Prowadzenie teczek - data zakończenia sprawy

[MarcinP]

W spisach spraw jest "data zakończenia sprawy". Rozumiem to, jako datę pisma kończącego sprawę, np. decyzji. Natomiast spotkałem się z opinią, że wpisywać należy jako datę zakończenia sprawy datę uprawomocnienia się decyzji itp. Ktoś praktykuje taki zapis?

[Rovan]

Datą zakończenia sprawy jest zawsze data ostatniego pisma w danej sprawie. Natomiast przy pewnych typach dokumentacji, przy obliczaniu okresu jej przechowywania trzeba uwzględnić również i inne dane. Np. okres przechowywania akt spraw sądowych liczymy od daty wykonania orzeczenia (bądź umorzenia sprawy), umów - od daty wygaśnięcia umowy itp.

[Jarek]

Nic podobnego, poczytajcie instrukcje kancelaryjne, np. § 56 pkt 3 IK wprowadzonej rozporządzeniem z 18 stycznia 2011- "prowadzący sprawę (...) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy". Data ostatecznego załatwienia dość powszechnie jest błędnie utożsamiana z datami skrajnymi dokumentacji, a to dwie różne informacje służące różnym celom. Datą ostatecznego załatwienia będzie data wydania decyzji, przy czym decyzja ta nie musi być ostatnim dokumentem w sprawie.

[Rovan]

Datą ostatecznego załatwienia będzie data wydania decyzji, przy czym decyzja ta nie musi być ostatnim dokumentem w sprawie.

Tylko, czy w sytuacji gdy w danej sprawie (już po wydaniu decyzji) wciąż krążą pisma - możemy uznać ją za zakończoną?

[stany]

Decyzja to też pismo ,wpisujmy datę decyzji , jeżeli jest inne pismo po decyzji to wpisujemy datę ostatniego pisma.

[Jarek]

U mnie problem wypłynął przy okazji EZD (EZD jest niezłym "obnażaczem" tego typu sytuacji). Bo funkcjonowało to tak, że data wykonania czynności zamknięcia sprawy była w systemie odnotowywana jako data ostatecznego załatwienia na spisie spraw. Przyjrzałem się tematowi i wyszło dopiero co do czego służy. Data ostatecznego załatwienia to data tego pisma załatwiającego sprawę (np. decyzji) i ona powinna widnieć w spisie spraw (do celów kontroli terminowości załatwienia). Daty skrajne i obliczenie okresu przechowywania wynikają z daty ostatniego elementu akt sprawy, a samą czynność zamknięcia sprawy/odnotowania załatwienia na spisie spraw wykonamy już po zakończeniu wszystkich czynności związanych z daną sprawą - i siłą rzeczy data wykonania czynności zamknięcia sprawy i data ostaecznego załatwienia będą wtedy różne.

pozdrawiam

[Rovan]

siłą rzeczy data wykonania czynności zamknięcia sprawy i data ostaecznego załatwienia będą wtedy różne.

Wychodzi na to, że w systemie EZD możemy mieć nawet 3 daty:
- data załatwienia sprawy (np. decyzji)
- data ostatniego dokumentu w sprawie (jeśli pojawiło się juz po jej załatwieniu)
- data zamknięcia sprawy w systemie EZD
Przy czym podzielam tutaj opinię "stany", że datą ostatecznego załatwienia sprawy powinna być data ostatniego pisma w sprawie (nawet jeśli pojawiło się już po decyzji, czy innym dokumencie rozstezygającym sprawę. To redukuje nam ilość dat do 2 (zakończenia i zamknięcia

...a rubryka w spisie tylko jedna

[Jarek]

Dopiero dziś zwróciłem uwagę na jeden drobiazg: otóż w paragrafie 63 instrukcji kancelaryjnej (rozporządzenie z 18.01.2011) jest mowa o tym że akta trafiają do az po dwóch latach od zakończenia spraw. No i mamy kłopot - w świetle tego, co udało mi się ustalić powyżej, w przypadku papierowych akt spraw, taka data nie jest nigdzie odnotowywana  - na spisie spraw mamy datę ostatecznego załatwienia, a nie datę zamknięcia sprawy.

[Grzegorz]

Dzień dobry,
w mojej instytucji zastanawiamy się obecnie kiedy kończy się sprawa dotycząca danego zarządzenia dyrektora, wprowadzenia instrukcji, procedury czy np. wprowadzenia wzorów formularzy i druków własnych. Rozważamy dwie możliwości - zakończenie sprawy to data ogłoszenia lub data końca obowiązywania.

Osobiście jestem za drugim wyjściem. Zakończeniem sprawy jest dla mnie moment, w którym dany akt przestaje obowiązywać, gdyż został odwołany lub zastąpiony nowym. Wówczas w systemie EZD możemy łatwo odfiltrować akty wewnętrzne obecnie obowiązujące. Minusem jest to, że sprawy mogą ciągnąć się kilka lat.

Chętnie przeczytam zdania innych osób.

[EwelinaP]

Data zakończenia sprawy nie zawsze jest tożsama z datą ostatniego pisma w sprawie. Np. momentem "zakończenia" dla upoważnienia będzie data jego wygaśnięcia, a nie wydania. Jeśli decyzja zostaje wydana na 10 lat, to datą zakończenia także jest moment jej wygaśnięcia, a nie wydania. Dla pozwoleń na budowę datą zakończenia sprawy, czyli datą, od której liczy się okres przechowywania, jest moment zniszczenia/rozbiórki budynku. Dla zarządzeń dyrektora faktycznie datą zakończenia powinien być moment wygaśnięcia. Ale czy na pewno? Czy w takim razie poszczególne zarządzenia, jeśli ciągle obowiązują, powinny być przechowywane na stanowiskach pracy? Zarządzenia i tak mają kategorię A. Czy zatem nie lepiej jest przekazać komplet do archiwum? U nas tak się dzieje. Nie dzielimy zarządzeń na te obowiązujące i te uchylone. Tworzą one jeden integralny zbiór, a ich status jest odnotowany w rejestrze. Będą one przechowywane tak długo, jak będzie istniał nasz urząd. Ale możemy sobie na to pozwolić, bo tych zarządzeń jest max 150 rocznie. Jak w większości problematycznych przypadków, zasięgnęłabym opinii archiwum państwowego.

[Jarek]

Brak słów 
Nie tylko że nie znacie przepisów, to nie czytacie nawet dyskusji do których doklejacie swoje posty.