Znak sprawy - współpraca między komórkami

[Qklinsky]

Mam problem w przypadku współpracy wewnętrznej departamentów i nadawaniem znaku sprawie. Wiem, że jest podział na komórkę merytoryczną i współpracujące. Ale mam problem w przypadku departamentu zamówień.

Dajmy na to, że departament X zgłasza jakieś zapotrzebowanie, musi przygotować odpowiednią dokumentację do przetargu, opinie, zestawienia itp. Jest komórką wszczynająca sprawę, więc nadaje swój znak sprawy. Ale za przeprowadzenie postępowania przetargowego odpowiada wspomniany departament zamówień, do którego trafią przygotowane przez dep. X dokumenty. Czy departament zamówień nadaje swój znak jako, że prowadzi sprawę dalej, ma ją nijako pod swoimi skrzydłami? Jeśli tak, czy jednak tutaj powstała dokumentacja nie powinna też trafić do departamentu X jako jej integralna część?   

Z góry dziękuję za pomoc.

[lukas_drill]

Ciężko tak jednoznacznie stwierdzić, skoro nie zna się istoty prowadzonej sprawy... bo wydaje się, że najlepiej skorzystać z zapisu o współpracy pomiędzy komórkami tej samej jednostki i niepotrzebnie nie dublować dokumentów.
ALE, jest taki przykład w stosunku do np. jakiejś inwestycji (powiedzmy budowa drogi).
Dokumentacja z całej inwestycji będzie w wydziale inwestycji, w odpowiedniej teczce,  ale prócz stricte inwestycyjnej dokumentacji (zgłoszenia, pozwolenia, mapki, pisma, odbiory itp itd), powstaje też dokumentacja dotycząca zamówienia publicznego. Ta zaś dokumentacja nie znajduje się w teczce dot. tejże inwestycji, ale w wydziale zamówień publicznych, jako kolejne zamówienie. Jeżeli ktoś szuka dokumentacji zamówienia publicznego dot. budowy tej drogi, to przychodzi po nią i szukam w zamówieniach, a jeśli potrzebuje coś z realizacji inwestycji, to odnajduję to w aktach przekazanych przez wydział inwestycji...
W powyższym przypadku ciężko stwierdzić jak wygląda podział obowiązków w jednej i drugiej komórce, jak się przenikają...

[Jarek]

Mam problem w przypadku współpracy wewnętrznej departamentów i nadawaniem znaku sprawie. Wiem, że jest podział na komórkę merytoryczną i współpracujące. Ale mam problem w przypadku departamentu zamówień.

Dajmy na to, że departament X zgłasza jakieś zapotrzebowanie, musi przygotować odpowiednią dokumentację do przetargu, opinie, zestawienia itp. Jest komórką wszczynająca sprawę, więc nadaje swój znak sprawy. Ale za przeprowadzenie postępowania przetargowego odpowiada wspomniany departament zamówień, do którego trafią przygotowane przez dep. X dokumenty. Czy departament zamówień nadaje swój znak jako, że prowadzi sprawę dalej, ma ją nijako pod swoimi skrzydłami? Jeśli tak, czy jednak tutaj powstała dokumentacja nie powinna też trafić do departamentu X jako jej integralna część?   

Z góry dziękuję za pomoc.

Nie ma się nad czym zastanawiać. Czasem jest tak że kilka komórek współpracuje przy jednym "temacie", przy czym każda z nich jest merytoryczna - w zakresie swojej właściwości którą określa jrwa. Stąd jeśli jedna komórka prowadzi sprawę i zapytuje inne komórki o pomoc (prawników o opinię prawną, archiwum o stare dokumenty itp.), to każdy działa w ramach swojej merytorycznej właściwości i jeśli trzeba to rejestruje swoje sprawy (archiwum - kwerendy i udostępnianie akt, prawnicy - opinie prawne, itp.). Czasem jest też tak, że jeden symbol z jrwa jest właściwy dla kilku komórek o trochę różnych kompetencjach i każda z tych komórek jest w swoim zakresie działania "merytoryczna".

[Forumowicz]

A co wtedy z datą załatwienia sprawy w spisie spraw w komórce, która zgłosiła zapotrzebowanie? Sprawa kończy się w momencie przekazania do innej komórki czy po zakończeniu całej procedury?

[Forumowicz]

I mam jeszcze jedno pytanie: jeśli jedna komórka wszczyna sprawę, później przejmuje ją inna komórka, nadaje swój znak, np. prowadzi przetarg, a później sprawa wraca do komórki, która ją rozpoczęła, to czy ta komórka prowadzi ją pod pierwszym znakiem sprawy?

[Rovan]

A co wtedy z datą załatwienia sprawy w spisie spraw w komórce, która zgłosiła zapotrzebowanie? Sprawa kończy się w momencie przekazania do innej komórki czy po zakończeniu całej procedury?

Skoro sprawą jest zapotrzebowanie, to zakończy się ona gdy zapotrzebowanie zostanie zrealizowane.
Np. jeśli komórka archiwum zakładowego zgłasza zapotrzebowanie na nowe regały i wysyła do działu zamówień publicznych, który zorganizuje przetarg na te regały, to dla AZ sprawa zakończy się gdy regały zostaną dostarczone (ewentualnie gdy otrzymamy odmowę realizacji zapotrzebowania ).

I mam jeszcze jedno pytanie: jeśli jedna komórka wszczyna sprawę, później przejmuje ją inna komórka, nadaje swój znak, np. prowadzi przetarg, a później sprawa wraca do komórki, która ją rozpoczęła, to czy ta komórka prowadzi ją pod pierwszym znakiem sprawy?

Po pierwsze - akurat w przykładzie, który przywołujesz (jedna komórka składa zapotrzebowania, a druga prowadzi przetarg) nie dochodzi do przekazania sprawy innej komórce. Są to po prostu dwie odrębne sprawy, tyle że prowadzone w ramach tego samego "tematu", jak to Jarek słusznie zauważył.

Natomiast abstrahując od podanego przez Ciebie przykładu - gdyby komórka A przekazała sprawę komórce B, a po jakimś czasie komórka B przekazałaby ja z powrotem do komórki A, to za każdym razem sprawę należy ponownie zarejestrować.

[Forumowicz]

Oczywiście chodziło mi o dwie odrębne sprawy ale nie zdążyłam zmodyfikować posta ?
Zastanawiałam się tylko czy po przetargu sprawa może mieć kontynuowany znak sprawy w pierwszej komórce. Dziękuję za odpowiedź ?

[Rovan]

Jeśli są to dwie odrębne sprawy, to tak.
Skoro nie doszło do zmiany komórki merytorycznej, to znak sprawy nie ulega zmianie.

To, ze ta sprawa doprowadziła do wszczęcia drugiej sprawy w innej komórce (przetarg) nie wpływa na sprawę w pierwszej komórce.

[Forumowicz]

Tak, to sprawa, która doprowadziła do wszczęcie sprawy w innej komórce. Bardzo dziękuję za pomoc

[Rovan]

Podsumowując - musimy odróżniać sytuację, gdy sprawę przejmuje inna komórka i dalej ja prowadzi (jest to ta sama sprawa, tyle że otrzymuje nowy znak) od sytuacji gdy jedna sprawa powoduje wszczęcie drugiej sprawy w innej komórce (są to dwie odrębne sprawy, prowadzone niezależnie; nie dochodzi do żadnego przekazania sprawy).