Internetowe Forum Archiwalne > Metodyka Archiwalna
przenoszenie spraw niezakończonych w danym roku do nowego spisu spraw
inka:
Ja czekam, aż wszystkie sprawy będą zakończone i dopiero przyjmuję. Liczę dwa lata od zakończenia ostatniej sprawy. Jeśli naprawdę jest mało miejsca w Wydziale, to robię jedynie odstępstwo od dwuletniego przechowywania na stanowisku pracy. Ale najważniejsze, żeby przyjąć komplet dokumentacji, gdyż potem część spraw jest na jednym spisie zd-od, część na drugim i w konsekwencji trudniej odnaleźć sprawę.
Przejmując archiwum zakładowe miałam wiele spisów zd-od, gdzie w rocznikach były braki, które znajdowały się po kilku latach a np. wydział, który wtedy sprawą się zajmował, w momencie zdawania spraw już nie istniał. Dlatego jestem wyczulona na kompletność dokumentacji i prawidłowe opisy teczek.
ew2870:
Największy problem mam ze sprawami, dot. przyznawania świadczeń na stałe klientom, są one na spisach spraw ze sprawami zakańczanymi w danym roku. Jeśli zdecydujemy się na zdawanie kompletnymi rocznikami (czyli jak rozumiem po zakończeniu wszystkich spraw ze spisu i upłynięciu dwuletniego okresu przechowywania akt w dziale) dział nie pomieści tych teczek w szafach.
W odnośniku do innego wątku na forum, który podano jako odpowiedź na moje zapytanie znalazłam taką informację: ,,przyjmowanie kompletnymi rocznikami dokumentacji spraw zakończonych do AZ oznacza, że przyjmuje się wszystkie zakończone sprawy w danym roku od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.
Jeżeli w danej teczce część spraw nie jest zakończona to nadal pozostaje na stanowisku pracy, w spisie spraw teczki przekazywanej do archiwum odnotowuje się ten fakt i sprawa załatwiona.
Czy takie rozwiązanie faktycznie można zastosować i jak przekazać w takim wypadku do archiwum sprawy po ich zakończeniu wiele lat od przekazania spisu na którym były wykazane?
bozka:
Rozumiem problem... my nie czekamy nie wiadomo ile do zakończenia wszystkich spraw. My w rejestrze w nowym roku wpisujemy te przeniesione z poprzednich lat z numerami bez zmian, potem nadajemy numery od 1 w danym roku.
W starym rejestrze wpisujemy, że akta przeniesione do kolejnego roku, jak na razie nie mieliśmy problemu z oszukaniem czegokolwiek
Nawigacja
Idź do wersji pełnej