Odwołania od decyzji - znaki spraw

[Użytkownik]

Dzień dobry, mam następujący dylemat.

Na Uczelni studenci składają wnioski na studia (wszystkie dokumenty przechowywane są w teczce studenta), a decyzja otrzymuje znak sprawy Dziekana.

Kiedy student się odwołuje od tej decyzji sprawa zostaje przekierowana do Prorektora, który po rozpatrzeniu odsyła decyzję ale ze swoim znakiem sprawy. Jeden egzemplarz otrzymuje student, drugi przekazywany jest do akt studenta, natomiast trzeci zostaje u Prorektora.

Będę wdzięczna za podpowiedź czy takie działanie jest prawidłowe ? Czy pisma, które pozostały u Prorektora będą miały kategorię Bc ?  Może ktoś również pracuje na Uczelni i podpowie jak to u niego wygląda ?

[Rovan]

Odwołanie od decyzji nie wszczyna nowej sprawy - jest to kontynuacja tej samej sprawy, w której wydano przedmiotową decyzję.
W momencie odwołania dochodzi jedynie do wznowienia sprawy. Zatem co do zasady powinna być ona kontynuowana przez tę samą komórkę, która pierwotnie ją prowadziła (Dziekan), chyba, że przy okazji wznowienia sprawy zmianie uległa właściwość komórki merytorycznej.
Dyskutowaliśmy o tym w poniższych wątkach:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,4013.msg27154.html#msg27154
http://www.ifar.pl/index.php/topic,4151.msg27921.html#msg27921

Innymi słowy, jeśli zgodnie z obowiązującą na Uczelni procedurą sprawy wniosków o przyjęcie na studia prowadzi Biuro Dziekan, a odwołania w tych sprawach Biuro Prorektora, to sprawa zostanie wznowiona w Biurze Prorektora, mimo że pierwotnie prowadził.o ja Biuro Dziekana.
Po prostu w tym przypadku wznowienie sprawy będzie się jednocześnie wiązało ze zmiana komórki merytorycznej.

Co do kategorii archiwalnej - egzemplarz, który trafi do akt studenta otrzyma kategorię właściwa dla akt studenta (to typowa teczka zbiorcza), zaś egzemplarz w Biurze Prorektora otrzyma kategorię  właściwą dla klasy rzeczowej, w której tematycznie mieści się ta dokumentacja (czyli z zakresu rekrutacji).

[Użytkownik]

Bardzo dziękuję za odpowiedź. Czyli przy wznowieniu sprawy, jeśli zmianie ulegnie jednostka merytoryczna - Biuro Prorektora to nada swój numer sprawy, z którym wyśle decyzję od odwołania ? Jeśli oba hasła (rekrutacja i teczki akt studentów) mają tą samą kat. archiwalną. Obie jednostki trzymają tyle samo "ten sam dokument" ?

I jeszcze jedna sprawa Czy w przypadku wznowienia sprawy przez Biuro Prorektora mogliby oni wydać decyzje do odwołania bez zmiany znaku sprawy, która zostanie przez Prorektora podpisana i odłożyć jeden egzemplarz tylko w aktach studenta ? Bez ich dublowania ?

Zastanawiam się jak "produkować" mniej tych samych dokumentów, trzymanych w różnych jednostkach ten sam okres czasu.

[Rovan]

Czyli przy wznowieniu sprawy, jeśli zmianie ulegnie jednostka merytoryczna - Biuro Prorektora to nada swój numer sprawy, z którym wyśle decyzję od odwołania ?

Tak, z uwagi na zmianę komórki merytorycznej dojdzie do przerejestrowania sprawy w Biurze Prorektora (zresztą nawet gdyby do wznowienia doszło bez zmiany komórki, znak sprawy i tak uległby zmianie).
Należy przy tym pamiętać, że w omawianej sytuacji Biuro Prorektora przejmuje całość akt sprawy z Biura Dziekana - dokumentacja musi być kompletna w komórce, która przejęła prowadzenie sprawy.

Jeśli oba hasła (rekrutacja i teczki akt studentów) mają tą samą kat. archiwalną. Obie jednostki trzymają tyle samo "ten sam dokument" ?

Nie do końca. Okres przechowywania będzie taki sam, ale moment rozpoczęcia jego biegu może być inny.
Teczka rzeczowa dot. rekrutacji zostanie zakończona wraz z zakończeniem wszystkich spraw w niej wszczętych i jej okres przechowywania będzie biegł od 1 stycznia następnego roku, podczas gdy okres przechowywania akt studenta rozpocznie się dopiero gdy ten student zakończy naukę.

Zastanawiam się jak "produkować" mniej tych samych dokumentów, trzymanych w różnych jednostkach ten sam okres czasu.

Na początek może zamiast 3 egzemplarzy wytwarzać tylko dwa - jeden dla studenta, drugi dla Uczelni - ad acta.
Egzemplarz ad acta do czasu zakończenia sprawy pozostaje w teczce rzeczowej właściwej dla rekrutacji (w Biurze Prorektora), zaś po zakończeniu sprawy zostaje przeniesiony do akt studenta.
W teczce rzeczowej (w Biurze Prorektora) pozostaje tylko adnotacja na spisie spraw, informująca ze dokumentacje przeniesiono do teczki studenta.