braki w dokumentach po wypożyczeniu

[KasiaKatarzyna]

Dzień Dobry,
Co zrobić w sytuacji, gdy komórka organizacyjna wypożyczyła dokumenty z archiwum zakładowego, a w momencie oddania poinformowała, że z akt ubyła decyzja uprawomocnienia, bo strona sobie przypomniała po 3 latach, że jej nie odebrała, w dokumentach pojawiła się pieczątka o odebraniu tej decyzji. Dokumentów nie przyjęłam z powrotem. Zastanawiam się co zrobić, czy wycofać dokumentację z archiwum, przenumerować teczkę i przyjąć na nowo, czy w spisie spraw dać odpowiednią adnotacje, przenumerować teczkę i odłożyć na miejsce. Jest to dokumentacja z Kat. A, planowanie przestrzenne.

[KarolaAZ]

Zgodnie z instrukcją archiwalną, rozdział 7 : "W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji lub stwierdzenia zagubienia wypożyczonej dokumentacji archiwista sporządza protokół, w którym zamieszcza co najmniej następujące informacje:
1) datę sporządzenia;
2) imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację;
3) opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia.
3. Na podstawie protokołu kierownik podmiotu zarządza postępowanie wyjaśniające. "

Sprawdź co mówi wasza instrukcja archiwalna.

[Aleksandra]

Tak. Ewentualnie, ponieważ wiemy, że dokumentacja nie została zagubiona, a wydana osobie zainteresowanej, pracownik merytoryczny powinien wycofać tą sprawę (dołączyć do niej pismo przychodzące - bo osoba zainteresowana jakoś musiała się zwrócić o wydanie tego dokumentu + pismo wychodzące - bo pracownik merytoryczny pewnie odesłał jej to za pismem) przenumerować teczkę i oddać do archiwum za dwa lata nowym spisem zd-odb.