co będzie robił archiwista od dokumentu elektronicznego?

Wojciech Woźniak · Luty 09, 2006,

Witam
Jeszcze kilka myśli-wątpliwości. W dokumencie Technologie informatyczne w archiwach państwowych – strategia rozwoju (wersja nr 2 z 27 I 2005) jednym z celów jest:
"Gromadzenie dokumentów elektronicznych w bezpiecznym repozytorium i automatyczne ich indeksowanie przy jednoczesnej minimalizacji czynności potrzebnych do wykonania przez wykwalifikowanych archiwistów (podkreślenie WW)."
Zapowiada to ograniczenie tradycyjnych zajęć archiwistów - tj opracowania akt. Czy to oznacza, że odejdziemy od opracowywania akt? Indeksy i inwentarze będą generowane automatycznie, a co ze wstępami do inwentarzy? Zrezygnujemy z nich, czy też zostawimy kilku archiwistów do pisania wstępów przybliżających daną instytucję i zbiór jej akt? A może archiwiści skupią się na działalności edukacyjno-popularyzatorskiej (vide http://www.nationalarchives.gov.uk/)? A może zajmą się digitalizacją zbiorów analogowych? A wreszcie: co dalej z siecią archiwów? Zostaną tylko oddziały kontroli, oddziały udostepniania materiałów tradycyjnych i pracownie dygitalizacji? Wszak istnieć bedzie tylko jedno Archiwum Dokumentacji Elektronicznej.

Kajka · Grudzień 19, 2016,

X zjazd IFAR nastroił mnie sentymentalnie, dlatego pozwolę sobie odkurzyć kilka archiwalnych wątków. Zapraszam do lektury ;-)

Kajka · Maj 23, 2017,

Cytat: Wojciech Woźniak w Luty 09, 2006,
Witam
Jeszcze kilka myśli-wątpliwości. W dokumencie Technologie informatyczne w archiwach państwowych ? strategia rozwoju (wersja nr 2 z 27 I 2005) jednym z celów jest:
"Gromadzenie dokumentów elektronicznych w bezpiecznym repozytorium i automatyczne ich indeksowanie przy jednoczesnej minimalizacji czynności potrzebnych do wykonania przez wykwalifikowanych archiwistów (podkreślenie WW)."
Zapowiada to ograniczenie tradycyjnych zajęć archiwistów - tj opracowania akt. Czy to oznacza, że odejdziemy od opracowywania akt? Indeksy i inwentarze będą generowane automatycznie, a co ze wstępami do inwentarzy? Zrezygnujemy z nich, czy też zostawimy kilku archiwistów do pisania wstępów przybliżających daną instytucję i zbiór jej akt? A może archiwiści skupią się na działalności edukacyjno-popularyzatorskiej (vide http://www.nationalarchives.gov.uk/)? A może zajmą się digitalizacją zbiorów analogowych? A wreszcie: co dalej z siecią archiwów? Zostaną tylko oddziały kontroli, oddziały udostepniania materiałów tradycyjnych i pracownie dygitalizacji? Wszak istnieć bedzie tylko jedno Archiwum Dokumentacji Elektronicznej.

Patrząc z perspektywy archiwisty cyfrowego w archiwum zakładowym zgadzam się z Wojciechem Woźniakiem.
Uważam, że na poziomie AP nie będzie opracowywania dokumentacji cyfrowej

.
Na etapie archiwum zakładowego archiwista nie powinien modyfikować tytułów spraw i dokumentów. To referent klasyfikuje i kwalifikuje dokumentację poprzez przyporządkowanie do odpowiedniego numeru z JRWA. Rolą archiwisty jest jedynie zweryfikowanie kompletności i poprawności metadanych, jeśli na tym etapie dokumentacja zostanie opisana prawidłowo to na poziomie archiwisty w archiwum państwowym zostanie tylko techniczna czynność przejęcia dokumentacji na stan AP. Zdecydowanie większe znaczenie ma funkcja koordynatora czynności kancelaryjnych który powinien czuwać nad prawidłowością postępowania z dokumentacją w komórkach merytorycznych. Żeby nie było sytuacji, że np zapotrzebowanie na czajnik zarejestrowano jako kategorię A, a np własne akty normatywne jako realizację bieżącej współpracy B5 (przykłady z życia wzięte

)

Anna Sobczak · Czerwiec 04, 2017,

Dokładnie! Czyli nasza profesja zmienia się stopniowo pod wpływem technologii informatycznych. Tak wygląda, że bardziej zmierzamy w kierunku nadzoru i zarządzania informacją...

Czasów, w których będzie tylko jedno archiwum - to elektroniczne, jeszcze długo się raczej nie doczekamy. A opracowanie zostanie, przecież pewna część zasobu analogowego wymaga ponownego opisania. Myślę, że opracowanie będzie też potrzebne, aby wzbogacać opisy o indeksy, czy cokolwiek innego zostanie wymyślone w przyszłości np. opis na perspektywy procesu, w którym dokument brał udział przed przekazaniem do archiwum. Może opracowanie będzie się też bardziej rozwijać w kierunku ulepszania systemów wyszukiwawczych. Tworzenia kompleksowych i zaawansowanych systemów informacyjnych. Obecnie mechanizmy wyszukiwawcze są bardzo ograniczone. Pozostaje też zagadnienie semantyki i sztucznej inteligencji. Zatem jest przyszłość dla opracowania, choć będzie wymagała pewnych zmian i wytyczania nowych kierunków... Wyszukiwanie informacji jest kluczowe, a na razie kuleje w archiwach. Systemy wyszukiwawcze, z których użytkownicy i archiwiści korzystają nie dają dużo więcej możliwości do profilowania wyszukiwań niż stare systemy analogowe. Czasem odnoszę wrażenie, że prawie niczym się nie różnią od swoich poprzedników. Potencjał technologiczny jest olbrzymi, jednak wymaga bardzo szczegółowych i wysokiej jakości opisów.

