Instrukcja kancelaryjna opisuje teczki aktowe w § 62 2. 6),, numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek ..."
W jaki sposób archiwizować sprawy, które posiadają pod nr głównym podteczki?
Dla przykładu: W danym roku pod jakimś nr JRWA jest 20 spraw. Pod pozycją nr 3 jest zarejestrowana podteczka która ma sprawy 1-15.
Opcja 1)
Spis wszystkich spraw od 1-20, potem sprawę nr 1, potem nr 2 bo tyle się zmieści do 1 teczki.
Potem druga teczka jako podteczka o pozycji 3 i na początku cały spis spraw podteczki i sprawy 1-7
Potem trzecia teczka jako podteczka o pozycji 3 i sprawy 8-15
Potem czwarta teczka i sprawa 4 (początek)
Potem piata teczka i sprawa 4 (dalsza część)
Potem szósta teczka i sprawy 5-20 bo się zmieściły.
Czy taki sposób jest poprawny i stosujemy tomy od 1 do 6?
Opcja 2)
Pierwsza teczka to spis spraw 1-20 i sprawy 1,2
Druga teczka to sprawa 4 (początek)
Trzecia teczka to sprawa 4 (dalsza część)
Czwarta teczka to sprawy 5-20 bo tyle się zmieściło.
I wtedy używamy tomy 1-4 a w oddzielnych dwóch teczkach sprawa nr 3 (ta podteczka) i wtedy nr tom 1 (spis spraw + sprawy 1-7) i tom 2 (sprawy 8-15)?
Proszę o informację czy któraś z opcji jest poprawna. .