dokumentacja zamówień publicznych w wersji cyfrowej

[Danutka]

Bardzo proszę o pomoc, bo zastanawiam się, jak ugryźć temat.
Jak wygląda przekazanie do archiwum dokumentacji zamówień publicznych, która jest prowadzona elektronicznie? Czy w takiej sytuacji powinna zostać ona zgrana na nośnik elektroniczny z tej platformy do prowadzenia zamówień publicznych i przekazany ten nośnik do składu nośników elektronicznych? Jednostka prowadzi dokumentację w systemie tradycyjnym. System EZD jest tylko wspomagającym, nie jest w pełni prowadzony.
Czy jest konieczność wydruku całości akt ?
Jak od strony praktycznej to ma wyglądać od strony archiwizacji?

[Rovan]

Wprawdzie co do zasady w systemie tradycyjnym dokumenty elektroniczne podlegają drukowaniu, ale dotyczy to przede wszystkim sytuacji gdy dokumentacja jest prowadzona w komórkach w postaci tradycyjnych (papierowych) akt spraw. Wówczas pojawiające się w tych sprawach dokumenty elektroniczne należy wydrukować, a wydruki włączyć do papierowych akt sprawy (na bieżąco - w trakcie jej realizacji).

Natomiast w omawianym przypadku mamy do czynienia z aktami spraw prowadzonych elektronicznie w systemie dedykowanym (platforma do e-zamówień publicznych). Powinny być one zatem archiwizowane w tej samej (elektronicznej) postaci.
W sytuacji gdy jednostka pracuje w systemie tradycyjnym i nie ma możliwości zarchiwizowania tej dokumentacji w systemie EZD, najwłaściwszym będzie zarchiwizowanie jej na informatycznych nośnikach danych - z zachowaniem standardowej procedury postępowania z nośnikami, tj:
- niezwłocznie po zakończeniu spraw zapisać ich akta na informatycznych nośnikach danych, a nośniki przekazać do składu nośników,
- po 2 latach kalendarzowych nośniki ze składu przekazać do archiwum zakładowego na odrębnym spisie zdawczo-odbiorczym IND, gdzie każdy nośnik stanowi odrębną pozycję spisu i jednostkę archiwalną

[Leksandra]

Dzień dobry. Ja się wciąż biję z myślami czy na podstawie §1 ust.5 oraz 6 pkt 1 rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej z 2011 roku, nie zgłosić do archiwum państwowego wyjątku od funkcjonującego systemu tradycyjnego  i  sprawy o znaku 271- dokumentacja zamówień publicznych zadeklarować jako prowadzone w systemie EZD? ale to będzie już nieodwracalne.
 
Z kolei niepokoi mnie fakt, że dokumentacja dot. projektów unijnych będzie w części w systemie tradycyjnym, a w części zamówień publicznych w systemie EZD - tak chyba nie może być?

[Rovan]

Wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych nie wymagają zgłaszania do AP, ani też nie są nieodwracalne.
Wprowadza się je zwykłym zarządzeniem kierownika jednostki i w tym samym trybie mogą być zmieniane czy likwidowane.

niepokoi mnie fakt, że dokumentacja dot. projektów unijnych będzie w części w systemie tradycyjnym, a w części zamówień publicznych w systemie EZD - tak chyba nie może być?

Żaden przepis tego nie zabrania.

[Leksandra]

Ufffff - bardzo dziękuję Rovan czyli cała akcja zgłaszania sposobu prowadzenia dokumentacji  miała zapewne na celu rozpoznanie sytuacji , ale był tam  zapis, że zgłoszenie EZD jest na wieki wieków, i pamiętam, że bardzo się tego wystraszyłam  a wracając do ustawy o zamówieniach publicznych, mam jeszcze jedną wątpliwość: art. 78 mówi o przechowywaniu dokumentacji przez 4 lata, czy to przypadkiem nie jest jakiś "twardy termin" ze względu na jakieś inne dane ? bo nasze rozporządzenie ma ciut dłuższy ten okres,

[Rovan]

był tam  zapis, że zgłoszenie EZD jest na wieki wieków

Tylko wskazanie systemu EZD jako podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w danym podmiocie jest nieodwracalne.
Natomiast nawet wówczas można dość swobodnie kształtować listę wyjątków.

art. 78 mówi o przechowywaniu dokumentacji przez 4 lata, czy to przypadkiem nie jest jakiś "twardy termin" ze względu na jakieś inne dane ? bo nasze rozporządzenie ma ciut dłuższy ten okres

PZP określa minimalne wymagane okresy przechowywania.
Archiwa Państwowe mają prawo wskazywania dłuższych okresów - w przypadku JRWA z 2011 wskazano 5 lat przechowywania dla dokumentacji zamówień publicznych oraz 10 lat dla umów zawartych w wyniku udzielenia zamówienia i te okresy obowiązują.

