pisma wewnętrzne

[Danutka]

Witam,
mam pytanie odnośnie pism wewnętrznych. Chciałam się upewnić czy dobrze myślę, albo wyprowadzicie mnie z błędu 
W sytuacji, gdy np. komórka finansowa wysyła pismo do kierowników referatów o terminie złożenia sprawozdania finansowego, a z kolei kierownicy referatów rozsyłają kopie takiego pisma do swoich pracowników, żeby przygotowali sprawozdanie, to jak z takim pismem powinni postąpić pracownicy, kierownicy? Potraktować go jako kat. Bc? Dać np. do teczki sprawozdania finansowe ze swoim znakiem  komórki, tylko teczka będzie miała kat. Bc? Bo generalnie pismo ma znak komórki finansowej, która je wytworzyła i rozesłała i ta komórka będzie odpowiedzialna merytorycznie za zgromadzenie sprawozdań z poszczególnych referatów. Czy jednak powinni je normalnie zarejestrować w jakiś swoich teczkach?

Sprawozdania finansowe są tylko przykładem. Bo taka sytuacja może dotyczyć różnych spraw. Np. rozesłanie na do pracowników wytycznych dot. postępowania w jakieś sytuacji kryzysowej, albo rozesłanie jakiś wewnętrznych procedur, regulacji do wiadomości i stosowania przez pracowników. I co oni maja zrobić  z takimi pismami, meilami?

[Danutka]

I jeszcze pytanie odnośnie np. ofert handlowych niezamawianych, ofert szkoleń, usług, które trafiają do pracownika. Jeśli oferta  jest związana z naszym zakresem obowiązków to pół biedy, bo można taką ofertę umieścić w teczce dot. tematyki czego ona dotyczy, tylko potraktować ją jako akta nietworzące sprawy i nie nadawać jej znaku sprawy. Ale co z ofertami które czasem trafiają na naszą skrzynkę meilową, ale w ogóle nie dotyczą tego czym się zajmujemy?

[Rovan]

W sytuacji, gdy np. komórka finansowa wysyła pismo do kierowników referatów o terminie złożenia sprawozdania finansowego, a z kolei kierownicy referatów rozsyłają kopie takiego pisma do swoich pracowników, żeby przygotowali sprawozdanie, to jak z takim pismem powinni postąpić pracownicy, kierownicy?

Egzemplarz bazowy pozostaje w aktach sprawy w komórce finansowej (rozsyłającej). Egzemplarze rozesłane do pozostałych komórek stanowią dokumentację nietworzącą akt sprawy o kat. BC.

Ale co z ofertami które czasem trafiają na naszą skrzynkę meilową, ale w ogóle nie dotyczą tego czym się zajmujemy?

Jeśli faktycznie nie są związane z działalnością waszego podmiotu, wówczas stanowią tzw. nieewidencjonowane dokumenty elektroniczne w rozumieniu Rozporządzenia MSWiA w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi z 30.10.2006 r. (par. 2 ust. 1 i par. 3).
Nie trzeba ich drukować, ani w żaden sposób archiwizować. Można je po prostu usunąć "w sposób przyjęty w danym podmiocie" - bez zgody AP.

[Danutka]

Dziękuję za wyjaśnienie:)