Symbole komórek organizacyjnych i wypożyczenie akt

[anna.pawlicka@op.pl]

Dzień dobry,
jestem młodą archiwistką z 3 miesięcznym doświadczeniem. Mam problem z symbolami komórek organizacyjnych, w mojej firmie istnieją ale nikt nie jest wstanie odpowiedziec skąd się wzięły i czy prawnie zostały zatwierdzone rozporządzeniem i czy powinny. W instrukcji  i archiwalnej nie znalazłam informacji NT. temat.
Jak to wygląda w Waszych archiwach zakładowych?

Drugie pytanie pierwszy raz będę wypożyczać akta z archiwum (osoba z zakładu pracy), jak pokolei powinien wyglądać ten proces?

Pozdrawiam

[Dory]

Komórki organizacyjne a w związku z tym ich symbole ustalane są na mocy regulaminu organizacyjnego, a zatem powinnaś dotrzeć do zarządzeń kierownika jednostki.
Instrukcja archiwalna nie ma z tym nic wspólnego.

Instrukcja archiwalna powinna regulować postępowanie. Ogólnie - wypożycza się na podstawie karty udostępnienia, zazwyczaj. Po zwrocie sprawdzasz stan akt, czy np. nic nie zginęło w kat. A i podpisujesz. A wcześniej w miejsce wypożyczonych akt wkładasz kartę zastępczą. Jeśli akta wypożycza pracownik komórki, która nie prowadziła spraw, powinien uzyskać zgodę kierownika właściwej komórki. Przynajmniej u nas tak jest. Ale co firma, to trochę inna instrukcja archiwalna, musisz zatem kierować się własną instrukcją.

[anna.pawlicka@op.pl]

dziękuje za pomoc

[TowarzyszArchiwista]

Oprócz karty udostępnienia akt dobrze jest mieć jakiś rejestr wypożyczeń np. w postaci książki czy zeszytu. W moim archiwum zakładowym jest taka książka i ona stanowi ewidencję udostępniania. W tabeli wpisuje się datę wpływu podania o wypożyczenie, nazwę wydziału, sygnaturę akt, cel wypożyczenia, datę wypożyczenia. Wypożyczający kwituje tam swoim podpisem odbiór akt. Gdy akta zostaną zwrócone, w książce odnotowuje się datę zwrotu.
Pozdrawiam.