Kompletność sprawy (pisma)

[dragazes]

W przygotowywanym projekcie instrukcji kancelaryjnej dopuściłem możliwość - przy wysyłce pisma wychodzącego - podawania kolejnego numeru pisma po znaku sprawy (przykładowo: ABC.233.2.2024.2). Jest to zresztą zgodne ze wzorem podanym na stronie archiwa.gov.pl; plik: IK-tradycyjny-2013, §23 ust. 8.

W instytucji, w której pracuję ta kwestia została poruszona i zapytano mnie, co z weryfikacją tychże pism, a dalej co z kompletnością spraw przy zdawaniu dokumentacji do archiwum zakładowego? Poruszono też kwestię zapisywania każdego pisma w spisie spraw, bo tylko tak będzie można kontrolować kompletność dokumentacji, a nawet daleko idącej modyfikacji tego spisu w spis pism...

Moje argumenty, że sprawę można rejestrować tylko raz i że za kompletność (ponownie zgodnie z przygotowywanym projektem) odpowiada osoba zdająca ww. dokumentację i że powinna ona ułożyć ją chronologicznie w obrębie spraw, są za słabe. W związku z tym mam pytanie, czy ktoś ma pomysł na rozwiązanie tej sprawy?

Z góry dziękuję za odzew.

[Barsa]

Może być dodatkowy rejestr dokumentów dla danej sprawy, teczki.

Nie rozumiem jednak słabości argumentu... On nie jest słaby, to o czym piszesz wynika z jednego z normatywów na podstawie którego funkcjonuje jednostka i tworzy obieg dokumentów. To nie jest słabe.

[Kadrowa]

Jeżeli pracownicy chcą kontrolować kompletność dokumentów niech prowadzą sobie metrykę spraw i tam wpisują po kolei jakie dokumenty wydają w jakiej sprawie - będzie po kłopocie