Milka, przed zastanawianiem się, zawsze należy najpierw zajrzeć do instrukcji kancelaryjnej. To uniwersalna rada dla wszystkich którzy (od lat!) szukają porad na tym forum. Ponadto pytając, dobrze jest w miarę dokładnie opisać problem.
Nowsze instrukcje kancelaryjne dają wprost możliwość prowadzenia i archiwizacji teczek zakładanych dla poszczególnych spraw. Tyle że spis spraw też trzeba w takim przypadku jakoś zarchiwizować (tego instrukcje nie regulują). Więc jak najbardziej może ten spis być zawartością osobnej teczki, beż żadnych dodatkowych adnotacji, bo to w ogóle nie jest sytuacja która by tego wymagała. Przy czym najlepiej byłoby, żeby ta teczka ze spisem spraw, była tomem pierwszym dla zbioru akt spraw w ten sposób przekazywanych.