Tradycyjny system w urzędzie a dokumenty elektroczniczne

[Nadya]

Witam,
ostatnio zostałam zapytana u siebie w pracy w Urzędzie odnośnie dokumentów elektronicznych a mianowicie:
My pracujemy w systemie tradycyjnym, posiadamy jedynie program eDok, który używa głównie kancelaria do wprowadzania pism przychodzących do urzędu, nadawania im nr kancelaryjnych, przekazywania dalej itd. Jednak eDok mamy od jakiegoś czasu połączony z ePuap, gdzie wpływają wnioski elektroniczne, pisma itd. Do tej pory zawsze wszystko było drukowane i dalej sprawa była prowadzona w formie papierowej aż do zakończenia sprawy i w takiej formie przekazywana do AZ. Ostatnio jednak mój kierownik poruszył temat, co z sytuacją kiedy np. dostaje pismo - dokument elektroniczny podpisany podpisem elektronicznym, który oprócz tego, że kancelaria go drukuje i przekazuje kierownikowi papier to jeszcze kierownik eDokiem dostaje też wersję elektroniczną i odpowiada również elektronicznie (kiedyś dostawaliśmy elektronicznie a odpowiadaliśmy papierowo jednak wyniknął z tego jakiś problem, chyba właśnie związany z tym, że ktoś jeśli wysyła coś elektronicznie to tak mamy na to odpowiadać). Widziałam, że Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych podała informację, że dokumenty elektroniczne w systemie tradycyjnym drukujemy i odkładamy do akt, natomiast dalej jestem pytana co wtedy z tym dokumentem elektronicznym. Dodam, że nie mamy żadnego EZD, no prowadzimy archiwum w eDoku więc nie mam jak tego elektronicznie zarchiwizować, nie mniej jednak informacja o tym, że mamy archiwizować wydruki nie przemawia do mojego kierownika. Padł pomysł zgrywania takich rzeczy na nośniki, jako, że to elektroniczny dokument jest oryginalny a papierowe wydruki to są po prostu kopie.. Szczerze mówiąc nie wiem jak ugryźć ten problem, jeśli teraz każdy miałby drukować i zgrywać jednocześnie na nośniki pojedyncze pisma i dawać jednocześnie wydruki to mógłby postać ogromny chaos. Dla mnie to jest wstęp do wprowadzenia EZD ale niestety nie jest to na razie u nas możliwe (tak usłyszałam). Więc jak w systemie tradycyjnym postępować z dokumentami wpływającymi elektronicznie z podpisami elektronicznymi? Czy może ktoś z Was ma podobną sytuację i znalazł na to jakieś rozwiązanie ? Czy wystarczy dokument wydrukować natomiast wersję elektroniczną po prostu usuwać, a do AZ przekazywać tylko papier ?

[Beata S]

Podpinam się pod pytanie....

[Rovan]

W systemie tradycyjnym macie obowiązek wydrukowania dokumentów elektronicznych i archiwizowania tych wydruków w ramach papierowych akt sprawy. Nie ma natomiast obowiązku archiwizowania elektronicznych pierwowzorów (chyba, że nie było możliwości ich wydrukowania).

Jeśli jednak chcecie, możecie obok wydruków archiwizować również wersje elektroniczne, skopiowawszy je na informatyczne nośniki danych.
Należałoby wówczas zapisać dokumenty elektroniczne wchodzące do akt danej sprawy na informatycznym nośniku danych, a po jej zakończeniu nośnik niezwłocznie umieścić w składzie nośników, skąd po 2 latach zostanie przekazany do archiwum zakładowego (razem z innymi nośnikami, które w danym roku trafiły do składu).

