Jeśli akta sprawy zaginęły, a na podstawie spisu spraw i kolejnego pisma w sprawie, które wpłynęło już po odejściu pracownika, jesteście w stanie kontynuować sprawę, to uważam, że lepiej zostawić znak sprawy jaki jest na piśmie, gdyż jest on już w obiegu, zmiana wprowadziłaby jeszcze większy bałagan. Zrobiłabym tak przy wszystkich rozpoczętych i niezakończonych sprawach pracownika, który odszedł. Gorzej jeśli nie można kontynuować sprawy, wtedy wszystko zależy od tego czego dotyczy sprawa i jakie przepisy obowiązują przy jej załatwieniu.
Nowe sprawy należałoby już jednak rejestrować z właściwym symbolem.
Źle zaklasyfikowaną teczkę po byłym pracowniku, jako archiwista, przyjęłabym z tym symbolem klasyfikacyjnym i hasłem jaki został nadany, ale kwalifikacje dałabym z właściwego numeru plus dodałabym notatkę wyjaśniającą do spisu zdawczo-odbiorczego, że został źle nadany numer i opisała jakiego rodzaju sprawy są faktycznie w środku. Pewnie taka teczka i tak trafi na ekspertyzę, ale przynajmniej wszystko jest do odnalezienia, gdyby ktoś szukał tych spraw w przyszłości i posługiwał się tymi znakami spraw.
Nie zgadzam się też z Panią Danutą J. Samek, że to nie jest problem archiwisty. Po pierwsze archiwiści często są też koordynatorami czynności kancelaryjnych i właśnie w takich sprawach dobrze, ze udzielają porad. Po drugie taka źle przyporządkowana teczka i tak w końcu trafi do archiwum, więc pośrednio już jest to problem archiwisty. Po trzecie warto zapytać czy w tej komórce są jeszcze jakieś problemy związane z klasyfikacją, im szybciej się takie rzeczy wychwyci, tym lepiej.
