Jak zaklasyfikować: KOMISJA ALKOHOLOWA i DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZA --> URZĘDY GMIN

[ewelina_907]

Witajcie
Jestem archiwistką w Urzędzie Gminy.

1. Komórka organizacyjna ma u siebie do przekazania do AZ dokumenty dotyczące DZIAŁALNOŚCI GOSPDOARCZEJ (tzn. wnioski o założenie/wygaśnięcie działalności gospodarczej) są to dokumenty od roku 1990. Jak zaklasyfikować?

2. Mają równiez dokumenty z KOMISJI ALKOHOLOWEJ (zezwolenia na sprzedaz alkoholu). Są to dokumenty od roku 2016 czyli najświezsze. Czy tu będzie wg nowego JRWA numerek 7340 kat B3?

Z góry dziekuję za  poomoc. 

[Rovan]

1. Klasyfikacja zgodnie z JRWA obowiązującym w momencie zakładania dokumentacji:
- do końca lat 90-tych będzie to JRWA dla urzędów terenowych organów rządowej administracji ogólnej ustalony Zarządzeniem Nr 32 Ministra-Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1990 r., a konkretnie klasy 6420, 6421. (w załączniku)
- dla dokumentacji z lat 2000-2010 będzie to JRWA wprowadzony Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych - klasy 6430, 6431. --> https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19991121319/O/D19991319_03.pdf
- dla dokumentacji od 2011 r. - aktualny JRWA (z 2011 r.), klasy końcowe z zakresu klas 733 i 734

2. Zezwolenia na sprzedaż alkoholu w aktualnym JRWA dla gmin to klasa 7340

[Leksandra]

1. Komórka organizacyjna ma u siebie do przekazania do AZ dokumenty dotyczące DZIAŁALNOŚCI GOSPDOARCZEJ (tzn. wnioski o założenie/wygaśnięcie działalności gospodarczej) są to dokumenty od roku 1990. Jak zaklasyfikować?

Z góry dziekuję za  poomoc.

Wydaje mi się, że nawet od 1989 roku, bo tak powstała poprzednia ewidencja działalności gospodarczej i te dokumenty, to nie są zezwolenia lecz decyzje o wpisie do rejestru działalności gosp oraz o wykreśleniu. U mnie ta dokumentacja wtedy nie miała nadawanego znaku z wykazu akt tylko znakiem sprawy jest nr kolejny w ewidencji działalności gosp (ciągły aż do 2011 roku), ale potraktowałam ją jako kat A - "sieć zakładów usługowych i przemysłowych"
Sugeruję wielką ostrożność w jej brakowaniu, bo z perspektywy czasu ma wielkie znaczenie historyczne (jak rozwijało się miasto) oprócz tego wciąż jest potrzebna ludziom do świadczeń emerytalnych.

[inka]

Nawet jeśli we wcześniejszych wykazach była kategoria niższa, to zgodnie z JRWA z 2011 r. obowiązuje podwyższenie kategorii archiwalnej i w tej sytuacji jest to kat. A.
Symbol 7330 z JRWA z 2011 r. wskazuje kategorię B10, ale w uwagach jest informacja, że wszystko co nie jest związane z obsługą centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej (CEIDG) ma kategorię A.  CEIDG powstało w 2011 r., więc cała dokumentacja dotycząca działalności gospodarczej do 2010 r. ma kat. A.

W moim urzędzie problem był też ze źle zakładanymi znakami spraw dla tej dokumentacji. Zbierano pod różnymi znakami całą dokumentację związaną z danym przedsiębiorcą, teczkę zamykała decyzja o zakończeniu działalności gospodarczej. I po tym znaku sprawy (decyzji kończącej działalność) wyszukiwano sprawy w archiwum zakładowym.
Na przykład teczka z decyzjami kończącymi działalność w roku 2007 r. zawierała dokumentację od roku 1994 lub nawet sprzed 1990. 

Po uzgodnieniu z archiwum państwowym zachowałam układ, jaki był nadany, jedynie rozdzieliłam sprawy przekładkami, żeby było czytelniej, gdyż trzymając się chronologii w ramach sprawy, znak pod którym założyłam sprawę był dopiero na ostatnim piśmie.
Dla pewności zawsze warto takie sprawy skonsultować ze swoim AP 
 

[Rovan]

Zbierano pod różnymi znakami całą dokumentację związaną z danym przedsiębiorcą

To mi wygląda na teczkę zbiorczą.
Przepisy wprawdzie nie wymagają aby tego typu dokumentację prowadzić w formie teczek zbiorczych, ale pomysł sam w sobie nie jest zły.
Pod warunkiem, ze byłby zrealizowany zgodnie z zasadami sztuki - Czyli każda sprawa, której akta trafiły do teczki zbiorczej powinna byc najpierw zarejestrowana we właściwej tematycznie teczce rzeczowej, a po przeniesieniu dokumentacji do teczki zbiorczej informacja o tym fakcie powinna zostać umieszczona na pierwotnym spisie spraw.
Po przeniesieniu akta zachowują dotychczasowe znaki spraw, zaś cała teczka zbiorcza otrzymuje najwyższą mozliwą kategorię archiwalną (czyli jeśli mamy w teczce np. sprawy o kat. B10 i kat. A, to całość otrzymuje kat. A), chyba że teczka zbiorcza ma własna klasę i kategorię w JRWA (ale w omawianym przypadku nie miała).