dzielenie na tomy w przypadku podteczek

[moonkoral]

Instrukcja kancelaryjna opisuje teczki aktowe w § 62 2. 6),, numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek ..."

W jaki sposób archiwizować sprawy, które posiadają pod nr głównym podteczki?

Dla przykładu: W danym roku pod jakimś nr JRWA jest  20 spraw. Pod pozycją nr 3 jest zarejestrowana podteczka która ma sprawy 1-15.


Opcja 1)

Spis wszystkich spraw od 1-20, potem sprawę nr 1, potem nr 2 bo tyle się zmieści do 1 teczki.

Potem druga teczka jako podteczka o pozycji 3 i na początku cały spis spraw podteczki i sprawy 1-7

Potem trzecia teczka jako podteczka o pozycji 3  i sprawy 8-15

Potem czwarta teczka i sprawa 4 (początek)

Potem piata teczka i sprawa 4 (dalsza część)

Potem szósta teczka i sprawy 5-20 bo się zmieściły.

Czy taki sposób jest poprawny i stosujemy tomy od 1 do 6?


Opcja 2)

Pierwsza teczka to spis spraw 1-20 i sprawy 1,2

Druga teczka to sprawa 4 (początek)

Trzecia teczka to sprawa 4 (dalsza część)

Czwarta teczka to sprawy 5-20 bo tyle się zmieściło.

I wtedy używamy tomy 1-4 a w oddzielnych dwóch teczkach sprawa nr 3 (ta podteczka) i wtedy nr tom 1 (spis spraw + sprawy 1-7) i tom 2 (sprawy 8-15)?


Proszę o informację czy któraś z opcji jest poprawna. .

[Danutka]

Bardziej przejrzysta wydaje mi się opcja 2

[Aanna]

Jeśli ktoś wyodrębnił podteczkę, to pewnie miał jakiś powód. Jeśli spojrzeć na spisy spraw to mi też Opcja 2 wydaje się lepsza.

Przykładowy spis dla opcji 1:
Lp.   znak teczki      tytuł teczki         daty      liczba teczek
1   1111         Konferecje.                  2022               6


Przykładowy spis dla opcji 2
Lp.   znak teczki      tytuł teczki         daty      liczba teczek
1   1111         Konferencje.                   2022       4   

2   1111.3         Konferencje                     2022                 2   
                                        zagraniczne