Ewidencja zasobu archiwum zakładowego - formularze

[Dominik]

Witajcie

w jakim przepisie urzędowym znajdują się druki: spisu zdawczo-odbiorczego, wykazu spisów zdawczo-odbiorczych i karty udostępniania akt?
Nie chodzi mi o Instrukcję Kancelaryjną tylko o Zarządzenie; Rozporządzenie  ministerialne tudzież z NDAP będące podstawą dla Instrukcji Kancelaryjnej czy Archiwalnej.

Pozdrawiam

[monika85]

Proszę o informacje czy po wejściu Rozporządzenia z 18 stycznia 2011 r. wprowadzali państwo nowe formularze spisów zdawczo - odbiorczych, kart udostępnienia dokumentów itp. na drodze odgórnego zarządzenia kierownika podmiotu czy wystarczy opracowanie powyższych formularzy przez archiwum i rozesłanie po wydziałach do stosowania.
Proszę jeszcze o rozwianie moich wątpliwości - czy dokumenty wytworzone przed wejściem w życie rozporządzenia z 18 stycznia 2011 r. należy spisywać na nowych wzorach spisów zdawczo - odbiorczych i wypożyczać na nowych kartach udostępnienia opracowanych na podstawie powyższego rozporządzenia. Moje wątpliwości wynikają z paragrafu 7 - "Przepisy rozporządzenia mają zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej do podmiotu od dnia 1 stycznia 2011 r."

[MarcinP]

Tak, należy wprowadzić nowe wzory druków, gdyż poprzednie straciły ważność w styczniu 2011 r.

[stany]

Na czym polega zmiana w  druku karty udostępnienia od 2011r. ?

[stany]

Na czym polega zmiana  wykazów spisów zdawczo-odbiorczych od 2011r. ?

[stany]

Na czym polega zmiana formularza spisów zdawczo-odbiorczych ?

[MarcinP]

Ja nie napisałem, że są konieczne jakieś zmiany we wzorach w/w druków. Rzecz w tym, że druki obowiązującego do 31 grudnia 2010 r. miały umocowanie np. w instrukcjach archiwalnych regulujących organizację i funkcjonowanie archiwów zakładowych. W styczniu 2011 r. ogłoszono rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnych, jrwa i instrukcji archiwalnych. W instrukcji archiwalnej nie zostały uregulowane wzory druków. Ale poprzednie instrukcje straciły ważność z chwilą opublikowania nowego rozporządzenia. Należało więc wprowadzić np. zarządzeniem kierownika jednostki wzory druków do stosowania w archiwum zakładowym z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2011 r. Wzory te mogą być takie, jak stosowano dotąd. Ja zmodyfikowałem np. spis zdawczo-odbiorczy dodając kolumnę pt. "rok założenia teczki" (zgodnie z instrukcją archiwalną). Kartę zastępczą i kartę udostępnienia/wypożyczenia akt również zmieniłem. Poza tym należało wprowadzić wzór spisu zdawczo-odbiorczego informatycznych nośników danych, dokumentacji przekazywanej ze składu chronologicznego etc... Wzór opisu teczki aktowej też się przecież zmienił...

[szycha]

Stany, czy nie można było tego w jednym poście napisać?

Na czym polega zmiana formularza spisów zdawczo-odbiorczych ?

W nowym spisie obok podpisu zdającego i przyjmującego powinien znaleźć się obowiązkowo podpis kierownika komórki zdającej akta

Na czym polega zmiana  wykazów spisów zdawczo-odbiorczych od 2011r. ?

Obok danych, które do tej pory widniały w wykazie spisów powinna się znaleźć obowiązkowo kolumna "Komórka która wytworzyła akta"

Na czym polega zmiana w  druku karty udostępnienia od 2011r. ?

A w tym wypadku chodzi bardziej o terminologie, bo według nowej instrukcji wypożyczanie odbywa się poprzez złożenie "wniosku", a nie "karty udostępnienia"

Jednym słowem przydałoby się unormować w każdej instytucji własne formularze, ale wg. wytycznych z instrukcji archiwalnej.

[MarcinP]

Racja, zapomniałem już, że te elementy też zmieniałem 

[stany]

    Przepraszam za rozlazłość pytań. Przyznaję, że ja nic nie zmieniałem, a jak przeczytałem o tych drukach , zacząłem po kolei sprawdzać na stronach Archiwów  Państwowych , i  nie znalazłem zmian we wspomnianych wzorach druków. Dodam, że w wykazach  spisów z-o , w uwagach zaznaczam komórkę która wytworzyła akta , w spisach z-o , tylko dodatkowy podpis , więc druku nie zmieniam, a wniosek  ?  , no karta jest tym wnioskiem, w tym druku jest wszystko co jest wymagane.
Sprawdzałem na stronie swojego AP , oraz AP Kraków  i  Rzeszów.

Pozdrawiam

[marcia]

Ja też nic nie zmieniałam. Do ap wysyłamy na tych samych drukach wszystko i się jeszcze nie przyczepili, więc chyba jest dobrze

[MarcinP]

Formularze publikowane na stronach archiwów państwowych mają charakter ogólny, tzn. mogą służyć za wzór do stosowania np. w składnicach akt). Mnie jako pracownika prowadzącego archiwum zakładowe obowiązuje instrukcja archiwalna stanowiąca załącznik do rozp. PRM z 18 I 2011 r. W instrukcji tej jest wyszczególnione, jakie elementy poszczególne spisy powinny zawierać. Więc chyba nie jest dobrze...