Prowadzenie teczek zamówień publicznych + kat. BC

[rally92]

Dzień dobry,
jestem po szkoleniu omawiającym praktykę archiwizowania dokumentacji w urzędzie miasta i podległych placówkach, w trakcie którego pojawiły się dwie wątpliwości (mam nadzieję, że tutaj uzyskam kompletną odpowiedź), mianowicie:
1) dokumentacja zamówień publicznych - na szkoleniu powiedziano, że spis zdawczo-odbiorczy może zawierać wyłącznie jeden wiersz z danym symbolem klasyfikacyjnym JRWA. Do tej pory stosowałam formę pakowania każdego postępowania zamówień publicznych w osobną teczkę - wygodna forma, objętościowo teczka dochodziła do 5 cm objętości oraz łatwiej było odnaleźć dane postępowanie w archiwum. Posiadamy również zapis w Instrukcji kancelaryjnej, który mówi: "Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy". Tak więc spis posiadał np. 32 pozycje z symbolem 261 "Dokumentacja zamówień publicznych" (każda z teczek to inne postępowanie).
Pani szkoląca stwierdziła, że jest to nieprawidłowa forma i przychyla się bardziej ku tworzeniu spisu zdawczo-odbiorczego z jedną pozycją 261 i 32 tomami (i tutaj każde postępowanie może stanowić osobny tom). Czy taka forma jest u Was stosowana?
2) kat. BC - do tej pory pracownicy, którzy przechowywali dokumenty kat. BC (np. drugie egzemplarze, egzemplarze a/a, ksera itp.) podporządkowywali dane dokumenty do odpowiedniego symbolu z JRWA, zakładali teczkę dla danego rodzaju dokumentacji, od razu nadawali na spisie oznakowanie BC i prowadzili spis spraw, w którym odnotowywali, że dane pismo to wynik współpracy z inną komórką lub jest to drugi egzemplarz w danej sprawie (nie jestem pewna czy spis spraw powinien być prowadzony w teczce BC, czy nie należy po prostu "wrzucić" pism do odpowiednio oznakowanych teczek).
Na szkoleniu było powiedziane, że kat. BC nie powinna być prowadzona - pracownicy powinni unikać przechowywania niepotrzebnych egzemplarzy... i na tym się zakończyła wypowiedź. W teorii może to brzmi logicznie, jednak praktyka często pokazuje, że pracownicy dla własnego bezpieczeństwa przechowują egzemplarze (choćby niepotrzebne) dla potwierdzenia swojej pracy. Czy sposób wskazany przeze mnie jest prawidłowy i, pomimo wypowiedzi szkoleniowca, może być stosowany dalej?

Pozdrawiam i dziękuję 

[Czarny1986]

Witam,
Podpowiem na pkt 1 - zgadza się jest taki zapis ale on dotyczy sytuacji kiedy mamy w ciągu roku jedną sprawę w ramach danej klasy rzeczowej. Natomiast tutaj mamy 32 sprawy, które powinny znaleźć się w jednym spisie spraw, a jeżeli są one faktycznie grube to należy podzielić je na 32 tomy, które znajdą się później w jednym wierszu spisu zdawczo-odbiorczego. Natomiast, jeżeli z tej samej komórki będzie dokumentacja kat. B o takim samym lub podobnym okresie przechowywania to śmiało może znaleźć się na tym samym spisie ale nie jest to konieczne.
pozdrawiam

[Rovan]

na szkoleniu powiedziano, że spis zdawczo-odbiorczy może zawierać wyłącznie jeden wiersz z danym symbolem klasyfikacyjnym JRWA

Nie ma takich ograniczeń.

spis posiadał np. 32 pozycje z symbolem 261 "Dokumentacja zamówień publicznych" (każda z teczek to inne postępowanie)

Taki zapis będzie prawidłowy, pod warunkiem, że:
- w kolumnie "znak teczki/oznaczenie kancelaryjne" podany będzie cały znak sprawy (skoro każda z tych pozycji obejmuje akta tylko jednej sprawy)
- tytuły każdej z tych 32 teczek poza hasłem zawierały również informację o konkretny postępowaniu, np "Dokumentacja zamówień publicznych - Przetarg na remont instalacji CO".

