Przetrzymywanie dokumentacji

[Eliza]

Witam,
Mam takie pytanie jak sobie poradzić z działem Księgowości, który notorycznie odmawia wyrażenia zgody na zniszczenie ich dokumentacji, która znajduje się w składnicy akt. Twierdzą, że może się jeszcze przydać, z tym że ta dokumentacja jest np z przed 2010 roku z kategorią B5.
Jestem początkującą archiwistką więc może ktoś ma jakieś rady jak przekonać księgowość do zgody na brakowanie.

[łucja]

Z księgowością nie jest łatwo... Trzymam kciuki i z uwagą będę śledziła odpowiedzi.

[Danuta J. Samek]

Jak twierdzi klasyk: Daremne żale, próżny trud, bezsilne złorzeczenia!

[to/die/for]

jeżeli te dokumenty zawierają dane osobowe osób fizycznych to można spróbować powołać się na art. 5 ust. 1 lit. e RODO, który mówi o tym, że dane powinny być przetwarzane nie dłużej niż jest to niezbędne (czyli okres przechowywania wynika z innych przepisów). Złamanie przepisów RODO może wiązać się z dużymi karami finansowymi.

A poza tym można przestać przyjmować dokumenty do archiwum ze względu na brak miejsca bo zalegają stare papiery.

[niki0]

Znam ten ból walk z księgowością. Prócz właśnie powoływania się na RODO, można też, u mnie się to w miarę sprawdziło, przy odmowie przekazania dokumentów przez księgowość, poinformować że jeśli odmawiają to prosisz na piśmie aby podali konkretne powody dla których taka stara dokumentacja której okres przechowywanie już dawno minął nie może zostać przekazana na brakowanie. Jak napiszą masz podkładkę że kierownik nie wyraził zgody i z jakiego powodu, albo dojdą do wniosku że może jednak nie jest im ta dokumentacja tak bardzo do szczęścia potrzebne.

[Eliza]

Znam ten ból walk z księgowością. Prócz właśnie powoływania się na RODO, można też, u mnie się to w miarę sprawdziło, przy odmowie przekazania dokumentów przez księgowość, poinformować że jeśli odmawiają to prosisz na piśmie aby podali konkretne powody dla których taka stara dokumentacja której okres przechowywanie już dawno minął nie może zostać przekazana na brakowanie. Jak napiszą masz podkładkę że kierownik nie wyraził zgody i z jakiego powodu, albo dojdą do wniosku że może jednak nie jest im ta dokumentacja tak bardzo do szczęścia potrzebne.

Myślałam właśnie o tym, żeby prosić o pisemne uzasadnienie czemu nie wyrażają zgody.
W takim wypadku najlepiej taki zapis dać w zarządzeniu ws. powołania komisji ds. brakowania dokumentacji ?