SPIS SPRAW - DLA JEDNEJ SPRAWY?

[Aleksandra]

Witam wszystkich, mam dylemat, czy jeżeli w teczce archiwizowana jest tylko jedna sprawa, to czy również powinien być sporządzony dla niej spis spraw?

[Rovan]

Oczywiście.
Po pierwsze spis powinno się zakładać już w chwili rejestracji pierwszej sprawy, zatem nie wiadomo z góry ile ostatecznie będzie liczył pozycji.
Po drugie, nawet jeśli spis (nieprawidłowo) jest tworzony dopiero przy archiwizacji*, gdzie wiadomo ze teczka zawiera akta tylko jednej sprawy, to wciąż jest to sprawa, zatem powinna być ujęta na spisie.

*Osobiście tworzenie spisów "post factum" uważam za zbędne, niezależnie od liczby spraw w teczce.

[Aleksandra]

*Osobiście tworzenie spisów "post factum" uważam za zbędne, niezależnie od liczby spraw w teczce.

Też jestem tego zdania. Jak łatwo zgadnąć, otrzymałam teczki, które nie mają spisów spraw, co gorsza jest to kat. A. Wygląda to tak, że mam x teczek, gdzie w jednej teczce jest jedna sprawa i w żadnej nie ma spisu spraw. Czy powinnam oddać teczki do poprawy i prosić o dołożenie tych spisów? (poleci cała paginacja) Czy tak jak napisałeś, teraz jest to już zbędne? Tylko co z wymogami IK? Czy AP przyjmie mi takie teczki? Niestety jeszcze nie mam doświadczenia w tym względzie, dlatego pytam

[Rovan]

Instrukcja kancelaryjna nakazuje rejestrować sprawy na spisie na bieżąco, zatem jeżeli spis nie był prowadzony na bieżąco to nie ma sensu go tworzyć po fakcie. Natomiast z mojego doświadczenia wynika, że podejście archiwów państwowych do tej kwestii różni się zależnie od AP (a nawet konkretnego archiwisty państwowego).
W tej sytuacji jedyne, co mogę doradzić to kontakt z AP pod które podlegasz.

[Aleksandra]

Dziękuję za odpowiedź