dokumentacja elektroniczna w tradycyjnym systemie

[anna.pawlicka@op.pl]

Dzień dobry,
jestem po kontroli AP, i stwierdzili nieprawidłowości w przepisach kancelaryjnych i archiwalnych postępowania z dokumentacją elektroniczną. Mam uregulować w naszych normatywach postępowanie z  ta dokumentacją.
Moja jednostka - teatr gromadzi wiele foto i inne dokumenty na serwerze w postaci elekt. Jak się do tego zabrać?

[Danuta J. Samek]

Dzień dobry,
proszę przejść stosowne szkolenie profilowe. Teatr - jako pracodawca - ma obowiązek zapewnienia pani rozwoju kompetencyjnego. Jeśli AP stwierdziło, że musi pani uregulować adekwatność przepisów do praktyki - to proszę to zrobić. Normatywy, zgodnie z którymi pani postępuje, stanowią podstawę prawną pani działań. Pozdrawiam. djs 

[Filip Kwiatek]

Niestety nie ma do tego dedykowanych szkoleń, nawet same AP nie pomogą w tym, bo brakuje kompetencji (może poza NAC - tu można poprosić o pomoc). Natomiast po prostu musisz najpierw sama dla siebie opisać to, co się robi z tymi plikami w Twojej instytucji: sposób przechowywania (dedykowany system czy macierz dyskowa), pochodzenie plików (digitalizacja, zapisy video, streaming itp.), rodzaje kopii (materiały surowe, kopie bezpieczeństwa, kopie podglądowe, miniaturki na www itp.), sposoby wykorzystania (udostępnianie, archiwizacja, portale), wartościowanie, czyli które pliki przechowujesz, a które odrzucasz i z jakiego powodu (wielokrotne podobne ujęcia, jakość, ostrość, przydatność dla użytkowników, wartość historyczna). Jak to opiszesz i masz ogólny obraz całości, to trzeba to po prostu ująć w jakiś rozdział instrukcji (kancelaryjnej, archiwalnej), którą posiadacie lub zrobić z tego osobny dokument np. kwalifikator dokumentacji fotograficznej i audiowizualnej.