Archwizacja dokumentów elektronicznych - nietypowa sytuacja

[Aleksandra]

Mam następującą wątpliwość:
Sytuacja: obieg elektroniczny jako podstawowy sposób dokumentowania spraw, ale w ramach wyjątku niektóre sprawy prowadzone papierowo. Do tych spraw powstają pisma, które podpisane będą elektronicznie, ale ze względu na bariery (np. techniczne lub RODO) nie w systemie EZD, tylko w programie Adobe i pozostaną w folderze na pulpicie. Pisma te zostaną wydrukowane i dołączone do teczki aktowej, ale pytanie powstaje ? co z jego oryginałami, czyli naturalnymi dokumentami elektronicznymi, których nie ma w systemie EZD i tą drogą nie zostaną przekazane do archiwum w EZD?

[Aanna]

Zamierzamy wprowadzić elektroniczne zarządzanie dokumentacją, założenie jest takie żeby ograniczyć do minimum papierową dokumentację.
Oczywiście będą wyjątki. Mam dużo wątpliwości jak to będzie wyglądać w praktyce...
Ale odnośnie Twojego pytania obecnie mamy taką praktykę, że pismo powstaje najpierw poza EZD (word, pdf, skan) i dopiero potem trafia do EZD. Nie wiem czy dobrze rozumiem pytanie, ale jeśli dokument podpisany elektronicznie jest drukowany to można go również zeskanować i tak dołączyć do systemu EZD.

[muniekdm]

Nie bardzo rozumiem dlaczego te dokumenty są podpisywane poza systemem EZD. Nawet jeśli sprawa stanowi wyjątek do dokumenty mogą być tworzone,  podpisywane elektronicznie  i przekazywane w EZD. W opisanej sytuacji nie widzę jak będzie przebiegał cały proces prowadzenia sprawy. Najważniejsze w tej kwestii są zapisy instrukcji kancelaryjnej.

[Aleksandra]

To może zapytam inaczej - czy jeżeli jest obieg elektroniczny jako podstawowy i są wyjątki papierowe, to:
1. sprawa prowadzona na wyjątku papierowym powinna być również odzwierciedlona w EZD?
2. sprawa na wyjątku papierowym jest prowadzona również w EZD (jest tam odzwierciedlona), w sprawie powstają pisma elektroniczne (wydrukowane i dołożone do teczki) i teraz pytanie - czy ta sprawa w EZD powinna być archiwizowana również elektronicznie? czy wystarczy zarchiwizować ją w postaci papierowej, a elektroniczne odzwierciedlenie może być usunięte z systemu na zasadzie do kosza lub po prostu być w systemie, ale nie zostać przekazane do archiwum elektronicznego?

[Dory]

To może zapytam inaczej - czy jeżeli jest obieg elektroniczny jako podstawowy i są wyjątki papierowe, to:
1. sprawa prowadzona na wyjątku papierowym powinna być również odzwierciedlona w EZD?
2. sprawa na wyjątku papierowym jest prowadzona również w EZD (jest tam odzwierciedlona), w sprawie powstają pisma elektroniczne (wydrukowane i dołożone do teczki) i teraz pytanie - czy ta sprawa w EZD powinna być archiwizowana również elektronicznie? czy wystarczy zarchiwizować ją w postaci papierowej, a elektroniczne odzwierciedlenie może być usunięte z systemu na zasadzie do kosza lub po prostu być w systemie, ale nie zostać przekazane do archiwum elektronicznego?

Mam tę samą zagwozdkę.

[muniekdm]

W sprawach prowadzonych jako wyjątki w papierze system EZD będzie wspomagający. Sprawę należy zarchiwizować jako papierową. Wydaje mi się, że nie określono zasad archiwizacji dla dokumentacji w EZD dla spraw prowadzonych jako wyjątki w papierze.