Internetowe Forum Archiwalne > Metodyka Archiwalna
Znak sprawy - współpraca między komórkami
Qklinsky:
Mam problem w przypadku współpracy wewnętrznej departamentów i nadawaniem znaku sprawie. Wiem, że jest podział na komórkę merytoryczną i współpracujące. Ale mam problem w przypadku departamentu zamówień.
Dajmy na to, że departament X zgłasza jakieś zapotrzebowanie, musi przygotować odpowiednią dokumentację do przetargu, opinie, zestawienia itp. Jest komórką wszczynająca sprawę, więc nadaje swój znak sprawy. Ale za przeprowadzenie postępowania przetargowego odpowiada wspomniany departament zamówień, do którego trafią przygotowane przez dep. X dokumenty. Czy departament zamówień nadaje swój znak jako, że prowadzi sprawę dalej, ma ją nijako pod swoimi skrzydłami? Jeśli tak, czy jednak tutaj powstała dokumentacja nie powinna też trafić do departamentu X jako jej integralna część?
Z góry dziękuję za pomoc.
lukas_drill:
Ciężko tak jednoznacznie stwierdzić, skoro nie zna się istoty prowadzonej sprawy... bo wydaje się, że najlepiej skorzystać z zapisu o współpracy pomiędzy komórkami tej samej jednostki i niepotrzebnie nie dublować dokumentów.
ALE, jest taki przykład w stosunku do np. jakiejś inwestycji (powiedzmy budowa drogi).
Dokumentacja z całej inwestycji będzie w wydziale inwestycji, w odpowiedniej teczce, ale prócz stricte inwestycyjnej dokumentacji (zgłoszenia, pozwolenia, mapki, pisma, odbiory itp itd), powstaje też dokumentacja dotycząca zamówienia publicznego. Ta zaś dokumentacja nie znajduje się w teczce dot. tejże inwestycji, ale w wydziale zamówień publicznych, jako kolejne zamówienie. Jeżeli ktoś szuka dokumentacji zamówienia publicznego dot. budowy tej drogi, to przychodzi po nią i szukam w zamówieniach, a jeśli potrzebuje coś z realizacji inwestycji, to odnajduję to w aktach przekazanych przez wydział inwestycji...
W powyższym przypadku ciężko stwierdzić jak wygląda podział obowiązków w jednej i drugiej komórce, jak się przenikają...
Jarek:
--- Cytat: Qklinsky w Luty 01, 2022, ---Mam problem w przypadku współpracy wewnętrznej departamentów i nadawaniem znaku sprawie. Wiem, że jest podział na komórkę merytoryczną i współpracujące. Ale mam problem w przypadku departamentu zamówień.
Dajmy na to, że departament X zgłasza jakieś zapotrzebowanie, musi przygotować odpowiednią dokumentację do przetargu, opinie, zestawienia itp. Jest komórką wszczynająca sprawę, więc nadaje swój znak sprawy. Ale za przeprowadzenie postępowania przetargowego odpowiada wspomniany departament zamówień, do którego trafią przygotowane przez dep. X dokumenty. Czy departament zamówień nadaje swój znak jako, że prowadzi sprawę dalej, ma ją nijako pod swoimi skrzydłami? Jeśli tak, czy jednak tutaj powstała dokumentacja nie powinna też trafić do departamentu X jako jej integralna część?
Z góry dziękuję za pomoc.
--- Koniec cytatu ---
Nie ma się nad czym zastanawiać. Czasem jest tak że kilka komórek współpracuje przy jednym "temacie", przy czym każda z nich jest merytoryczna - w zakresie swojej właściwości którą określa jrwa. Stąd jeśli jedna komórka prowadzi sprawę i zapytuje inne komórki o pomoc (prawników o opinię prawną, archiwum o stare dokumenty itp.), to każdy działa w ramach swojej merytorycznej właściwości i jeśli trzeba to rejestruje swoje sprawy (archiwum - kwerendy i udostępnianie akt, prawnicy - opinie prawne, itp.). Czasem jest też tak, że jeden symbol z jrwa jest właściwy dla kilku komórek o trochę różnych kompetencjach i każda z tych komórek jest w swoim zakresie działania "merytoryczna".
Forumowicz:
A co wtedy z datą załatwienia sprawy w spisie spraw w komórce, która zgłosiła zapotrzebowanie? Sprawa kończy się w momencie przekazania do innej komórki czy po zakończeniu całej procedury?
Forumowicz:
I mam jeszcze jedno pytanie: jeśli jedna komórka wszczyna sprawę, później przejmuje ją inna komórka, nadaje swój znak, np. prowadzi przetarg, a później sprawa wraca do komórki, która ją rozpoczęła, to czy ta komórka prowadzi ją pod pierwszym znakiem sprawy?
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej