Archiwum USC

[Śpioszek]

Witajcie,

czy zasób ksiąg USC, gdzie USC jest komórką organizacyjną urzędu, wchodzi w skład archiwum zakładowego urzędu, czy jest odrębnym archiwum zakładowym USC?....

[Ewap]

A skąd to pytanie? Czy jest jakaś konkretna wątpliwość, czy tylko tak ogólnie? Przecież sprawa jest jasna od kilkudziesięciu lat... Informacje ma nadzór archiwalny w archiwum państwowym

[Śpioszek]

A skąd to pytanie? Czy jest jakaś konkretna wątpliwość, czy tylko tak ogólnie? Przecież sprawa jest jasna od kilkudziesięciu lat... Informacje ma nadzór archiwalny w archiwum państwowym

Pytanie wynika z lektury protokołów kontroli-
kontrolowano w przeszłości archiwum zakładowe USC,
te sprzed kilku lat są już protokołami kontroli problemowych ksiąg USC, co jest jak najbardziej zasadne, bo w urzędzie działać może jedno az... a księgi USC są przechowywane na stanowisku USC, nie w az USC.
Reasumując- sprawozdanie roczne składa archiwista zakładowy urzędu (wliczając w nie komórkę organizacyjną jaką jest USC)?

[Ewap]

Za dużo pisania, by scharakteryzować całą sytuację, ale pokrótce
Archiwum USC to archiwum utworzone na mocy ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Ma ściśle określony zasób (generalnie księgi, skorowidze, akta zbiorowe; obecnie informatyzacja akt stanu cywilnego trochę tu modyfikowała, ale zasada chyba pozostała). Podobnie prawo odrębnie traktuje archiwum geologiczne czy ośrodek geodezyjno-kartograficzny.
Zasób USC określony ustawowo - ze względu na to, że są to przepisy szczególne w stosunku do ustawy archiwalnej - nie jest więc zasobem archiwum zakładowego urzędu gminy.
Jednak dokumentacja usc - inna niż ta w archiwum usc - jest częścią dokumentacji urzędu gminy, a tym samym jest przekazywana do archiwum zakładowego urzędu gminy.

Dlaczego archiwa kontrolują odrębnie USC i mają je wpisane do wykazów jednostek nadzorowanych? - bo tak ustalono chyba na początku lat dziewięćdziesiątych, kiedy to gminy wyszły z państwowego zasobu archiwalnego (lata 1990-1998). Ustalono, że USC pozostają w zakresie zasobu archiwum USC w państwowym zasobie archiwalnym i kontynuowano kontrole. No i jak to zwykle w archiwach  tak już zostało     

Zgodnie z ustawą archiwalną w jednostkach organizacyjnych może być więcej niż jedno archiwum zakładowe. Jednak w przypadku samorządu ustalono, że jest jedno archiwum zakładowe z możliwością tworzenia filii (por. instrukcja archiwalna). jednak w tej samej instrukcji archiwalnej napisano w par. 1, że reguluje ona postępowanie z wszelką dokumentacją, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. I akurat archiwum USC jest przypadkiem szczególnym...

[Śpioszek]

  dziękuję uprzejmie
Już wszystko jasne

[paco1987]

Czyli w przypadku brakowania akt z usc, musi być odrębny wniosek dla zasobu wytworzonego przez Urząd Gminy i osobny wniosek dla brakowanej dokumentacji wytworzonej przez USC?

[lukas_drill]

Dokumentację z USC, która trafia do archiwum zakładowego urzędu, ujmuje się we wniosku z archiwum zakładowego. w tym przypadku USC traktowane jest jako komórka orgnaizacyjna Urzędu
Czyli jeden wniosek