Dokumentacja

[młodziak]

Witam! Pracuję w OPS, w którym nie ma JRWA. 1. Mam wątpliwości co do dokumentacji, która jest przekazywana do składnicy akt czy rzeczywiście ona powinna tam trafić, a jeżeli tak, to z jaką kategorią archiwalną? Np. Poczta e-mail, podania i wnioski, zasady udzielania pomocy społecznej, wezwania, zawiadomienia o wszczęciu postępowania, wezwania do uzupełnienia dokumentów,  uchwały Rady Gminy? Jak dla mnie wszystko to nie powinno być w oddzielnych teczkach tylko stanowić sprawę. Jak myślicie co z tym zrobić? 2. Jak to jest w innych Ośrodkach ? Czy wywiady środowiskowe są tylko w teczce osobowej, czy też oprócz teczki osobowej (w której są kserówki) istnieje teczka z oryginałami wywiadów?

[szymek]

Zapytaj AP pod które podlega Twoja jednostka. Swoją drogą RWA znajdziesz w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. Ważnym jest wiedzieć czy Twoja jednostka wytwarza dokumentację kat. A

[Rovan]

Swoją drogą RWA znajdziesz w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r.

OPS-y jako samorządowe jednostki organizacyjne (a nie Jednostki Samorządu Terytorialnego), nie podlegają pod ro rozporządzenie.

[szymek]

Fakt. To prawda

[Rovan]

Jak dla mnie wszystko to nie powinno być w oddzielnych teczkach tylko stanowić sprawę.

Zależy - nie zawsze i nie każda dokumentacja będzie tworzyła akta spraw. Natomiast to nie archiwista ma decydować o tym jakie dokumenty będą wchodziły do akt poszczególnych spraw.
Sprawy załatwiają pracownicy merytoryczni i to do ich obowiązków należy prawidłowe prowadzenie akt spraw, zgodnie z procedurami opisanymi w instrukcji kancelaryjnej.

Mam wątpliwości co do dokumentacji, która jest przekazywana do składnicy akt czy rzeczywiście ona powinna tam trafić, a jeżeli tak, to z jaką kategorią archiwalną?

Mówiąc w pewnym uproszczeniu - każdy dokument powinien trafić do składnicy; kategorię nadaje się zgodnie z klasą rzeczową do której dokumentacja została przyporządkowana (a wiec zgodnie z tematyką dokumentacji).

Np. Poczta e-mail

Poczta email to nie jest rodzaj dokumentu, a sposób jego przekazania. Zatem pytanie o jakich konkretnie dokumentach mowa?

[Forumowicz]

Swoją drogą RWA znajdziesz w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r.

OPS-y jako samorządowe jednostki organizacyjne (a nie Jednostki Samorządu Terytorialnego), nie podlegają pod ro rozporządzenie.

Czyli Powiatowe Urżędy Pracy też nie podlegają pod to rozporządzenie? Pytam, bo komórka organizacyjna przekazała mi jednostki archiwalne składające się z dokumentacji aktowej wśród której znajdują się fotografie i nie wiem, czy należy je zarchiwizować osobno, czy zostawić je w jednostkach?

[młodziak]

 Tak jak jest napisane na tej stronie https://www.archiwa.gov.pl/pl/749-podstawowe-informacje-o-przepisach-kancelaryjnych-i-archiwalnych

"Organy gminy i związki międzygminne oraz urzędy obsługujące te organy i związki, organy powiatu i starostwa powiatowe, organy samorządu województwa i urzędy marszałkowskie, organy zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy stosują rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140).

Każdy inny podmiot niż wyżej wymienione musi posiadać komplet własnych aktualnych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, opracowanych przez siebie i uzgodnionych z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego." ja też kiedyś miałem wątpliwości co do tego

Albo jaśniej Rozporządzenie nie dotyczy jednostek organizacyjnych gmin, powiatów i województw samorządowych, m.in. takich jak:

- samorządowe szkoły (podstawowe, gimnazja, specjalne, ponadgimnazjalne, policealne, przedszkola oraz inne placówki oświatowo ? wychowawcze),

- samorządowe biblioteki, muzea i inne instytucje kultury,

- urzędy pracy (wojewódzkie i powiatowe),

- ośrodki pomocy społecznej (gminne, miejskie), centa pomocy rodzinie i inne jednostki pomocy społecznej,

- samorządowe zakłady budżetowe,

-itd.

[Forumowicz]

Dziękuję za wyjaśnienie