[Jarek]

Witam,
ostatnio zostałam zapytana u siebie w pracy w Urzędzie odnośnie dokumentów elektronicznych a mianowicie:
My pracujemy w systemie tradycyjnym, posiadamy jedynie program eDok, który używa głównie kancelaria do wprowadzania pism przychodzących do urzędu, nadawania im nr kancelaryjnych, przekazywania dalej itd. Jednak eDok mamy od jakiegoś czasu połączony z ePuap, gdzie wpływają wnioski elektroniczne, pisma itd. Do tej pory zawsze wszystko było drukowane i dalej sprawa była prowadzona w formie papierowej aż do zakończenia sprawy i w takiej formie przekazywana do AZ. Ostatnio jednak mój kierownik poruszył temat, co z sytuacją kiedy np. dostaje pismo - dokument elektroniczny podpisany podpisem elektronicznym, który oprócz tego, że kancelaria go drukuje i przekazuje kierownikowi papier to jeszcze kierownik eDokiem dostaje też wersję elektroniczną i odpowiada również elektronicznie (kiedyś dostawaliśmy elektronicznie a odpowiadaliśmy papierowo jednak wyniknął z tego jakiś problem, chyba właśnie związany z tym, że ktoś jeśli wysyła coś elektronicznie to tak mamy na to odpowiadać).

Tak się nieśmiało zapytam - a macie może instrukcję kancelaryjną? Zaglądacie do niej?

[Beata S]

Dziękuję za odpowiedź Ja pracuję w archiwum zakładowym w Urzędzie Gminy i mamy instrukcję. Pozdrawiam Beata

[aggre]

U mnie (instytucja kultury), pomimo obowiązującego systemu tradycyjnego dyrekcja wprowadza:
1. elektroniczny obieg faktur - tzn. pozbywamy się faktur papierowych, cały proces akceptacji będzie przebiegał w wewnętrznej aplikacji, tzw. małym EZD
2. elektroniczne umowy - tzn. pozbywamy się umów papierowych, cały proces akceptacji, podpisywania będzie przebiegał na zewnętrznej aplikacji (nie chce reklamować konkretnego dostawcy).

I tu mam pytanie: czy te ruchy są jakkolwiek do wybronienia w kontekście bezdziennikowego systemu tradycyjnego? Jak należałoby archiwizować te umowy? Ew. co można zrobić, żeby uprawomocnić te zmiany?

[Rovan]

W systemie tradycyjnym mogą być stosowane dedykowane systemy teleinformatyczne do prowadzenia konkretnych rodzajów dokumentów w postaci elektronicznej.
Jest to w pełni zgodne z prawem i nie wymaga dodatkowego "uprawomocnienia".
Dokumenty, które powstają i są prowadzone w takim systemie dedykowanym mogą być archiwizowane na dwa sposoby:
- w ramach samego systemu teleinformatycznego (jeśli posiada moduł archiwalny).
- poprzez zapisanie na informatycznych nośnikach danych (zarówno samych dokumentów jak i wszelkich opisujących je w systemie metadanych) i fizyczną archiwizację nośników.

[aggre]

Dziękuję za informacje.
Mam jeszcze jedno pytanie: czy takie zmiany, czyli przejście na dedykowany system elektroniczny, może się odbyć w środku roku? czyli przez pół roku umowy są papierowe, a np. od lipca wyłącznie w systemie?

[Nadya]

Minęło trochę czasu i już jestem trochę mądrzejsza. Tak mieliśmy instrukcję ale od stycznia wprowadziliśmy nową, dla systemu tradycyjnego. Natomiast pojawił się temat e-doręczeń i znowu wprowadzania systemu mieszanego - tradycyjny z EZD. Jednak zastanawiam się, czy e-doręczenia wymuszają na nas wprowadzenie EZD ? w zasadzie można by postępować dalej tak samo, czyli drukować i uwierzytelniać pieczęcią, że podpis elektroniczny został zweryfikowany itp. Szczerze mówiąc w mojej jednostce wprowadzenie czegokolwiek co miało by nie być na papierze stworzyło by mega chaos, tym bardziej pół na pół..nie wiem też czy jako archiwistka dałabym potem radę archiwizować ten bałagan. Dochodzi jeszcze problem, że u mnie przełożona myśli chyba, że system mieszany to jest tak, że co na papierze to na papierze a co elektronicznie to elektronicznie, natomiast ja wywnioskowałam, że ustalamy odgórnie grupę klas z JRWA, które obsługujemy elektronicznie, a z pozostałą częścią postępuję bez względu na formę, tak jak w systemie tradycyjnym.

[Rovan]

czy e-doręczenia wymuszają na nas wprowadzenie EZD ?