[Aleksandra]

Z systemami dedykowanymi w ogóle jest problem... bo one są, funkcjonują (czy to zamówienia publiczne, czy jakieś księgowe, kadrowe itp.) ale ze świecą szukać takich, które są zintegrowane z EZD, bądź same w sobie spełniają wymogi systemu klasy EZD, a skoro nie - to mamy problem, bo w takim razie powinno się wytwarzane tam dokumenty albo drukować do teczek aktowych (o ile dana klasa JRWA jest prowadzona papierowo) albo dwutorowo prowadzić taką sprawę w EZD (!) Mało tego, jeżeli nawet wydrukujemy te dokumenty, zakładając, że prowadzimy daną dokumentacje papierowo, to co z tymi oryginalnymi/naturalnymi dokumentami elektronicznymi? Bo szczerze? na szkoleniach słyszę wciąż - one są nieważne, jak sprawa prowadzona papierowo, to interesuje nas tylko papier... Serio? według mnie w tym wypadku dok. elektroniczny jest oryginałem, tylko właśnie... skoro nie ma połączenia z EZD, system dedykowany sam nie ma archiwum, to wypada na to, że należy te dokumenty gromadzić jakimś kluczem w foldery, a potem zgrywać na płyty i w takiej formie dodatkowo (ponad papier) oddawać do archiwum. Czy ktoś też tak to widzi??

[Rovan]

W świetle wskazówek NDAP w sytuacji gdy obok systemu tradycyjnego lub EZD funkcjonuje system dedykowany, który nie umożliwia wykonania w nim wszystkich czynności kancelaryjnych, udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, wówczas te sprawy i czynności w nich wykonywane  należy realizować w EZD bądź w systemie tradycyjnym (par. 8 ust. 4 pkt 2 przykładowej instrukcji kancelaryjnej dla EZD oraz par. 4 ust. 4 pkt 1 przykładowej instrukcji dla systemu tradycyjnego ze wsparciem EZD)
Czasem w takiej sytuacji tworzy się specjalne pluginy umożliwiające współpracę systemu dedykowanego z EZD
To jak dobrze taka integracja działa zależy już od konkretnego przypadku.

zakładając, że prowadzimy daną dokumentacje papierowo, to co z tymi oryginalnymi/naturalnymi dokumentami elektronicznymi?

Można je archiwizować na informatycznych nośnikach danych, ale nie ma takiego obowiązku.
W świetle aktualnych przepisów w systemie tradycyjnym gromadzimy papier, nawet jeśli dokument powstał jako elektroniczny (chyba że nie było możliwości wydruku).

[Aleksandra]

Można je archiwizować na informatycznych nośnikach danych, ale nie ma takiego obowiązku.
W świetle aktualnych przepisów w systemie tradycyjnym gromadzimy papier, nawet jeśli dokument powstał jako elektroniczny (chyba że nie było możliwości wydruku).

czy w przepisach jest to gdzieś wprost napisane? że nie musimy archiwizować naturalnego dokumentu elektronicznego, jeśli sprawa prowadzona jest papierowo i wydrukujemy ten dokument?

[Rovan]

Nie. Natomiast nigdzie nie jest napisane, że musimy.

Kwestia postępowania z dokumentami elektronicznymi w systemie tradycyjnym po raz pierwszy uregulowana została w Rozporządzeniu PRM z 18.01.2011 i regulacje te stanowią obecnie standard we wszystkich współcześnie zatwierdzanych normatywach:

par. 39 IK:

W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej

par. 44:

Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną (...) rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku

par. 45:

Przesyłki przekazane na ESP (...) rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku

par. 46:

Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych (...) rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku

Te same przepisy obligują nas do archiwizacji dokumentów elektronicznych (w systemie tradycyjnym) tylko jeśli nie zostały w całości wydrukowane - par. 47 IK:

Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku; informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych

[Aleksandra]

Dziękuję za wypunktowanie ale co dzieje się potem z tym dokumentem elektronicznym, który znajduje się np. w systemie EZD?  czy nie powinno się go przekazać do archiwum zakładowego w tym systemie (EZD)?  W innym wypadku dokument nie zostanie w żaden sposób "zaopiekowany" i zostanie w tym systemie na wieki wieków.. A co stanie się z dokumentem elektronicznym w systemie "dedykowanym", który nie ma swojego modułu archiwum i nie jest zintegrowany z EZD? No i wreszcie, czy np. sąd zadowoli się wydrukami dokumentów elektronicznych w postępowaniu dowodowym? przecież taki wydruk, to tylko wydruk, nie oryginał, bo oryginalnie ten dokument powstał elektronicznie...

[Rovan]

Jeśli dla danej dokumentacji właściwym systemem wykonywania czynności kancelaryjnych jest EZD, wówczas będzie ona prowadzona i archiwizowana wyłącznie w EZD.
Natomiast w sytuacji gdy systemem właściwym do prowadzenia danej dokumentacji jest system tradycyjny, a równolegle została ona również wprowadzona do EZD, wówczas dane w systemie EZD maja charakter pomocniczy i są kwalifikowane do kat. BC (lub B5 gdyby były dekretowane wyłącznie elektronicznie).