Pani szkoląca stwierdziła, że jest to nieprawidłowa forma i przychyla się bardziej ku tworzeniu spisu zdawczo-odbiorczego z jedną pozycją 261 i 32 tomami (i tutaj każde postępowanie może stanowić osobny tom)

Formalnie rzecz biorąc jeśli te 32 postępowania zostały wszczęte w tym samym roku to stanowią jedną teczkę rzeczową (zostały zarejestrowane na jednym spisie spraw) i w związku z tym można je zarejestrować jako jedną, wielotomową pozycję - ale wcale nie trzeba.
Należy pamiętać, że pozycją na spisie z/o nie musi być teczka rzeczowa - z reguły jest, ale mogą się zdarzać odstępstwa od tej reguły. W omawianym przypadku takie odstępstwo jest jak najbardziej zasadne - pozwala bowiem opisać każde postępowanie nie tylko ogólnym hasłem klasyfikacyjnym, ale również podać w tytule teczki informacje dot. tego konkretnego postępowania.

W drugiej sprawie:

Co do zasady każda sprawa ma być rejestrowana i prowadzona w jednej komórce organizacyjnej (merytorycznie właściwej dla danej sprawy). Ewentualne komórki współpracujące z komórka merytoryczną przy załatwianiu danej sprawy nie powinny rejestrować w ramach tej współpracy własnych spraw, ani gromadzić własnego egzemplarza dokumentacji.
Dokumenty, które wytworzą powinny być opatrywane znakiem sprawy nadanym przez komórki merytoryczną i przekazywane do komórki merytorycznej.

Przy czym w systemie tradycyjnym (w drodze wyjątku) dopuszcza się sytuację, w której komórka współpracująca zarejestruje własna sprawę i będzie gromadziła własny egzemplarz akt tej sprawy - wówczas ten drugi egzemplarz wytworzony w komórce współpracującej otrzyma kat. BC

Tak na marginesie - ta kwestia powinna być opisana w waszej instrukcji kancelaryjnej.

[Rovan]

Witam,
jest taki zapis ale on dotyczy sytuacji kiedy mamy w ciągu roku jedną sprawę w ramach danej klasy rzeczowej.

Bynajmniej - nie ma takiego ograniczenia. Założenie teczki aktowej dla akt jednej sprawy może mieć różne przyczyny i być stosowane w różnych sytuacjach.
Teczka aktowa i teczka rzeczowa to nie są tożsame pojęcia.

[EwelinaP]

W naszym urzędzie także stosujemy taką praktykę, że dla każdego zamówienia publicznego mamy osobną teczkę. Na spisie zd-odb. wpisujemy znak teczki łącznie z kolejnym nr sprawy (np. ZP.272.2), a do tytułu dodajemy w nawiasie kwadratowym przedmiot zamówienia. Znacznie ułatwia to dostęp do zasobu. Podobnie robimy z pozwoleniami na budowę. Zgodnie z tym, co mówiła Wam pani szkoląca, powinniśmy mieć na spisie 1 pozycję i około 1000 tomów. Nawet w przypadku faktur, gdzie mamy je wpisane jako dowody księgowe, każdy tom wpisujemy osobno, a w nawiasach kwadratowych dodajemy pozycje rejestru od-do. Uważam, że oba sposoby są poprawne, należy zastosować ten, który jest dla nas bardziej praktyczny.
Odnośnie drugich egzemplarzy w przypadku współpracy przy prowadzeniu sprawy, to oczywiście także jestem za tym, by ograniczać produkcję papieru, ale niestety znam przywiązanie ludzi do niego. Zawsze w przypadku, kiedy pracownik zostawia sobie swoje egzemplarze, wymagam, by przekazywał mi do archiwum teczkę o kategorii Bc i uszczegółowieniem, że są to dokumenty na użytek wydziału, kopie, drugie egzemplarze, czy jak to tam jeszcze można nazwać. Dużo osób dało się jednak przekonać, by po zakończeniu postępowania przekazywać oryginały do komórki merytorycznej i nie przechowywać kopii.