Nie. Zachodzi tu ten sam mechanizm, co przy ePUAP-ie - czyli drukowanie egzemplarza ad acta, ewentualnie zapisywanie na informatycznym nośniku danych gdyby wydruk był niemożliwy (np materiał audio-video).

wywnioskowałam, że ustalamy odgórnie grupę klas z JRWA, które obsługujemy elektronicznie, a z pozostałą częścią postępuję bez względu na formę, tak jak w systemie tradycyjnym

Przy systemie tradycyjnym ze wsparciem EZD dokładnie tak to wygląda, przy czym obieg dokumentacji prowadzonej tradycyjnie jest rejestrowany w EZD (można powiedzieć, że dla tej części dokumentacji EZD pełni wówczas funkcję systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów).

[Jarek]

Nie ma czegoś takiego jak "system mieszany"! System tradycyjny wspomagany elektronicznie to system tradycyjny wspomagany elektronicznie i tyle!
Mówienie o rzekomym "systemie mieszanym" tylko miesza ludziom w głowach. 

Sposób prowadzenia korespondencji nie determinuje postaci akt spraw. Można mieć np. sprawy elektroniczne z korespondencją wyłącznie papierową, i na odwrót.

EZD niekoniecznie musi służyć do rejestracji obiegu w sprawach papierowych, ale nie wiem czy ktokolwiek tego w ten sposób używa.

[Rovan]

Teoretycznie nie musi, ale w praktyce nie spotkałem się z takim przypadkiem (chyba że mowa o sprawach wszczętych przed wprowadzeniem EZD).
Natomiast często spotykam się z (moim zdaniem nieprawidłowa praktyką) gdy sprawa papierowa jest rejestrowana w EZD i na tym koniec - dodawanie kolejnych pism do akt sprawy nie jest już w EZD odnotowywane.
Osobiście jestem zwolennikiem pełnego wykorzystywania systemu EZD do rejestracji wszystkich czynności kancelaryjnych również dla spraw prowadzonych tradycyjnie.
Jeśli spojrzymy na najpopularniejsze systemy EZD - EZD PUW i najnowszy EZD RP, to ich twórcy ewidentnie wychodzą z tego samego założenia.

Co do użycia określenia "system mieszany" - jak rozumiem Nadya ma tu na myśli system tradycyjny ze wsparciem EZD.
Masz jednak Jarku zupełna rację - określenie to jest nieprecyzyjne, może być różnie rozumiane i najlepiej go nie używać.

[Jarek]

Osobiście jestem zwolennikiem pełnego wykorzystywania systemu EZD do rejestracji wszystkich czynności kancelaryjnych również dla spraw prowadzonych tradycyjnie.
Jeśli spojrzymy na najpopularniejsze systemy EZD - EZD PUW i najnowszy EZD RP, to ich twórcy ewidentnie wychodzą z tego samego założenia.

O ile dobrze pamiętam, to na początku twórcy EZD PUW wcale nie zakładali wykorzystywania EZD do rejestracji spraw tradycyjnych, zostali dopiero do tego nakłonieni . O prawidłowości lub nieprawidłowości praktyk decyduje instrukcja kancelaryjna i ewentualne dodatkowe uregulowania wewnętrzne.

Jeśli jednostka wdraża EZD i dąży do uczynienia go podstawowym, to nie wyobrażam sobie, żeby sprawy tradycyjne w takiej jednostce nie były objęte elektroniczną rejestracją i innym wspomaganiem. To objęcie elektronicznym wspomaganiem chyba wręcz przyspiesza wdrożenie (dać komuś do wyboru: robisz w EZD i na papierze, albo będziesz to robić tylko w EZD po przejściu na sprawy elektroniczne).

Ale jeśli jednostka jest i pozostanie "papierowa" to to wcale nie jest takie oczywiste. Tak jak pisze Nadya - rozterki mają tylko z elektroniczną korespondencją, a to nie o to przecież przy wchodzeniu w EZD chodzi. Program/system klasy EZD, wykorzystywany zasadniczo jak dotąd, mogą dodatkowo wykorzystywać też jako "magazyn" dla przesyłek elektronicznych, otrzymywanych i wysyłanych.