Aktualności:

Widzę, że część osób może mieć problemy z zalogowaniem/hasłami/zatwierdzeniem konta - czytamy watek: http://www.ifar.pl/index.php/topic,5043.0.html i potem proszę tej sprawie o kontakt na priv rafal.magrys(na)gmail.com

Menu główne

Zarchiwizowana teczka a nowe pismo

Zaczęty przez estridka, Kwiecień 18, 2022,

Poprzedni wątek - Następny wątek

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

estridka

Przykładowo, mamy początek sprawy w 2012r. Dotyczy umowy o energię. Cała teczka została przekazana do archiwum zakładowego w 2016r. Przychodzi nowe pismo w 2019r. w tej sprawie. Jest zarejestrowane pod znakiem z 2012r. Teraz w 2022r. komórka organizacyjna przynosi pismo do archiwum, aby archiwista dołączył je do zarchiwizowanej już teczki. Czy tak jest prawidłowo?

Dory

Nie. W przypadku wznowienia sprawy teczkę należy wycofać z archiwum na podstawie protokołu wycofania. Nie należy dokładać choćby z tego względu, że zmieniłyby się daty skrajne.

estridka

A jeśli do jednej sprawy ciągle dochodzą pisma, to wtedy całą teczkę komórka powinna mieć u siebie?

Jeśli chodzi o daty skrajne, to u mnie w jednostce na teczkach nikt nie pisze, jakie daty są w rzeczywistości, tylko rok zarejestrowania spraw na podstawie spisu spraw. Czyli np. sprawy były zarejestrowane w 2017r. to na teczce jest 2017 rok, mimo że w środku są pisma nawet z 2020 r. Pani, która prowadziła archiwum tłumaczyła, że później robiła tak, że ta teczka była przekazana do archiwum zakładowego np. w tym roku z kategorią B5 to 5 lat liczyłaby od 1.01.2023r....

Danutka

Okres przechowywania liczy się od zakończenia sprawy, a nie od kiedy akta trafiły do archiwum zakładowego. Dlatego jest ważne by jednak na teczkach opisywać daty skrajne akt. Jeśli w teczce jest sprawa zaczęta w 2017 r., która zakończyła się dopiero w 2020 r., to 5-letni okres przechowywania takiej teczki upłynie w 2026 r. (wtedy można by wnioskować o jej brakowanie).

estridka

Ja to wiem, że tak powinno. Ale pani wcześniej prowadząca archiwum tak robiła i pani, która teraz prowadzi robi tak samo, czyli na teczce jest data zarejestrowania spraw.

I często widzę teczki, które mają np. 15 spraw, z czego 14 jest zakończonych a w jednej pismo przychodzi po kilku latach dopiero. I nie wiadomo, czy będzie to ostatnie pismo...

EwelinaP

Instrukcja kancelaryjna wyraźnie mówi, że do archiwum przekazujemy akta spraw ostatecznie zakończonych, kompletnymi rocznikami.  Jeśli umowa obowiązuje, to musi zostać w wydziale.