Zmiany w spisie - za grube teczki

[Aanna]

Dzień dobry, jestem po kontroli AP. Jeszcze nie ma protokołu i zaleceń, ale chcę zacząć wprowadzać zalecenia przekazane ustnie w czasie kontroli.
W spisie zdawczo-odbiorczym kat A okazało się, że niektóre teczki są za grube oraz nie wszystkie zostały umieszczone  pod osobną pozycją (czyli dwa tomy tej samej teczki zostały wpisane razem jako 2 szt.)
Jak mam teraz poprawić spis i uporządkować dokumentację?
1. Za grube teczki podzielić, tzn jeśli ma powyżej 5cm stron to mniej więcej połowę spraw zostawić w teczce, resztę dokumentacji ponownie ponumerować zaczynając od 1 i umieścić w nowej teczce, a spis spraw pozostawić tylko w pierwszej teczce czy kopie umieścić też w drugiej?
2. Sporządzić nowy spis zdawczo-odbiorczy o nowym numerze? poprzedni numer wykreślić z wykazu spisów i umieścić adnotację w obu spisach o przeniesieniu teczek?
Nie wiem czy dobrze zrozumiałam, że muszę nadać nowy numer spisu?

[MarcinP]

Dzień dobry, jestem po kontroli AP. Jeszcze nie ma protokołu i zaleceń, ale chcę zacząć wprowadzać zalecenia przekazane ustnie w czasie kontroli.
W spisie zdawczo-odbiorczym kat A okazało się, że niektóre teczki są za grube oraz nie wszystkie zostały umieszczone  pod osobną pozycją (czyli dwa tomy tej samej teczki zostały wpisane razem jako 2 szt.)
Jak mam teraz poprawić spis i uporządkować dokumentację?
1. Za grube teczki podzielić, tzn jeśli ma powyżej 5cm stron to mniej więcej połowę spraw zostawić w teczce, resztę dokumentacji ponownie ponumerować zaczynając od 1 i umieścić w nowej teczce, a spis spraw pozostawić tylko w pierwszej teczce czy kopie umieścić też w drugiej?
2. Sporządzić nowy spis zdawczo-odbiorczy o nowym numerze? poprzedni numer wykreślić z wykazu spisów i umieścić adnotację w obu spisach o przeniesieniu teczek?
Nie wiem czy dobrze zrozumiałam, że muszę nadać nowy numer spisu?

Ad. 1 - spis spraw umieścić w pierwszej teczce i na okładce, pod tytułem teczki, zamieścić na środku informacje dot. spraw w danej teczce z informacją, że w tej teczce jest umieszczony spis spraw dla całego roku (bo w drugim tomie tego spisu spraw już nie będzie) wraz z podaniem poniżej dat skrajnych - np.:
"Sprawy nr: 1 - 8 z 2015 r.
(spis spraw)
2014 - 2016"
- natomiast w drugiej teczki napiszemy podobnie, ale już bez adnotacji: "(spis spraw)";
Ad. 2 Należy sporządzić spis zdawczo-odbiorczy o tym samym numerze, który będzie dołączony do poprzedniego spisu; na spisie zawrzeć informację, że powstał w wyniku prac porządkowo-archiwizacyjnych wynikających z zaleceń kontroli AP ... z dnia ...; wszystkie zmiany (korekty) w jakichkolwiek ewidencjach powinny być tak naniesione, aby można było ustalić co, kto i kiedy poprawiał.

[Aanna]

Dziękuję za odpowiedź.