jak zaklasyfikować akta

[atena87]

mam problem odnośnie klasyfikacji akt. mam teczki poszczególnych osób w których znajdują się np.decyzje wg obowiązującego w tym okresie JRWA była inna nazwa komórki organizacyjnej symbol klasyfikacyjny oraz okres przechowywania akt był krótszy niż obecnie. dalej w teczce mam decyzje dotyczące tego samego ale już obowiązuje nowe JRWA które klasyfikuje akta do kat.A oraz jest inna nazwa komórki org.i symbol klasyfikacyjny akt. Co w takim wypadku ? Mam te wszystkie decyzje zarchiwizować zgodnie z nowym JRWA ze względu na kat.arch.A?

[peter7712]

Jeżeli nowe JRWA przewiduje kategorię A, to nawet klasyfikując symbolem ze starego JRWA powinieneś dać kategorię A.

Z pewnością akt prawny wprowadzający nowe jrwa zawierał informację, że dokumentacja wytworzona i zgromadzona przed dniem wejścia w życie podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą wartość tej dokumentacji lub krótszy okres jej przechowywania.

[atena87]

Jeżeli nowe JRWA przewiduje kategorię A, to nawet klasyfikując symbolem ze starego JRWA powinieneś dać kategorię A.

Z pewnością akt prawny wprowadzający nowe jrwa zawierał informację, że dokumentacja wytworzona i zgromadzona przed dniem wejścia w życie podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą wartość tej dokumentacji lub krótszy okres jej przechowywania.

ale w takim wypadku nadać całej teczce symbol z nowego JRWA? czy na teczce opisać 2 symbolami gdzie obowiązywały w tym okresie kiedy została wytworzona dokumentacja stare JRWA i obecne jeśli tak można w kat.A ?

[archiwumUM]

U mnie jest tak, że oznaczenie komórki organizacyjnej symbole klasyf. pozostają tak jak opisała dana komórka, a tylko (albo aż) kategoria archiwalna jest z obowiązującego RWA

[Dory]

U mnie jest tak, że oznaczenie komórki organizacyjnej symbole klasyf. pozostają tak jak opisała dana komórka, a tylko (albo aż) kategoria archiwalna jest z obowiązującego RWA

Zgadza się. Odpowiadając na pytanie atena87: na teczce nie może być dwóch symboli z JRWA.

[atena87]

U mnie jest tak, że oznaczenie komórki organizacyjnej symbole klasyf. pozostają tak jak opisała dana komórka, a tylko (albo aż) kategoria archiwalna jest z obowiązującego RWA

Zgadza się. Odpowiadając na pytanie atena87: na teczce nie może być dwóch symboli z JRWA.

dziękuję za podpowiedź, jeszcze jedna kwestia. mam pełno teczek osobnych podmiotów, które są zakwalifikowane pod jeden nr wg JRWA nie ma do tego spisu spraw. jak to poukładać w teczce do kat.A. czy każdy podmiot do oddzielnej teczki  (ale tak zmarnuje dużo teczek archiwizacyjnych). Jeśli w jednej teczce umieszczę kilka podmiotów ( z imienia i nazwiska) to czy ułożyć to alfabetycznie nazwiskami ? czy w jaki sposób?

[Dory]

U mnie jest tak, że oznaczenie komórki organizacyjnej symbole klasyf. pozostają tak jak opisała dana komórka, a tylko (albo aż) kategoria archiwalna jest z obowiązującego RWA

Zgadza się. Odpowiadając na pytanie atena87: na teczce nie może być dwóch symboli z JRWA.

dziękuję za podpowiedź, jeszcze jedna kwestia. mam pełno teczek osobnych podmiotów, które są zakwalifikowane pod jeden nr wg JRWA nie ma do tego spisu spraw. jak to poukładać w teczce do kat.A. czy każdy podmiot do oddzielnej teczki  (ale tak zmarnuje dużo teczek archiwizacyjnych). Jeśli w jednej teczce umieszczę kilka podmiotów ( z imienia i nazwiska) to czy ułożyć to alfabetycznie nazwiskami ? czy w jaki sposób?

Oddzielnie każdy podmiot, skoro tak prowadzono w komórce merytorycznej. Szkoda teczek, owszem, ale nie ma wyjścia.

[atena87]

jeszcze jedno pytanie, jeśli dla każdego podmiotu mam zakładać osobną teczkę. jak to opisać dobrze w spisie zdawczo odbiorczym? jeśli mam sygnature np.550 a te teczki są z różnych lat, to ja kto zrobić. Każdej teczce w spisie zdawczo odbiorczym nadawać kolejny numer? czy zrobić wszystkie  teczki w spisie pod jednym numer np.10 tomów ale każdą teczkę opisać daty skrajne takie jak są w teczce (np. 2010-2014) a  na spisie daty skrajne wszystkich teczek np od 2009-2020 ?

[Dory]

jeszcze jedno pytanie, jeśli dla każdego podmiotu mam zakładać osobną teczkę. jak to opisać dobrze w spisie zdawczo odbiorczym? jeśli mam sygnature np.550 a te teczki są z różnych lat, to ja kto zrobić. Każdej teczce w spisie zdawczo odbiorczym nadawać kolejny numer? czy zrobić wszystkie  teczki w spisie pod jednym numer np.10 tomów ale każdą teczkę opisać daty skrajne takie jak są w teczce (np. 2010-2014) a  na spisie daty skrajne wszystkich teczek np od 2009-2020 ?

Metoda ewidencjonowania teczek czyli sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych zapewne jest określona w instrukcji kancelaryjnej - czy w Twojej jednostce można spisywać x tomów w jednej pozycji spisu czy każdy tom osobno.