Internetowe Forum Archiwalne > Archiwizacja materiałów cyfrowych i digitalizacja analogowych

System tradycyjny w Urzędzie a dokumenty elektroniczne

(1/1)

Nadya:
Witam,
ostatnio zostałam zapytana u siebie w pracy w Urzędzie odnośnie dokumentów elektronicznych a mianowicie:
My pracujemy w systemie tradycyjnym, posiadamy jedynie program eDok, który używa głównie kancelaria do wprowadzania pism przychodzących do urzędu, nadawania im nr kancelaryjnych, przekazywania dalej itd. Jednak eDok mamy od jakiegoś czasu połączony z ePuap, gdzie wpływają wnioski elektroniczne, pisma itd. Do tej pory zawsze wszystko było drukowane i dalej sprawa była prowadzona w formie papierowej aż do zakończenia sprawy i w takiej formie przekazywana do AZ. Ostatnio jednak mój kierownik poruszył temat, co z sytuacją kiedy np. dostaje pismo - dokument elektroniczny podpisany podpisem elektronicznym, który oprócz tego, że kancelaria go drukujei przekazuje kierownikowi papier to jeszcze kierownik eDokiem dostaje też wersję elektroniczną i odpowiada również elektronicznie (kiedyś dostawaliśmy elektronicznie a odpowiadaliśmy papierowo jednak wyniknął z tego jakiś problem, chyba właśnie związany z tym, że ktoś jeśli wysyła coś elektronicznie to tak mamy na to odpowiadać). Widziałam, że Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych podała informację, że dokumenty elektroniczne w systemie tradycyjnym drukujemy i odkładamy do akt, natomiast dalej jestem pytana co wtedy z tym dokumentem elektronicznym. Dodam, że nie mamy żadnego EZD, no prowadzimy archiwum w eDoku więc nie mam jak tego elektronicznie zarchiwizować, nie mniej jednak informacja o tym, że mamy archiwizować wydruki nie przemawia do mojego kierownika. Padł pomysł zgrywania takich rzeczy na nośniki, jako, że to elektroniczny dokument jest oryginalny a papierowe wydruki to są po prostu kopie.. Szczerze mówiąc nie wiem jak ugryźć ten problem, jeśli teraz każdy miałby drukować i zgrywać jednocześnie na nośniki pojedyncze pisma i dawać jednocześnie wydruki to mógłby postać ogromny chaos. Dla mnie to jest wstęp do wprowadzenia EZD ale niestety nie jest to na razie u nas możliwe (tak usłyszałam). Więc jak w systemie tradycyjnym postępować z dokumentami wpływającymi elektronicznie z podpisami elektronicznymi? Czy może ktoś z Was ma podobną sytuację i znalazł na to jakieś rozwiązanie ? Czy wystarczy dokument wydrukować natomiast wersję elektroniczną po prostu usuwać, a do AZ przekazywać tylko papier ?

Rovan:
W systemie tradycyjnym prowadząc korespondencję elektroniczną (np. przez ePUAP, doręczenie elektroniczne, czy zwykły emali) drukujemy zarówno pisma przychodzące jak i wychodzące (egzemplarz ad acta).
Jeśli istotne jest zachowanie w aktach sprawy również egzemplarza elektronicznego danego dokumentu, należy zapisać go na informatycznym nośniku danych, a ten umieścić w aktach sprawy obok egzemplarza papierowego.
Po zakończeniu sprawy informatyczne nośniki danych należy usunąć z akt i niezwłocznie przenieść do składu informatycznych nośników danych, skąd po 2 latach kalendarzowych zostaną przekazane do AZ (cały rocznik składu na odrębnym spisie z/o).

O tym, czy zachowanie egzemplarza elektronicznego jest w danym przypadku istotne decyduje pracownik komórki merytorycznej prowadzący sprawę, a nie archiwista.

Nawigacja

[0] Indeks wiadomości