Brak instrukcji kancelaryjnej w poprzednich latach

[Justyna9915]

Witam,

W placówce oświatowej, w której pracuję od lat nie stosowano instrukcji kancelaryjnej potwierdzonej przez Archiwum Państwowe. Będąc na szkoleniu - powiedziano mi, że do wniosku o brakowanie dokumentacji archiwalnej mogę posłużyć się nową instrukcją kancelaryjną, która była zatwierdzona w 2020 roku. Niestety wniosek został odrzucony ze względu na to, że podstawę kwalifikowania dokumentacji stanowi JRWA obowiązujący w momencie jej wytworzenia. Czy we wniosku wystarczy tylko informacja, że ,,brak oznaczeń kancelaryjnych" czy trzeba inaczej rozwiązać ten problem?

[Czarny1986]

Witam,
Mam wrażenie, że tutaj nastąpiło pewne poplątanie pojęć. Chyba chodziło Pani o  Instrukcję Archiwalną. Oczywiście samą procedurę należy przeprowadzić zgodnie z zapisami tejże instrukcji. Natomiast w celu ustalenia minimalnej liczby lat przechowywania dokumentacji powinien zostać  wykorzystany JRWA obowiązującego w chwili powstania dokumentacji. Znak kancelaryjny może być tutaj pomocny właśnie w tym celu.
Z jakich lat jest omawiana dokumentacja? Na stronie NDAP jest wzorcowy wykaz akt dla placówek oświatowych - wydany w 2011 r. ale podejrzewam, że Pani JRWA właśnie na tym się opierał, więc jeżeli dokumentacja jest starsza to pasowałoby odnaleźć odpowiednie wykazy.
Świadczę usługi w placówce oświatowej i mam tam dwa starsze JRWA sprzed 2011 r. Jak nie zapomnę gdy tam będę to postaram pozyskać więcej informacji na ich temat i przekazać je tutaj.
Gdy ja sporządzałem wnioski o brakowanie korzystałem właśnie z tych trzech wykazów (w zależności z jakich lat pochodziła dokumentacja).
pozdrawiam

[Justyna9915]

Posiadam dokumentację jeszcze od 1950 roku, która już dawno powinna być poddana brakowaniu. Niestety w naszej placówce nigdy nie były stosowane znaki kancelaryjne z JRWA, który byłby zatwierdzony przez Archiwum Państwowe. Znaki były nadawane na podstawie JRWA z innych placówek.

[Czarny1986]

A jest Pani w posiadaniu tych wykazów akt? Jeżeli tak to trzeba je wykorzystać jako podstawę kwalifikacji. Nawet jeżeli nie były w tamtym czasie oficjalnie zatwierdzone.
Dodałbym do tego trzy uwagi:
1. Jeżeli dla danej dokumentacji będzie wyższa kategoria archiwalna w obecnym JRWA niż w tamtych to wtedy ją stosujemy (przy zachowaniu tytułów teczek);
2. Jeżeli ta dokumentacja jest tak stara, to być może był to jeden z powodów nie wydania zgody na brakowanie. Chociaż to powinno być wyjaśnione w piśmie od AP.
3. Tą najstarszą dokumentację trzeba by osobno skonsultować z AP, bo być może jej część zostanie przekwalifikowana do materiałów archiwalnych. Chociaż nie bez znaczenia jest tutaj fakt czy Pani jednostka została zakwalifikowana jako wytwarzająca materiały archiwalne.
pozdrawiam

[Justyna9915]

AP w swoim piśmie odmownym zawarło aby informację, że oznaczenia kancelaryjne powinny być podporządkowane do wykazów akt obowiązujących w czasie wytworzenia dokumentacji. Problem jest właśnie w tym, że nigdy nie posiadaliśmy żadnych wykazów akt do 2020 roku. Oznaczenia stosowano z przypadkowych wykazów innych placówek.

[Leksandra]

Oświata do całkiem niedawna miała swoje resortowe wykazy. Minister Edukacji zarządzeniem publikowanym w dziennikach urzędowych ustalał ramowy wykaz akt, na podstawie którego kuratorzy oświaty (wojewódzcy) opracowywali wykaz dla jednostek podległych. Sama jeszcze pamiętam taki wykaz akt z 1991 roku.
Oznaczeń kancelaryjnych wręcz nie można określać wstecz. Proponuję we wniosku opisać stan faktyczny, na pewno można wspomnieć, że dokumentacja była prowadzona na podstawie  obowiązujących przepisów kancelaryjnych dla urzędów terenowych organów administracji specjalnej do spraw oświaty i tyle. Trudno będzie Pani odtworzyć te przepisy od roku 1950, ponieważ stare dzienniki urzędowe ciężko znaleźć. Szczerze powiedziawszy  bardziej bym liczyła w tej kwestii na wiedzę i pomoc pracowników Archiwum Państwowego, bo bardzo prawdopodobne, że w swoim zasobie mają takie wykazy, w końcu jednostki oświatowe przekazują swoje materiały, które później są opracowywane.

[Barsa]

Ja bym napisał po prostu dwa sformułowania w odpowiednich kolumnach:
1 "spis z natury"
2 "nie stosowano wykazu akt"

Z doświadczenia wiem, że jest różne podejście do tego. Jedno archiwum zażyczy sobie żeby żeby wpisać symbol z nowego JRWA, a inne powie żeby tylko dopisać w zawiadomienia już kwalifikacja nastąpiła na podstawie obowiązującego JRWA, gdyż wcześniej nie obowiązywał taki dokument w jednostce.

[Bolek]

Ja bym napisał po prostu dwa sformułowania w odpowiednich kolumnach:
1 "spis z natury"
2 "nie stosowano wykazu akt"

Z doświadczenia wiem, że jest różne podejście do tego. Jedno archiwum zażyczy sobie żeby żeby wpisać symbol z nowego JRWA, a inne powie żeby tylko dopisać w zawiadomienia już kwalifikacja nastąpiła na podstawie obowiązującego JRWA, gdyż wcześniej nie obowiązywał taki dokument w jednostce.

Można i tak. Jeśi brakuje się tylko dokumenty finansowo-księgowe to w miejsce normatywu można wpisać Ustawę o rachunkowości i też powinno przejść plus poz. 1 i 2 jw.