A co stanie się z dokumentem elektronicznym w systemie "dedykowanym", który nie ma swojego modułu archiwum i nie jest zintegrowany z EZD?

To zależy:

Jeśli system dedykowany umożliwia rejestrację, prowadzenie i dokumentowanie spraw elektronicznie, a brakuje mu jedynie modułu archiwum, wówczas dokumentacje archiwizujemy na informatycznych nośnikach danych.

Jeśli natomiast system dedykowany nie umożliwia wykonywania w tym systemie czynności kancelaryjnych, wówczas dokumentacje należy prowadzić i archiwizować zgodnie z podstawowym systemem wykonywania czynności kancelaryjnych obowiązującym w danej jednostce (patrz post #8), czyli:
- jeśli systemem podstawowym jest system tradycyjny, wówczas drukujemy, prowadzimy dokumentacje papierowo i tak też archiwizujemy
- jeżeli systemem podstawowym jest EZD - prowadzimy i archiwizujemy w EZD

czy np. sąd zadowoli się wydrukami dokumentów elektronicznych w postępowaniu dowodowym? przecież taki wydruk, to tylko wydruk, nie oryginał, bo oryginalnie ten dokument powstał elektronicznie

Dlatego też drukując naturalne dokumenty elektroniczne opatrzone podpisem elektronicznym należy nanieść na wydruku informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (por. np. par. 47 ust. 4 IK z 2011 r.)

[Aleksandra]

Jeśli dla danej dokumentacji właściwym systemem wykonywania czynności kancelaryjnych jest EZD, wówczas będzie ona prowadzona i archiwizowana wyłącznie w EZD.
Natomiast w sytuacji gdy systemem właściwym do prowadzenia danej dokumentacji jest system tradycyjny, a równolegle została ona również wprowadzona do EZD, wówczas dane w systemie EZD maja charakter pomocniczy i są kwalifikowane do kat. BC (lub B5 gdyby były dekretowane wyłącznie elektronicznie).

Mam wrażenie, że chodzi o coś innego... W przykładowej IK ze strony NDAP dla systemu EZD jest napisane (§ 8 ust. 8 ) : "Odwzorowania cyfrowe, wykonane z przesyłek przychodzących, powiązanych z aktami spraw, o których mowa w ust. 4 pkt. 1 i 3, traktuje się w systemie EZD jak dokumentację nietworzącą akt spraw o kategorii Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie. " - odwzorowania cyfrowe dla wyjątków EZD, czyli spraw prowadzonych tradycyjnie traktuje się jak BC lub B5 i ma to sens, bo oryginał (papier) będzie w teczce aktowej. Nie znajduję jednak nigdzie odpowiedzi na to, jak powinno się traktować naturalny dokument elektroniczny w systemie EZD, który wprawdzie został wydrukowany i dołożony do teczki aktowej, ale jednak jego naturalna postać jest w systemie. Czy przepisy zwalniają nas z traktowania go identycznie jak każdy inny dokument elektroniczny w sprawie prowadzonej elektronicznie?

[Rovan]

Masz racje - trochę się zagalopowałem.
Problem w tym, że przepisy powszechne bardzo ogólnikowo podchodzą do tych kwestii - mamy jedynie zapis w IK z 2011 r. odnośnie traktowania odwzorowań cyfrowych w sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym jako kat. BC/B5 (par. 1 ust. 7 pkt 2). Z braku analogicznych regulacji dotyczących naturalnych dokumentów elektronicznych dokonałem tutaj swoistej ekstrapolacji, która w świetle zapisów przykładowej instrukcji kancelaryjnej NDAP dla systemu tradycyjnego ze wsparciem EZD par. 10 ust. 2 nie jest uprawniona:

Dane i dokumenty zgromadzone w systemie EZD dotyczące spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, przechowuje się co najmniej przez taki okres jak dokumentację której dotyczą.

przykładowe instrukcje na stronie NDAP nie są oczywiście przepisami prawa, ale można je traktować jako wytyczne.

[Rovan]

Nie mogę już edytować poprzedniego posta, wiec pisze kolejny.

Chciałbym dokonać podsumowania, gdyby powyższe rozważania wydały się nieco niejasne:

- Prowadząc dokumentację w tradycyjnym systemie wykonywania czynności kancelaryjnych ewentualne dokumenty elektroniczne drukujemy i przechowujemy wydruki (chyba  że wydruk jest niemożliwy - wówczas zapisujemy na IND i przechowujemy nośniki). Nie mamy obowiązku archiwizować dokumentów elektronicznych, dla których sporządzono wydruki.
- Jeśli jednak dokumentację prowadzoną w systemie tradycyjnym równolegle wprowadzimy do EZD (mimo iż nie mieliśmy takiego obowiązku), wówczas archiwizujemy zarówno postać elektroniczną - w EZD, jak i papierową - fizycznie w AZ