Jeśli jesteście odrębnymi instytucjami, to każdy powinien mieć swój komplet dokumentów. Jednostka występująca zostawia u siebie dokumenty ad acta, zarówno wniosek jak i fakturę (lub ksero faktury, jeśli oryginał musi trafić do drugiej jednostki), a drugie egzemplarze otrzymuje jednostka wydająca zgodę.
Każdy u siebie zostawia swój komplet dokumentacji, bo wykonuje inne czynności z nimi związane, jest to inny rodzaj sprawy. W jednostce inicjującej jest to, np. zakup (który należy przechowywać np. 10 lat), a w jednostce zatwierdzającej np. przelew (który przechowują np. 5 lat).
Do archiwum powinny być zdane dokumenty zarówno od jednych, jak i drugich, nawet jeśli Wasza instrukcja zakłada wspólne archiwum zakładowe.
Jesteście odrębnymi jednostkami, więc nie może być sytuacji, że u jednego jest to dokumentacja kat. Bc, gdyż taka sytuacja występuje w ramach jednej jednostki, kiedy nad jedną sprawą pracują np. dwie komórki i jedna z nich jest merytoryczna.