Myślę, że digitalizacja jak najbardziej będzie rozwijana. Jednak możliwość i sens jej dalszego rozwijania w duże mierze będą uzależnione od opracowania i nowoczesnych systemów, które będą pozwalały na przeszukiwanie skanów na głębszym poziomie niż jednostka archiwalna.

Fajnie, że wątek został odnowiony!

Kajka · Lipiec 12, 2017,

Po to właśnie wymyślono instytucję koordynatora czynności kancelaryjnych, żeby kontrolę jakości w zakresie postępowania z dokumentacją prowadzić już na etapie wytwarzania dokumentacji i prowadzenia spraw.

Warto poczytać co na temat tego jak powinien wyglądać nadzór nad zarządzaniem dokumentacją i jej archiwizacja w realiach systemów klasy EZD
wyślą osoby które na dokumentacji elektronicznej zęby zjadły. Szacun dla kolegów Jarka i Pawła za bardzo merytoryczne artykuły na blogu

Kajka · Lipiec 12, 2017,

No ale dopóki poziom wdrożenia EZD w archiwach państwowych będzie wyglądał tak
http://o-archiwum.pl/wdrozenie-systemu-ezd-puw-w-archiwach-panstwowych-mapa/

to równie dobrze możemy sobie podyskutować o tym jak wygląda biały jednorożec

Jarek · Lipiec 12, 2017,

Cytat: Kajka w Lipiec 12, 2017,
Warto poczytać co na temat tego jak powinien wyglądać nadzór nad zarządzaniem dokumentacją i jej archiwizacja w realiach systemów klasy EZD
myślą osoby które na dokumentacji elektronicznej zęby zjadły. Szacun dla kolegów Jarka i Pawła za bardzo merytoryczne artykuły na blogu

http://o-archiwum.pl/nadzor-ogolny-nad-stosowaniem-instrukcji-kancelaryjnej-a-koordynator-czynnosci-kancelaryjnych/
http://o-archiwum.pl/raporty-w-systemie-ezd-jako-narzedzia-weryfikacji-koordynatora-czynnosci-kancelaryjnych-i-archiwisty/
http://o-archiwum.pl/weryfikacja-w-ezd-przez-raporty-cz-1-jak-przygotowac-dane/
http://o-archiwum.pl/weryfikacja-w-ezd-przez-raporty-cz-2-tytuly-spraw-bledy-krytyczne/
Polecam też lekturę:
http://o-archiwum.pl/archiwizacja-w-systemie-ezd/
http://o-archiwum.pl/reorganizacja-w-urzedzie-a-archiwizacja/
http://o-archiwum.pl/kompletnosc-rocznika-spraw/
http://o-archiwum.pl/sklady-chronologiczne-kto-kiedy-gdzie-podstawowe-zagadnienia/

Pochwały należą się przede wszystkim Pawłowi, nieśmiało zwracam uwagę że wśród powyższych linków tekst nie napisany przez Pawła jest raptem jeden

. Paweł prowadzi ten blog, cierpliwie i systematycznie zapełnia go nowymi tekstami.
W innym wątku i kontekście Hania pytała czy ktoś prowadzi badania związane ze współczesną kancelarią i stosowaniem EZD. Otóż Paweł prowadzi takie badania - rzetelne i rzeczywiste bo oparte na konkretnych danych i statystykach. Wnioski z tych badań też są bardzo konkretne. Obawiam się, że nikt oprócz Pawła takich badań nie robi.
Uprasza się więc wszystkie archiwa, urzędy, w tym także Naczelną Dyrekcję, o przyjazne potraktowanie wniosków Pawła o udzielenie informacji

Paweł z ... · Lipiec 13, 2017,

Cytat: Kajka w Lipiec 12, 2017,
Po to właśnie wymyślono instytucję koordynatora czynności kancelaryjnych, żeby kontrolę jakości w zakresie postępowania z dokumentacją prowadzić już na etapie wytwarzania dokumentacji i prowadzenia spraw.

Warto poczytać co na temat tego jak powinien wyglądać nadzór nad zarządzaniem dokumentacją i jej archiwizacja w realiach systemów klasy EZD
wyślą osoby które na dokumentacji elektronicznej zęby zjadły. Szacun dla kolegów Jarka i Pawła za bardzo merytoryczne artykuły na blogu

Dziękuję miło słyszeć, że ta pisanina jest dla kogoś sensowna.

Jarek co prawda nie pisze już ale mimo tego udział w blogu ma duży bo sporo wpisów powstało po dyskusjach z nim.

sirsilis · Lipiec 13, 2017,

też czytam i też mam dla Was szacun

krzysiekp · Styczeń 08, 2023,

Uważam, ze racje ma Anonymous. Archiwiści powinni stawiać się jako grupa zawodowa, która nie może zostać zlikwidowana pod presja rozwoju technologicznego. Proszę się zatem zając lekarzami, budowlańcami, prawnikami i innym zawodami bo dokumenty mogą być przetwarzane w formie elektronicznej.

Aktualności:

co będzie robił archiwista od dokumentu elektronicznego?