Przekazywanie dokumentacji/spisy zd. odbiorcze

[Melecjusz]

Witam, jestem na stażu w UM i mam za zadanie przygotować przekazanie materiałów z komórki do archiwum. Mam dwa pytania
1 -czy teczki do spisu wpisuje się w jakieś określonej kolejności np. po znaku teczki
2 - 4 lub 3 egzemplarze dla spisów mają być wszystkie w postaci oryginałów czy wystarczy skserować pierwszy oryginał ? Dziękuję za możliwe odpowiedzi.

[Rovan]

Teczki na spisie umieszcza się w układzie rzeczowo-chronologicznym, lub chronologiczno-rzeczowym (obydwa są w  zasadzie równoprawne).

Układ rzeczowo-chronologiczny- teczki spisujemy w kolejności symboli klasyfikacyjnych, a w ramach danego symbolu - wg dat założenia teczki, np:

062 - 2010
062 - 2011
091 - 2010
091 - 2011
1234 - 2010
1234 - 2011
220 - 2010
220 - 2011

Układ chronologiczno-rzeczowy - teczki spisujemy w kolejności dat założenia, a w ramach jednego rocznika - wg symboli klasyfikacyjnych, np:

062 - 2010
091 - 2010
1234 - 2010
220 - 2010
062 - 2011
091 - 2011
1234 - 2011
220 - 2011

Wszystkie egzemplarze spisu z/o powinny posiadać oryginalne podpisy.

[Melecjusz]

Bardzo dziękuję za pomoc. Pozdrawiam

[Melecjusz]

Mam jeszcze jedno pytanie- co w sytuacji gdy znak teczki brzmi np. "DN-610" ? Wpisuje się taki znak do spisu zdawczo- odbiorczego bez podawania daty?

[Rovan]

Nie do końca rozumiem w czym problem?
W kolumnie drugiej spisu z/o zawsze wpisujemy znak teczki, czyli właśnie symbol komórki i symbol klasyfikacyjny (w sytuacji gdy teczka zawiera akta tylko jednej sprawy - cały znak sprawy).
Datę założenia teczki podajemy w kolumnie czwartej - "Rok założenia teczki".

[Melecjusz]

Dziękuję, teraz rozumiem.

[Forumowicz]

Mam pytanie dotyczące zarchiwizowanej dokumentacji, którą przyjęłam przed szkoleniem z archiwizacji. Na jednostkach archiwalnych jest wpisany symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, który obowiązywał w chwili archiwizowania teczki. Sprawy zostały rozpoczęte w 2016 roku (obowiązywał wówczas JRWA z 2015 roku, ale ten symbol jeszcze nie został w nim dodany, bo na początku 2016 roku weszło w życie rozporządzenie, które wprowadzało nową formę wsparcia w PUP). Symbol został zamieszczony w JRWA z 2020 roku. W związku z tym mam pytanie, czy powinnam zostawić ten symbol czy też w ogóle nie powinno byc symbolu na tych jednostkach?