy organom rentowym]1. Organy administracji rządowej, samorządowej i pracodawcy są zobowiązane do udzielania organom rentowym pomocy i informacji w sprawach świadczeń przewidzianych w ustawie.
2. Podmioty, o których mowa w ust. 1, są zobowiązane - na wniosek osób zainteresowanych lub organu rentowego - do nieodpłatnego poświadczania własnoręczności lub autentyczności podpisów na oświadczeniach (deklaracjach) i formularzach rentowych wymaganych do uzyskania lub pobierania rent z instytucji zagranicznych."

Moim zdaniem to nie jest podstawa do żądania wydania oryginałów bo wprost jest zapisane o nieodpłatnym poświadczeniu własnoręczności podpisów. Dlatego zastanawiam się czy ze strony naszych przepisów gdzieś jest mowa o braku możliwości wydania oryginałów.

[Aleksandra]

Osobiście nie kojarzę żadnego zapisu w naszych przepisach archiwalnych, ale cytowany art. 122 mówi o tym, albo chociaż idzie w tym kierunku, o czym napisałam wyżej, czyli przesłaniu uwierzytelnionych kopii. Poświadczać własnoręczność podpisu?.. Jak ktoś od 20-stu lat nie pracuje?.. hmm..

[Jarek]

Powołuje się na :Art.  122.  [Udzielenie pomocy organom rentowym]1. Organy administracji rządowej, samorządowej i pracodawcy są zobowiązane do udzielania organom rentowym pomocy i informacji w sprawach świadczeń przewidzianych w ustawie.
2. Podmioty, o których mowa w ust. 1, są zobowiązane - na wniosek osób zainteresowanych lub organu rentowego - do nieodpłatnego poświadczania własnoręczności lub autentyczności podpisów na oświadczeniach (deklaracjach) i formularzach rentowych wymaganych do uzyskania lub pobierania rent z instytucji zagranicznych."

Moim zdaniem to nie jest podstawa do żądania wydania oryginałów bo wprost jest zapisane o nieodpłatnym poświadczeniu własnoręczności podpisów. Dlatego zastanawiam się czy ze strony naszych przepisów gdzieś jest mowa o braku możliwości wydania oryginałów.

Niepotrzebnie się przejmujesz. Oni niekoniecznie mają świadomość do kogo i o co się zwracają, a podstawę prawną mogą podawać na zasadzie kopiuj-wklej.
Dwie kwestie: 1. Chodzi o byłego pracownika urzędu czy o pracownika zlikwidowanej jednostki? 2. O jakie dokumenty chodzi? Świadectwo pracy? Rp-7?

Oni was nie traktują jak urząd, tylko jak pracodawcę. Pisząc o oryginałach mają zapewne na myśli takie dokumenty jakie pracodawca wydaje pracownikowi. Jeśli chodzi o pracownika urzędu to "oryginały dokumentów" tj. zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu czy duplikat świadectwa pracy wystawiają kadry. A jeśli chodzi o pracownika zlikwidowanej jednostki to, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe, działacie jak upoważniony przechowawca czyli wydajecie kopie. I tyle.

[UMarchiwum]

Dzięki za podpowiedź

[Rovan]

Tak na marginesie, zastanawiam się czy w tym przypadku będzie miał zastosowanie art. 22c UNZA - czyli czy udostępniana ZUS kopia dokumentacji powinna zostać uprzednio poddana anonimizacji danych osobowych (ewentualnie, czy należy z ZUS zawrzeć umowę wyłączającą dalsze przetwarzanie tych danych)?

[Jarek]

Nie wydaje mi się żeby miał. Podobnie jak we wszelkich podobnych przypadkach kiedy wydawanie kopii dokumentów, czy pozostałe formy udostępniania, wynikają z innych przepisów niż unza.
Zanonimizowana kopia stałaby się bezużyteczna dla organu rentowego. Taki organ nie będzie też zawierać umów na coś co wykonuje z mocy prawa.