Zagubiona dokumentacja

[Marek Marecki]

Witam. Mam pytanie, na które nie mogę znaleźć odpowiedzi. Co należy zrobić w sytuacji, gdy wśród dokumentacji przeznaczonej do przekazania do archiwum zakładowego z kategorii B-50 brakuje dokumentów ? Konkretnie chodzi o choroby zawodowe i brak całych teczek dotyczących konkretnych przypadków. Z góry dziękuję za podpowiedzi.

[Danuta J. Samek]

Dzień dobry,
to nie pana problem, ale komórki, która zdaje ten materiał do archiwum. Na podstawie czego stwierdza pan, że danych dokumentów brakuje? Jeśli ich nie ma, to nie powinny figurować w spisie zdawczo-odbiorczym. Jeśli ich brak powoduje, że dokumentacja sprawy jest niepełna - proszę takich akt w ogóle nie przyjmować do archiwum. Pozdrawiam

[Marek Marecki]

Dziękuję za odpowiedź. Moją intencją było jednakże doradzenie w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją (jest to jedno z zadań archiwum zakładowego). Nie wiem, co doradzić. Pozdrawiam.

[Filip Kwiatek]

A może to przypadek, gdzie komórka przekazuje dawną dokumentację po poprzednikach i nie ma możliwości ustalenia skąd się wzięły braki, np. są spisy spraw, a brakuje teczek z konkretnych pozycji? Wtedy pewnie trzeba przejąć to, co zostało, ale może z jakimś uzasadnieniem i wyjaśnieniem komórki. Natomiast jeżeli jest to dokumentacja bieżąca i są braki, to bym nie przyjął i w porozumieniu z kierownikiem komórki kazał odnaleźć, sporządzając protokół z podjętych działań.

[Marek Marecki]

Braki są w dokumentacji z lat 90-tych. Brakuje konkretnych teczek wyszczególnionych w rejestrach prowadzonych w komórce. Wcześniej była składnica akt. Do tego była przeprowadzka z innego adresu. Raczej nie ma szans na odnalezienie. Stąd pytanie, czy podjąć próbę odtworzenia, choćby cząstkowej czy np. w miejsce zagubionej dokumentacji sporządzić jakieś sprawozdanie z wyjaśnieniem przyczyny braków dokumentacji ? Pozdrawiam.

[Filip Kwiatek]

Nie wiem jak można odtworzyć brakujące teczki  , nie ma to nie ma, nie jest to kłopot archiwisty. Ktoś kiedyś w komórce zaniedbał, nie można wyciągnąć konsekwencji ani naprawić straty. Wg mnie to co można zrobić, to zachować istniejącą ewidencję, sporządzić protokół, stwierdzić braki, kierownik komórki podpisuje, do wiadomości kierownika całej jednostki i już.   

[Marek Marecki]

Dziękuję za podpowiedź. Tak zrobimy.